時間管理は仕事を進める上でとても大切だと思います。
毎月厳しい営業ノルマを追っているセールスパーソンにとって「ビジネスは時間との勝負」でしょう。
そこで今回は、時間管理を意識する理由や、タイムマネジメントをする意味について解説していきたいと思います。
目次
時間管理する意味＆理由
「タイムマネジメントが苦手…」という人は意外と多いはずです。
そもそも人間は時間に縛られるのが嫌いなので、無意識のうちにタイムマネージメントから遠ざかってしまう人が多いのです。
しかし意識して時間管理術を身につければ、自分の能力がアップするはずです。
まずタイムマネジメントをする理由とは、誰にとっても「時間」というものが貴重だという側面があります。
人間が持っているのは24時間しかないので、全ての人が平等なのです。
しかしその時間内で成果が出せる人と、そうでない人が混在していますよね。
この違いは時間管理も一要因だと言われています。
「時は金なり」とも言いますが、仕事のタスクにはどれも必ず納期があります。
その納期を守るために、期日までの時間を把握し、タスクを調整し、期日前に仕事が終わるようにスケジュールを組む必要があるのです。
納期が守れないことは、相手の時間を無駄にすることに繋がるので、これまで築き上げた信頼も同時に失うことになるでしょう。
つまりタイムマネジメントができないことは、自分自身のデメリットに繋がっていくので、それであれば早めに改善した方が良いですよね。
「頑張ったけれど間に合いませんでした…」では話にならない為、納期に合わせたタイムマネジメントをきちんと組み、スケジュール通りに仕事をしていくのは、ある意味で社会人の常識と言えるでしょう。
時間管理が苦手な人は多い
時間管理できない、タイムマネジメントが苦手という人は多いはずです。
しかし「優秀なビジネスパーソン」と呼ばれる人たちは、ほぼ例外なくタイムマネージメントできています。
逆説的に言ってしまうと、タイムマネージメントができなければ、たくさんの仕事が効率良くこなせないので、結果的に優れたビジネスパーソンになれないのです。
そう考えた場合、ビジネスする上で時間管理は欠かせない要素なのだと理解できるはずです。
例えば、時間管理できない理由は様々だと思いますが、
- やることが多すぎる…
- 何から手をつければいいかわからない…
- つい簡単な仕事から手をつけてしまう…
などのケースが一般的でしょう。
そんな人にオススメしたい時間管理のコツがいくつかあるので、ここからご紹介していきたいと思います。
優先順位を決めよう！
タイムマネジメントをする上で一番重要なのは、まず優先順位を決めるということです。
優先順位を決めるやり方はとても簡単です。
今自分が抱えている仕事をリストアップして、そこから大事な順番に番号をつけていくのです。
それによって、今抱えているタスクの整理整頓ができますよね。
優先順位がはっきりしたら、一番重要な仕事から取り掛かりましょう。
この「重要」の定義は様々ですが、一般的には「一番難しい仕事」のことを指していると言われています。
とはいえ「納期」も関係するはずなので、現実的には複合的に考えるべきだと思います。
そして効率よくタスクを消化するポイントは、その仕事が完了するまでは他の仕事に手をつけないことです。
この時間管理の方法はプライベートにも応用できます。
買い物をする時は必要なものをリストアップすることによって、時間を短縮することができる上、無駄な買い物をしなくて済むようになります。
スケジュール化することによって、優先的にやらなければいけないことが可視化し、モノ忘れも防ぐことができるので、効率よく仕事が進められるようになるはずです。
ただしポイントとしては、余裕を持って仕事ができるスケジュールを立てることが重要です。
時間管理するメリット
仕事のマネジメントをして時間管理するメリットがわかれば、より時間管理しやすくなります。
具体的なメリットとしては、残業時間を減らせることが挙げられます。
これまでの職場では「残業して仕事を頑張るのが正しい」とされてきましたが、働き方改革の影響もあり、現在はいかに残業をせずに成果を出すかが重要になっています。
つまり、企業に残業代を支払うだけの余裕がなくなってきているのです。
残業せずに時間以内で仕事を終わらせた方が評価にもつながり、プライベートを充実させたり、副業することもできます。
もちろん生産性が向上するというのも無視できないメリットだと思います。
仕事で重要なのは、とにかく”高い生産性”です。
時間管理によって上手にタイムマネジメントができれば、無駄を省くことができ、生産性の向上にもつながっていくはずです。
自己管理能力も上がる
仕事のマネジメントができれば、自己管理能力も上がっていくはずです。
自己管理能力が上がれば、仕事上の能力も向上していきます。
実はサラリーマン生活において、これがとても重要なのです。
例えばあなたが部下を持つことになった場合、効率的な仕事のやり方を部下に教えなければいけません。
そんな時、タイムマネジメントのやり方が分からなければ、部下から「仕事ができない上司…」と思われてしまう可能性があります。
特に最近の若手は合理性を追求しているので、合理的な仕事のやり方が分かっていないと、馬鹿にされるリスクがあります。
なので、昇進昇格するためには、どうしても時間管理するスキルが求められるのです。
自分を客観的に見ることもできるため、慣れていけば作業にかかる時間も把握できるようになっていき、自分のキャパシティーを超えて無理に仕事を抱えることも防げます。
その他、タイムマネジメントすることで時間に追われることも減ってきます。
時間に追われると大きなストレスにつながりますが、そのストレスが無くなるだけで心に余裕が出てきます。
時間管理の支援ツール
様々なメリットのある時間管理ですが、そんな時間管理を支援するツールはたくさんあります。
無料で使えるアプリから、本格的な有料版などがあるため、ニーズに合わせた時間管理ができるはずです。
ここではおすすめの時間管理ツールを5つご紹介したいと思います。
その1：Backlog（バックログ）
オススメの管理ツールとしては、株式会社ヌーラボが提供する「Backlog（バックログ）」が挙げられます。
日本のメーカーが提供しているプロジェクト管理ツールなので、安心感がありますね。
仕事の期限、予定時間、実績時間などを記録することができ、バーンダウンチャートを見れば「どれくらい作業が消化されているか？」などが確認できます。
その2：Toggl
定番アプリとしては「Toggl」がオススメです。
海外のアプリなので基本的に英語ですが、操作はシンプルなので、日本人でも問題なく使えるはずです。
取り掛かる作業項目を作成して、スタートボタンを押せば、あとは終わるときにストップボタンを押すだけです。
操作が簡単なのは、アプリ選びでも重要ですよね。
その3：Googleカレンダー
簡単に使える時間管理ツールとしては、皆さんご存じの「Googleカレンダー」もオススメです。
GoogleカレンダーはGmailアカウントを持っていれば使えるので、ビジネスパーソンにとっては必須のツールと言えるでしょう。
その中でもカレンダー機能は、カスタマイズ要素が多く、無料で使えるレベルにしては多機能すぎるほどです。
1日のスケジュールをメンバーに公開できるので、チームで動いている人にも最適だと思います。
その4：TimeCrowd（タイムクラウド）
業務時間の見える化ができる「TimeCrowd（タイムクラウド）」です。
TimeCrowdは、過去・現在の状況をチームで共有できるサービスです。
チームの時間を見える化できるので、効率良く仕事を進める為に役立つ時間管理ツールでしょう。
その5：Clock It!
「Clock It!」はタスク管理とタイムマネジメントを同時に行う場合に便利なツールです。
TODOリストを作成したり、タイムトラッキングに使用することもできます。
作業記録をもとにグラフで分析することもでき、チームの時間分析・生産管理が簡単にできるようになります。
マルチデバイス対応なので、PCでも、スマートフォンでも、タブレットでも利用できるので、家でも職場でも、外出先でも、タスクにいつでもアクセスできます。
時間管理を意識しよう！
時間管理を意識できないという人は多いですが、習慣化することで、仕事内容が把握しやすくなるので、結果的に仕事が効率化できるはずです。
「自己管理を徹底する」というのは、なんとなく難しく感じますが、コツを掴めばそんなに大変なことではありません。
とはいえ、重要でないモノが整理整頓できたとしても、いきなりそれを全部止めるというのは難しいものです。
あまりに無謀な理想だけを追求して、逆にヤル気を失ってしまえば本末転倒です。
なので、まずは最初に活動している時間のうち「無駄な時間を10%減らす」ぐらいの簡単な目標を立ててみましょう。
そして、徐々に自己管理を徹底していくように意識していけば大丈夫だと思います。
とにかく作業時間を記録するのを継続していけば、いづれそれが習慣化し、自分を客観視することに繋がるはずです。
習慣化による継続データが得られば、自分の業務スピードも把握できるはずなので、仕事の進捗度合いも管理しやすくなります。
どんな職場においても時間管理は重要ですが、特に営業マンであれば時間管理によって成果に差が出てきます。
まずは時間管理の小さな一歩から始めることをオススメします。
