長文メールを送らない
お客様や取引先とメールをする機会は多いですが、絶対に長文メールは送らないようにしましょう。
長文メールを作成するためには、多くの時間を費やさなければいけません。
また、それを受け取った人は、その長文メールに多くの時間を割いて返信しなければいけません。
このような作業はお互い時間の無駄なので、もし長文メールになると思ったら電話するようにしましょう。
長文メールを作成する場合、30分以上かけて作る人もいると聞きますが、そんな暇な時間があるなら電話した方が早いと思います。
このやり方の方がストレス軽減になりますし、業務効率も最大化できるはずです。
文字数の目安としては、スクロールせずに全文読めるくらいが理想的だと思います。
メールはとても便利なものですが、使い方次第では相手に迷惑を掛けるということを理解しておきましょう。
名刺の取り扱いに注意する
ビジネスをする上で、名刺は必要不可欠な営業ツールだと思います。
たった一枚の小さい紙に、自分の情報を全て詰め込めるので、無駄な説明をする手間が省けますし、お互いにとってもメリットが大きいと思います。
しかし名刺交換含めて、名刺の取り扱いには厳格なルールが存在しているので注意が必要です。
例えば、名刺に書かれている氏名はその人の顔とも言えるので、絶対に触れてはいけません。
そして、受け取った名刺を机に置くことも失礼に当たります。
この時に、片手で名刺を扱う人を見かけますが、名刺は丁寧に両手で扱うようにしましょう。
もしテーブルに置く場合には、自分の名刺入れを座布団にしなければいけません。
このようなビジネスマナーを理解しておかないと、「この人はダメだな…」と思われてしまうので、結局自分が損することになります。
名刺の取扱いは基本中の基本と言える知識なので、必ず身につけるようにしましょう。
お客様との雑談について
お客様や取引先と雑談する機会は多いと思いますが、その時に絶対話題にしてはいけないことがあります。
それは「宗教」と「政治」についてです。
これはそれぞれ個人の思想が尊重されるものなので、自分の価値観を押し付けてしまうと、最悪のケースでは喧嘩になってしまいます。
これはビジネスの現場に限らず、日常生活でも同様です。
さらに最近ではLGBTや多様性が叫ばれているので、恋愛に関しても触れない方が無難でしょう。
もし相手が同性愛者だった場合、気分を害してしまう可能性があります。
相手を気遣うのも、社会人のビジネスマナーだと心得ましょう。
飛び込み訪問はNG
営業職の人は日常的に飛び込み営業をやっているかもしれません。
東京や大阪などの都心部ではあまり見かけなくなりましたが、地方都市では現役バリバリの営業スタイルだと思いますが、飛び込み訪問は基本的に失礼なやり方だと認識しておきましょう。
よくよく考えると、アポイントなしでいきなり訪問することは失礼極まりない行為です。
相手の都合を一切考えずに、自分の都合だけで行動しているので、場合によっては相手から罵声を浴びせられるケースもありますし、そんな人と取引したくありませんよね。
ビジネスをする上で外部に敵を作るメリットなど一つもありません。
ただ単に「事前アポイントを取れば良いだけ」なので、もし旧態依然の飛び込み営業をやってる場合には、一度営業スタイルを考え直してみましょう。
商談時間を制限する
仲の良い取引先や、気の合うお客様だった場合、どうしても商談が長引いてしまうと思います。
しかし社会人というのはお互い忙しいので、あらかじめ商談時間を制限するようにしましょう。
一般的な商談時間は30分～1時間程度です。
なので、どんなに長くても1時間以内に収めるようにすべきだと思います。
もし相手がベラベラと喋っている場合にも、「次の約束があるので…」と言ってスマートにその場を収めましょう。
効率的な商談を実現するために、あらかじめ「今日は30分しか時間が無いので、その時間内でお願いできますか？」と事前に提示するのもアリだと思います。
仕事中に無駄話をしている暇などありません。
お互いにとって商談時間を制限することは、きっと良い結果に繋がるはずです。
和室での立ち振舞いは注意する
昔ながらのお宅や居酒屋では、和室に通される機会があると思います。
新入社員の人は和室に慣れていない人が多いかもしれませんが、和室にもきちんとした礼儀作法があるのです。
例えば、和室の代表的なアイテム「座布団」に関してです。
座布団は和室に欠かせないアイテムだと言えますが、この座布団は踏んではいけないと言われています。
椅子やソファーの上に立ち上がることは「行儀が悪いこと」だと理解できますが、座布団に関しても全く同じなのです。
また置かれている座布団を他の物と交換したり、ひっくり返して使うことも、相手の好意を無にすることなので失礼に当たります。
他にも、畳の縁を踏んだり、敷居を踏むこともNG行為とされています。
このような場所はとても傷みやすいので、和室を移動する場合には、常に足元に注意を払わなければいけません。
せっかく良い提案ができたとしても、礼儀作法ができていなければ「ダメな人」という印象を与えるハメになります。
会食の席次を理解する
これは営業職に多い話ですが、営業マンの場合にはお客様を接待したり、取引先と会食する機会が少なからずあるはずです。
そのような場合には、座る位置に注意すべきだと思います。
ビジネスの現場では「席次」というのが決まっていて、「誰がどこに座るべきなのか？」が予め定められているのです。
これを知らずに自分の好きな場所に座ってしまうことは、大変失礼な行為に当たります。
例えば席次には以下のようなシチュエーションがあります。
- 洋室の場合
- 和室の場合
- 円卓の場合
- タクシーに乗る場合
これらもすべて席次が決まっているので、「誰がどこに座るべきなのか？」が予め明確になっています。
もし席次についての知識が無ければ、下の記事を参考にしてください。
お酌の仕方を覚えよう！
サラリーマンの人は、多少なりとも上司と飲みに行く機会があると思います。
これは「飲みニケーション」とも呼ばれていて、積極的に推奨している会社もあるほどです。
しかし、お酒の注ぎ方や注がれ方にもビジネスマナーは存在しています。
例えば瓶ビールの場合です。
瓶ビールを注ぐ場合には、ラベルを上に向けて注ぐようにしましょう。
そうすれば、相手はどんな銘柄のビールが注がれているのかが分かります。
そしてもし自分が注がれる側の立場だった場合は、コップを両手で持つようにしましょう。
そしてワインの場合、注ぐ場合には同じようにラベルを上にしますが、注がれる場合はグラスを持ってはいけません。
日本酒の場合にはお猪口を持ちながら注いでもらい、必ず一度口をつけてからテーブルに置くのがマナーです。
そして乾杯する場合には、目上の人よりもコップの縁が下の位置になるようにグラスを合わせましょう。
まとめ
社会人には覚えておくべきビジネスマナーがたくさんあります。
個人的には「くだらない…」と思えるようなビジネスマナーもたくさんありますが、それも含めてマナーの一環なのです。
ビジネスマナーを知っているのと、知らないのとでは大きな差が出てきます。
会社で出世したり、実績を残したいと思う場合には、サラリーマンの基本とも言えるビジネスマナーを押さえましょう。
もし自信がない場合には、ビジネスマナーに関する書籍がたくさん出版されているので、まずはそのような本を読んでみることも大切だと思います。
