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営業マナーの基本は挨拶!商談・会社訪問のビジネスマナー

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ビジネスマナー

営業の仕事はマナーが重要ですよね。せっかくアポイントが取れても、相手に不快感を与えてしまっては商談もまとまりません。また、普段から良い印象を与えて、「何かあったらこの人に頼もう!」と思わせることも必要です。

これから副業で営業をやろうと思っている人は、ビジネスマナーをしっかりおさらいしておきましょう。マナーの基本から身だしなみ、名刺交換や敬語、電話応対までじっくり解説していきたいと思います。

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営業のビジネスマナーとは?

ビジネスマナー

人の第一印象はズバリ”見た目”で決まります。

たとえどんなに人柄と頭脳が素晴らしくても、ヨレヨレのワイシャツに泥がついた靴では「仕事ができない人だなぁ…」と思われてしまいます。

するとどんなに用意周到な営業トークを繰り広げても、「この人に任せて大丈夫だろうか?」と疑われかねません。

なので、営業職として活躍したいなら、身だしなみをしっかり整えましょう

関連記事:営業スーツを紺とグレーにする理由|色とネクタイで魅力UPさせるコツ

挨拶や言葉遣いに気を付ける

ハキハキとした挨拶をされるのは勿論ですが、見ていても気持ちがいいものです。

特に、営業マンは人と接することが多い仕事なので、仮に相手が取引先でなくても、普段からしっかり挨拶をする習慣をつけておくと良いでしょう。

さらに、営業職は敬語を使う機会がとても多い仕事です。

取引先の人は新入社員であっても大事なお客様なので、常に正しい敬語で話すことが求められます。

そして、営業活動の基本といえば名刺交換ですよね。

今まで名刺交換とは縁がない仕事をしてきた人は、今のうちに名刺交換のマナーを勉強しておきましょう。

営業職は異業種交流会や名刺交流会に参加することになるので、今のうちから練習しておくと突然の名刺交換でも慌てずスマートにできるようになります。

ただ、最近ではzoomを利用したオンライン商談が多くなっているので、会って商談する機会は減ってきています。

直接会うことはなくても、電話やメールでのちょっとした言葉遣いで相手に良い印象を与えることもあれば、悪い印象を与えることもあります。

web商談サービス、電話やメール、FAXなどは全て大事な営業ツールなので、間違った使い方をしないよう気を付けましょう。

関連記事:営業ノウハウで成功する|基本ルールやマナーを駆使した新規開拓のコツ

営業は見た目が大切!身だしなみのマナー

マナー

営業にとって見た目の印象はとても重要ですよね。

不潔で寝起きのような格好では、門前払いになってしまうかもしれません。

なので清潔感があって、仕事ができそうなスタイルにすることがポイントです。

中でも、髪型や顔は真っ先に目に入るところなので一切手抜きができません。

茶髪や長髪は印象が悪くなるので、適度にトレンドを取り入れた短めの髪型で清潔感を出すといいでしょう。

また、髭は不潔に見えることがあるので特に注意したいところです。

また、メイクをしない男性でも眉毛はナチュラルに整えるぐらいの気遣いをしたいものです。

一方女性の場合は、多少明るい髪色でも印象が悪くなりませんので、明るくなりすぎない程度におさえておきましょう。

化粧は派手にならないようナチュラルメイクにし、明るい印象に仕上げると取引先からも好印象です。

関連記事:営業マンは髪型で差をつける|20代から40代までのオススメ髪型

スーツや服装にも気を遣う

次に、服装についてです。

男女共通の事項として社内ルールがある場合はそちらを優先した方が無難ですが、スーツはオーソドックスで地味目のものをチョイスするようにしましょう。

清潔感があって、品がよく、誰からも好感が持たれる服装であることが大切です

ワイシャツやブラウスには必ずアイロンをかけ、男性のネクタイはシンプルで派手じゃないものにします。

夏にはクールビズを取り入れている企業や社内全体が服装を自由にしている場合もありますが、その場合は多少カジュアルになっても良いでしょう。

男性ならパンツにジャケットにノータイ、女性ならスカートまたは、パンツスタイルにブラウスやカーディガン、ジャケットなどがビジネスで許される範囲です。

その他、目立つ大きめなアクセサリーは印象が良くありません。

小ぶりなものなど控えめにするのがマナーです。

さらに、爪は意外にも目立つ部分なので伸ばしすぎないよう注意しましょう。

関連記事:営業職のネイルは怒られる?マナー違反にならないデザインと色

関連記事:営業マンのネクタイ選びは心遣い|できる営業マンの特徴と共通点

営業に使える敬語をマスターしよう!

マスター

人に会うことが多い営業職にとって、敬語をマスターすることは必須です。

言葉遣い1つで商談がまとまらないこともあるので、これから営業の仕事をしようと考えている人は、正しい言葉遣いを意識しましょう

例えば、「すみません」は日常的によく聞く言葉ですが、目上には使わない言葉なのでビジネスの場ではNGです。

謝罪したいときには「すみません」ではなく「申し訳ございません」と言います。

人に声をかけるときに「ちょっとすみません」と言いたくなりますが、これもNGです。

正しくは「恐れ入りますが…」と声をかけます。

また、相手の名前を知りたいときは「お名前を頂戴できますか?」と言っている人を見かけますが、これもNGです。

正確には「お名前を伺ってもよろしいですか?」と言うことが正解になります。

名刺を貰いたいときは「お名刺を頂戴できますか?」と言うのが正しいのですが、名前を聞くときに「お名前を頂戴できますか?」とは言いません。

「とんでもございません」も非常によく使われる言葉ですが、これも正しくありません。

「ない」を「ございません」にして正しく伝えたつもりですが、そもそも「とんでもない」で一つの言葉です。

目上の人にも「とんでもないです」と言うのが正解です。

その他に、上司や取引先などへの返事として、「了解しました」と言う人もいますが、これも目上に使う言葉ではありません。

「了解」というのは上の人間が、下の人間に許可を与える言葉です。

ビジネスの現場では、「承知致しました」「かしこまりました」と言うようにしましょう。

関連記事:営業成績が上がる言葉遣いとは?営業職なら知っておくべき心遣い

スマートな名刺交換を身につける

営業

営業職に名刺交換は欠かせません。

1日に何十人もの人と名刺交換をすることもあるので、大量のストックを持ち歩くことにあります。

名刺を交換するということは初対面になるので、この時に好印象を与えることができれば、円滑な商談につながる可能性もあります

基本的な名刺交換の手順として、まず名刺交換をするとわかっている場合は、挨拶の前に名刺入れをあらかじめ用意しておきましょう。

名刺入れは内ポケットや鞄の外ポケットなど取り出しやすい場所に入れておきます。

そして、名刺交換する時には両手で行いましょう。

この際、「▲▲株式会社の●●と申します」という具合に、会社名、部署名、肩書き、フルネームなどを伝えます。

すると大抵、相手も同時に名刺を出してくるので、右手で自分の名刺を渡し、左手で相手の名刺を受け取ります。

名刺は両手で受け取るのが基本なので、片手で受け取ったらすぐに右手を添えるようにし、さらに、「頂戴致します」と述べるのがビジネスマナーです。

また名刺交換の相手が複数人いる場合は、「役職が上の人から交換をする」という暗黙のルールがあります。

なので、慌てて上司より先に名刺交換してしまわないように気を付けましょう。

さらに名刺交換が終わって、そのまま商談や打ち合わせに入る場合は、テーブルの手前端に相手の名刺を置くのがマナーです。

数名で着席する場合は、座る順番と名刺の並べ順を一緒にすることがマナーなので、その順番を照合させれば「この人の名前は…」みたいなシチュエーションが起こらないのでリスクヘッジになります。

関連記事:営業の名刺入れはどう選ぶ?営業成績に差がつく名刺交換のコツ

関連記事:優秀な営業マンの共通点3選|他とは違う一流営業マンの特徴

訪問時の営業マナー

訪問時の営業マナー

営業マンが会社訪問する時にも、ビジネスマナーは存在します。

代表的な例が、相手の会社に入る時にはコートを脱ぐことです。

玄関先で上着を脱ぐことが基本であり、上着を着たまま相手の会社に入ることは失礼とされています。

他にも受付対応があります。

受付では自分の所属と目的をはっきりと告げ、商談相手を呼び出してもらいます

待っている間は席に座っていることになりますが、この時にはボーっと待たないで、会社内をよく観察するようにしましょう。

一般的な会社では来客の待ち合わせ場所に賞状や、会社製品、パンフレットなどを置いています。

ここに置かれている情報は、その会社が一番伝えたい情報だと思われますので、商談時のネタにもなり得ます。

商談場所に案内された場合には、自分から上座に座るようにして、相手に恥をかかせないように心配りをしましょう。

そして、出されたお茶は勧められるまで基本的には口にしてはいけません。

もし勧められたとしても全て飲み干すことはしないようにしましょう。

全て飲み干してしまった場合、「お茶の量が少なかった」と相手に暗示することになりますので、相手に恥をかかすことになります。

関連記事:飛び込み営業マンはチラシを持て!法人受付を突破するチラシ活用法

メール&電話は営業の基本ツール

メールと電話

営業ではアポイント、提案、連絡、お礼など様々なシチュエーションがありますが、これらはメールと電話を使う機会が多いです。

電話&メールは直接顔が見えないだけに、相手に失礼がないようビジネスマナーを押さえておきましょう。

メールの件名はその内容が一目で分かるものにします

受け取る人が非常に多くのメールを受信している場合や、内容が分かりにくい件名の場合は「重要度が低い」と思われてしまうことも少なくありません。

「どんな用件のメールなのか?」を件名で伝えることも営業マンの腕の見せ所です。

本文の宛名には、会社名、部署名、役職名、フルネームに敬称もきちんと入れて、メールの最後に入れる署名は、会社名、部署名、フルネームを上から順に入れ、その下に住所、電話番号、メールアドレスなどを入れましょう。

関連記事:メール営業は件名が命|効果&返信率の高い営業メールとは?

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電話営業のマナー

こちらから電話をかけるときは、時間帯に注意することが必要です。

朝や夜間、昼食の時間帯などは失礼に当たるので、避けることがビジネスマナーになります。

電話がつながったら、社名と名前を明確に伝えましょう。

目的の相手が電話口に出たら、再び社名と名前を伝えますが、以前に会ったことがある人なら「先日はありがとうございました!」などの一言を添えると印象が良くなるでしょう。

さらに、相手から電話をもらっていて折り返した場合には、その旨を伝えると分かりやすいので、「▲時に■■様からお電話を頂戴しました××です」などと伝えます。

この他にも、相手から電話が掛かってきた場合には、3コール以内に出るのが基本的な電話マナーになります。

これは社内電話でも社外からの入電でも変わりありません。

そして、かけてきた相手が名乗ったら、社名と名前を復唱しましょう。

もし相手が名乗らない場合は、こちらから聞いても失礼には当たりません。

その場合、「××株式会社の●●と申しますが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか?」と穏やかな口調で明確に伝えるようにします。

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オンライン商談(web商談)のビジネスマナー

コロナ禍の影響でリアルの商談機会や、名刺交換会などは減ってきていますが、その反面「オンライン商談会」が多くなっています。

これまでオンライン商談をしていなかった人でも強制的にせざるを得ない状態になったので、大きなパラダイムシフトが起こったといえるでしょう。

それに伴い、「オンライン商談のビジネスマナーはどうすれば良いの?」という疑問が出てきています。

オンライン商談のビジネスマナーはリアルと違っているので、ぜひここで押さえておきましょう。

オンライン商談は最近増えてきたばっかりなので、実はまだまだビジネスマナーが少ないと言えます。

それでもいくつかマナーがあるので、一覧にしてご紹介していきます。

  1. 身だしなみをチェックする
  2. アポイントの時間を守る
  3. きちんと自己紹介する
  4. 背景を設定する
  5. 連絡先を交換する
  6. 相手より後に退出する

1:身だしなみをチェックする

web商談は在宅でもOKなので、「服装はどうすればいいのか?」という疑問が出てくると思います。

まず前提として、web商談でもリアルの商談でもビジネスには変わりありません。

なので勿論きちんとした服装をしなければいけません。

とはいえTPOに合わせた服装で構いませんので、「必ずジャケットを着用する」みたいな制約はありません。

相手に応じてポロシャツにしたり、YシャツだけにするのでもOKです。

2:アポイントの時間を守る

これは当たり前の話ですが、アポイントの時間を守ることはビジネスにおいてとても大切です。

会社訪問やリアルの商談であれば”遅刻する営業マン”は少ないと思いますが、オンライン商談になると遅刻する人が増加する傾向にあります。

その理由は明確で、移動時間や準備時間を加味しないからです。

訪問するのであれば、会社を出る時間や、移動手段などを決める必要があるので、スケジュールとしてインプットされるのです。

そして、移動時間を加味して15:00アポイントなら10分前の14:50頃に到着しようと心掛けます。

ただweb商談の場合は、移動時間ゼロなので、準備時間も一切加味されません。

もちろん15:00アポイントで、14:50からパソコン前で相手を待っていれば大丈夫ですが、ほとんどのビジネスマンは15:00アポイントの場合、15:00きっかりにzoomへログインしようとします。

なので、直前にバタバタしていたり、作業に没頭しているとアポイント時間をすっかり忘れてしまうのです。

結果的に遅刻するということになり得ますので、必ず5分前にはPC前で待機するようにしましょう。

3:きちんと自己紹介する

いざzoomにログインして、web商談を始める時にはきちんと自己紹介しましょう。

オンライン商談では名刺交換する機会がありませんので、自分の会社名や氏名をちゃんと伝えないと自分が誰なのかインプットされません。

なので、最初はお互いの役職や氏名などを話題にすると、スムーズにアイスブレイクできると思います。

4:背景を設定する

zoomでは自由に背景を変更することができます。

会社事務所であれば背景を設定する必要はありませんが、在宅ワークなのであれば、背景を設定する気遣いが必要です。

というのも、在宅ワークの人が背景を設定しないと、相手は部屋の様子がわかってしまうので、商談に集中することができず、お互いにとってメリットがありません。

なので背景を設定すべきなのですが、せっかくなら単なる単色背景ではなく、少しこだわった背景を設定するようにしましょう。

おすすめなのは、

  • 名刺の画像
  • 製品サービスロゴ

などをチョイスすることです。

web商談では名刺交換できないので、自分の名刺画像を背景にするとアピールしやすくなると思います。

製品サービスのロゴを背景に設定すれば、ブランディングにも役立ちますので、ぜひご検討ください。

5:連絡先を交換する

オンライン商談ではネクストアクションの設定が難しいと思います、

ネクストアクションとは「次回どのようにセールスするか?」というマイルストーン的な意味合いがあるので、

それを事前に決めておくのです。

その為には、メールアドレスはもちろん、facebook、LINEなどのSNSを積極的に交換するようにしましょう。

6:相手より後に退出する

これは自分がセールスする側という前提ですが、相手より後に退出するという気遣いが必要だと思います。

web商談では退出するタイミングを自分で決めるので、できる限り相手を立てるやり方をチョイスしたいところです。

いきなり退出されてしまうと、意外と印象が悪くなりますので、十分注意しましょう。

マナーは基本から覚えていこう

チェックリスト

営業現場では、取引先やお客様へのビジネスマナーが非常に大切だということが理解できたと思います。

1つでも多く受注する為には、なるべく良い印象を持ってもらえるように、正しいビジネスマナーを覚えておきましょう。

ビジネスマナーはシーンに合わせて様々なものがありますが、まずは基本から覚えておくことが大切です。

迷った時は先輩や上司からアドバイスをもらうこともオススメです。

ちゃんと基本を押さえて、売上アップを目指していきましょう!

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