退職する場合は手順を守る
一昔前は終身雇用が当たり前でしたが、現代は転職することが当たり前の時代ですよね。
なので、ビジネスパーソンであれば転職する機会が訪れるかもしれません。
ただし転職する場合にはある程度の手順があるので、それをきちんと守って円満退社することが大切です。
まず退職を申し出るタイミングですが、自分が退職を希望する1ヶ月以上前には上司に伝える必要があります。
もし社内の重要なポジションにいるのであれば、2ヶ月前~3ヶ月前くらいは申し出た方が良いと思います。
その時には、直属の上司にいきなり退職意思を伝えるのではなく、少し上の先輩社員に一度相談してから、直属の上司に伝えるようにしましょう。
それまでに用意しておきたいのが「退職願」です。
退職願とは、退職を願い出る旨が記載されている書類のことです。
退職する意思を上司に伝える場合、退職願も懐に忍ばせておきましょう。
そして無事に退職するタイミングが決まった場合、後任者に対する引継ぎ業務を行うと思います。
この時には漏れがないように引き継ぎを行い、後任者に迷惑をかけないことが大切です。
そして退職の日が訪れたら、上司やお世話になった人達にきちんと挨拶回りましょう。
「飛ぶ鳥跡を濁さず」ということわざもあります。
最後までしっかり対応することが社会人としてのビジネスマナーなのです。
勝手に副業をしない
世間一般的に副業解禁されたので、誰でも自由に副業できると勘違いしている人がいますが、副業を始める前に、まず自分の会社の就業規則を確認してみましょう。
就業規則の中に「副業禁止」という文言があった場合、勝手に副業すると問題になる可能性があります。
副業することで情報漏洩につながったり、本業に支障をきたす可能性があるので、会社として副業禁止しているケースもあるのです。
それでも副業したい場合には、きちんとその理由を会社に説明して、事前に了承を取っておくべきだと思います。
会社は組織で動いているので、一人でも和を乱す人がいる場合、その存在自体が大問題になったりします。
副業することは決して悪いことではありませんが、やり方次第では「悪」になってしまうので十分注意しましょう。
入電には積極的に出る
会社にはビジネスフォンと呼ばれる固定電話が設置されています。
固定電話には基本的にお客様が連絡してきますが、会社内にはたくさんの人がいるので、全員が「誰か出るだろ…」と考えて、なかなか電話に出ようとしないのです。
このような職場環境は決して良いとは言えません。
入電を放置することは大切なお客様を待たせる事にもなりますし、最悪のケースではクレームになるので、無駄な時間を浪費することにも繋がりかねません。
特に新入社員など若手社員の場合には、誰よりも早く電話に出るようにしましょう。
電話に出る目安は「3コール以内」です。
電話は誰が取るかが重要なのではなく、早く取ることが重要なのです。
しっかりメモを取る
メモは社会人の基本だと思います。
上司から聞いた話を頭で記憶できる人もいますが、それだけでなくきちんとメモする癖を付けましょう。
メモを取ることで相手に聞いていることをアピールできる上、もし忘れてしまった時のリスクヘッジ(保険)にもなるからです。
これは電話対応の時も同じです。
お客様からの電話に出た場合、何か伝言を頼まれる事もあるはずです。
そんな時には頭で覚えるのではなく、きちんと内容をメモして担当者へ渡しましょう。
ガチャ切りしない
ガチャ切りとは、電話した後に勢いよく受話器を置くことを言います。
これをやられると、大きな音を立てて電話が切られるので、それを聞いた相手は喧嘩売られたような感覚になります。
基本的にガチャ切りをするシチュエーションとは「相手のことを拒否したい」ときなので、意識しているかしてないかは別として、ガチャ切りをされた場合、相手の印象は必ず悪くなるはずです。
ビジネスにおいて、お客様や取引先と喧嘩してメリットを被ることなど一つもありません。
電話を切る場合には、指でそっとフックを押せば静かに電話を切ることができます。
社会人のビジネスマナーとして、絶対にガチャ切りはしないようにしましょう。
クレーム対応のやり方を覚える
仕事をしていると、多少なりともお客様からクレームを受ける場面があると思います。
その時には、冷静に対応するようにしましょう。
決して感情的になってはいけません。
たとえお客様から言われた言葉に腹が立ったとしても、反抗的な言葉を口にすることはタブーなのです。
とはいえ、世の中には「クレーマー」と呼ばれる人たちが一定数います。
全面的にこちらが悪いという姿勢を見せてしまうと、そこにつけこまれて、結果的に大変な労力とコストを支払う羽目にもなり得ます。
なので、今回のクレームは本当なのか、単なるクレーマーなのかを判断することが必要です。
もし自分では手に負えないと思った場合、すぐ上司に助けを求めましょう。
上司と一緒にクレーム対応すれば、「会社として対応した」ということになるので、傷は浅くて済むはずです。
SNSの利用は注意する
現在はSNSが発達しているので、誰でも個人の意見を発信できるようになりました。
しかし社会人の場合には、なんでもかんでも自由に発信できるとは思わないようにしましょう。
一時期話題になった「バカッター」が良い例ですが、例えばあなたが面白半分で犯罪まがいの情報をTwitterに投稿した場合、それはあなた個人の発信というよりも、「●●会社の社員が…」というふうに報道されてしまうのです。
あなたはあくまでもプライベートで発信したつもりでも、世間の捉え方は全く違うかも知れません。
これはSNSを利用した誹謗中傷も一緒です。
タレントなどの芸能人を誹謗中傷している人をたまに見かけますが、社会人の場合には絶対にやってはいけない行為だと思います。
たとえ匿名のアカウントであってもIPアドレスをたどれば、誰が発信したのかは判明します。
事故が起こってからでは遅いので、もし酒癖が悪い人はSNSを利用しない方が無難だと思います。
SNSを使っている場合には、「自分は会社を代表する一人なのだ」という自覚を持ちましょう。
宛名書きについて理解する
仕事をしていると、お客様に手紙を出したり、メールを送ったり、見積書を作成する機会があると思います。
そのような場合、お客様の宛名はどのようにすれば良いのでしょうか?
大きくは以下の2パターンがあります。
個人の場合の宛名:●様
法人の場合の宛名:●御中
基本的には相手が個人か法人かによって、宛名は変わってきます。
他にも「各位」という表現があります。
これは社内でも社外でも使える表現なので「お客様 各位」というような場面でも使うことができます。
不特定多数にBcc一斉メールを送信したり、案内文を郵送するときに使ってみましょう。
電話とメールを使い分ける
お客様や取引先と連絡する方法はいくつかあります。
その中でも一番使用頻度の高いのが、電話とメールだと思います。
しかし使うシチュエーションを間違えてしまうと、大惨事に繋がりかねないので、社会人はきちんと理解することが求められます。
まず電話を使う場面についてです。
電話は相手と直接話せるので、込み入った話や契約条件など、話が長くなりそうな場合に使うべき手段だと思います。
そしてもう一つ重要な要素が「緊急性を要する場合に使う」ということです。
電話は相手の時間を奪ってしまうので、「今話さなければいけない」という緊急性がなければ使わない方が無難だと思います。
逆にメールを使う場面とは、基本的に緊急性がない場合になります。
メールというのは「時間がある時に見てください」という意味合いが含まれているので、急ぎの用事をメールするということは、相手に迷惑を掛けるかも知れません。
それぞれこのような特徴があるので、ビジネスパーソンは電話とメールの使い分けについて理解しておきましょう。
無礼講を信じない
飲み会などの席では「今日は無礼講で!」と言われたりする場面があります。
無礼講とは、役職や地位、礼儀作法などを無視することを言いますが、この言葉を真に受けないようにしましょう。
無礼講という言葉を真に受けて、タメ口を使ったり、失礼な態度をとると、ひどい目にあいます。
ビジネスにおける無礼講とは、「あまり固くならず気軽に話しましょう」という意味合いなので、決して身分を無視したり、ビジネスマナーを無視して良いという意味ではないのです。
この辺りには社会人特有の面倒さがありますが、会社員とはそういうものだと割り切るようにしましょう。
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