プレゼンテーションの話し方を伝授!魅力的な内容&構成とは?

営業職であれば、お客様に対してプレゼンする機会があると思います。

しかし、プレゼンテーションのやり方は学校で教わることがなく、なんとなく感覚でこなしている人が多いはずです。

そこで今回は、ビジネスパーソンが知っておきたいプレゼンテーションについて解説していきたいと思います。

営業現場の第一線で活躍している人や、就職活動を控えている大学生などはぜひご覧ください。

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プレゼンテーションのノウハウがない!?

プレゼンテーションのやり方については、義務教育や大学で教わることがなく、ましてや入社した後の新入社員研修でも教わることがないはずです。

というのも、一般的な企業の中に「プレゼンテーションのプロフェッショナル」と呼べるような人材がいないので、普通の会社には全くノウハウがないのです。

なので、ほとんどの企業が外部講師に研修を依頼している状態で、自社でそのノウハウを蓄積する努力すらしていません。

これは非常に残念なことですが、それを嘆いていても仕方ないので、もしトップセールスを目指すのであれば、プレゼンスキルを独学するしかないと思います。

プレゼンスキルに関する書籍はたくさん販売されているので、まずはそれらの本を買い漁って読むのが良いでしょう。

おすすめのプレゼン本をご紹介しておくので、もし気になる人は後で読んでみてください。

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もし読むのが面倒な場合には、AmazonのAudible (オーディブル)などをラジオのように聴くのもおすすめです。

無料トライアルができるので、ぜひ試してみてください。

プレゼンテーションの目的とは?

プレゼンテーションする目的とは、相手に製品サービスの魅力を伝えて、その内容を理解してもらうことです。

なので、プレゼンテーションの役割には大きく分けて2種類があると思います。

プレゼンテーションの役割
  1. 商品サービスの魅力を伝えて、購入する意思決定を手助けする
  2. 企画の詳細を説明して、物事を前進させる

2については、

  • 学校でイベントを開催する
  • 外部のパートナー企業と協業する
  • 新規事業(又は新企画)を立ち上げる時に役員会でプレゼンする

ようなシチュエーションだと思います。

しかし、今回は1のセールスに重きを置いて解説していきたいと思います。

一言に「プレゼンテーション」と言ってもその規模は様々で、営業マンとお客様が一対一でプレゼンすることもあれば、数十人の役員が集まった会議室でプレゼンすることもあるはずです。

どちらにしても、セールスにおいては製品サービスの理解度を深めて、購入してもらうことがプレゼンの最終目的となります。

プレゼンテーションの構成を考える

プレゼンテーションの最終目的が「購入してもらうこと」であれば、そのプレゼン内容がお客様に伝わらなければ意味がありません。

しかも、ただ伝えるだけではなく、魅力的に伝わらなければいけないのです。

そう考えた場合、プレゼンテーションにはある程度のコツがありそうですよね。

ほとんどのケースではMicrosoft PowerPoint(パワーポイント)を使ってプレゼン資料を作ると思いますが、AppleのMacを使っている人はKeynote(キーノート)を使うことになると思います。

とにかくプレゼンテーションに特化したソフトウェアが提供されているので、それを使ってまずはプレゼン構成から考えることになります。

シンプル・イズ・ザ・ベスト

プレゼンテーションの構成を考える場合、相手に伝えたい情報がたくさんありすぎるので、とにかくボリューミーに作ってしまう人がいます。

そのような資料を作る人に言いたいのは「プレゼンの場でスライドだけ見せて、あなたは一言も喋らないつもりですか?」ということです。

プレゼン資料はあくまでもセールストークの補足資料なので、情報不足になるのが当たり前なのです。

むしろ情報は不足している方が”見た目がスッキリする”ので、聴衆にとっては見やすいはずです。

なので、プレゼンテーションする場合には、相手に伝える情報量を極力少なくするように心掛けましょう。

そもそも人間は長時間集中できない生き物なので、話を短くまとめることは勿論ですが、情報量も少なくしないと「結局何の話だったのか分からない…」というハメになりかねません。

なので、プレゼンの構成を考える時には「シンプル・イズ・ザ・ベスト」なのだと心得ましょう。

さらに、起承転結を意識しながら、しっかりとしたストーリー構築をすることも大切です。

起承転結とは?

起:現在の課題や悩み

承:課題や悩みが起こっている背景や理由

転:課題を解決するための方法

結:解決した結果、何が手に入るのか?

起承転結とはバラバラになった話を、理路整然と並べ替えて、一番相手に伝わりやすくする方法論のことを言います。

良いプレゼンテーションとは”相手に伝わるプレゼン”です。

この起承転結という順序を守らないと、聞き手はポイントが定まらないので、なかなか話に集中することができません。

そんな時に便利なのはプレゼン資料なのです。

プレゼン資料であれば、言いたいことが視覚的に伝わるので、自分の話を聞いてもらいやすくなったり、聞き手の集中力を高める効果も期待できます。

なので、プレゼン資料とは「話の補足資料である」と理解した上で、プレゼンテーションの構成は「話9:資料1」くらいの割合を目指しましょう。

プレゼンテーションの話し方

大人数に対してのプレゼンテーションは誰でも緊張すると思います。

だとしても、絶対にビクビクしたり、頼りない感じでプレゼンするのはやめましょう。

プレゼンする時には、笑顔で堂々と話さなければいけません。

聴衆はあなたの一挙手一投足を見ています

こればかりは慣れるしかないので、積極的にプレゼンの場数を踏んでいきましょう。

もしプレゼンするのが初めてで、どうしても緊張するのであれば、せめて背筋をまっすぐ伸ばして、胸を張って立つようにしましょう。

それだけでも、だいぶ印象が違って見えると思います。

大きな声で話す

プレゼンテーションをする場合、絶対にやってはいけないことがあります。

それは「小さな声で話す」ことです。

小さな声は”自信無さ”の表れなので、どうしても聞き手にとって頼りなく見えてしまいます。

もちろん一対一で話す場合、声を張り上げる必要などありません。

しかし2人以上と話す場合は、声のボリュームを1段階上げた方が良いと思います。

聞き手が10人ほどいる会議室なら、さらに大きな声で話さなければいけません。

このような話をすると「どれくらい大きな声を出せばいいのか?」という疑問が湧いてきますが、それはすぐに解消することができます。

そのやり方とは、まずプレゼンする場所と同じような広さ(会議室など)を用意して、そこに1人聴衆側として座ってもらい、自分が話者として話せば良いのです。

このようなテストを何回かやれば、聴衆側の人は「聞こえやすい or 聞こえにくい」という判断が付くはずです。

その意見を参考にしながら、声のボリュームを調整していけば良いのです。

目線は「Z」を描く

大人数に対してプレゼンテーションする場合、「どこに目線をおけば良いのか?」という話が必ずと言っていいほど出てきます。

大人数に対してプレゼンなのに一人だけをずっと見ながら話すわけにいきませんし、あっちこっち見回しながら落ち着きがない感じで話すのも駄目だと思います。

そんな時には「Z」を描くように目線を移動させましょう。

イメージ画像

そうすれば全員に対して目線を移しているように見えますし、聞き手を話に引き込むこともできるはずです。

その中で真面目に聞いている何人かをピックアップし、そこで少し目線を止めるようにすれば、さらに聴衆を引き込むことができるでしょう。

メラビアンの法則を使う

メラビアンの法則をご存知でしょうか?

これはアメリカUCLAのアルバート・メラビアン教授が唱えた法則で、話し手が聞き手に及ぼす影響を研究や実験に基づき数値化したものです。

ちなみに、メラビアンの法則は下記3要素から構成されています。

言語情報:話し手が発している言葉の意味やその話しの内容です。

聴覚情報:話し手の発する声の大きさやトーン、話す時の口調や速さなどです。

視覚情報:話し手の目線や表情、態度、仕草を指しており、身体言語とも言われる事があります。

この全体構成を100%とした場合、話し手が聞き手にあたえる影響は、以下のような割合になると言われています。

  • 言語情報は7%
  • 聴覚情報は38%
  • 視覚情報は55%

これを見ると理解できるはずですが、話し手が聞き手に与える情報の中では、視覚情報の数値が最も大きいのです。

この理論が正しいのであれば、「話し手は出来る限り視覚を使いながらプレゼンした方が良い」という結論になります。

それはもちろんプレゼン資料も該当しますが、身振り手振りなどのジェスチャーやボディランゲージも含めた話になります。

これはざっくりとしたグルーピングですが、具体的には以下のようなものが当てはまると思います。

  • 顔の表情
  • 手のしぐさ
  • 服装
  • アイコンタクト etc.

これらを駆使すれば、聞き手には50%以上も多くの情報を伝えることができるのです。

逆説的に言ってしまうと、ジェスチャーやボディランゲージを使わないと、「100の情報を話したとしても、そのうちの30ぐらいしか伝わらない」ということにもなり得ます。

先ほどもお伝えしましたが、プレゼンは相手に伝わらなければ意味がありません。

なので「どうすれば相手に情報が伝わりやすいのか?」ということを徹底的に追求しましょう。

プレゼンテーションのコツ

プレゼンテーションを成功させるためにはコツがあります。

ここではプレゼンする時に使えるノウハウを解説していくので、ぜひチェックしてみてください。

専門用語は使わない

プレゼンテーションをかっこよく演出するため、横文字を使ったり専門用語を多用する人を見かけますが、それは極力やめたほうが良いと思います。

プレゼンテーションの基本は、「相手に分かりやすく伝える」ことなので、業界用語や専門用語など分かりにくい言葉を使うことは真逆の行為だと言えます。

例えば、以下のようなプレゼンは典型的なダメトークだと思います。

NGトークの例

御社にご提案したいのは、オウンドメディア運用を加速させる●●という弊社サービスです!

イノベーティブなナレッジを詰め込んだ弊社プロダクトは、御社のウェブマーケティングを劇的に変えてくれるはずです。

これまでのSEOはコンテンツマーケティングを実施しながらリライトし、さらにグロースハックしながらCTAによってコンバージョンさせる仕組みでした。

つまりユーザーが入力するクエリとコンテンツのマッチングが最も重要だったはずです。

しかしこれでは労力がかかる割に意外とCPAが高く、あまり良い施策とは言えませんでした。

そこで弊社プロダクトは、CTRを改善させることでCVRの向上を目指し…

このような業界用語満載のプレゼンは、IT業界の人なら理解できると思いますが、それ以外の業界の人が聞いたらちんぷんかんぷんの話だと思います。

確かに「なんか凄そう感」は出ると思いますが、本来の目的である「分かりやすく伝える」という趣旨から外れているので、決して良いプレゼンとは言えません。

業界用語や専門用語がたくさんあると、メッセージ全体が台無しになってしまうのです。

曖昧な表現を使わない

プレゼンテーションにおいて、聞き手が求めていることは、自分たちが抱える問題に対してのソリューションです。

つまり、自分たちが今抱えている課題があって、それを解決してくれるような提案を待っているのです。

よって、「弊社のサービスを使えば、御社の課題はおそらく解決されると思います。」という表現ではなくて、「弊社のサービスを使えば、御社の課題は間違いなく解決されます!」と言い切るべきなのです。

曖昧な表現は、話し手の権威を弱くし、信頼性まで低下させてしまいます。

プレゼンする場合には、強気で言い切る表現を使いましょう。

FAQを準備する

FAQとは「想定問答集」のことを言います。

プレゼンをすると、話の最中や最後に質問コーナーが設けられると思います。

そこで聴衆から質問を受けることになりますが、そこで飛んでくる質問はある程度予想できるはずです。

なので、あらかじめ質問に対する回答を用意しておきましょう。

その場で臨機応変に対応していると、もしかしたら回答を間違えてしまう可能性がゼロではありません。

プレゼンに臨む際には、周到な準備が必要なのです。

セミナーのノウハウを参考にする

ここまで読み進めた人は、プレゼンテーションがセミナーと類似していることになんとなく気づいたと思います。

両者はどちらも一人の話者がいて、その人が大人数(相手が一人の場合もある)に対してプレゼンするので、形式が似ていますよね。

そういった意味では、セミナー開催に関するノウハウも事前に知っておいた方がいいと思います。

もしセミナーに関するノウハウを知りたい場合には下の記事をご覧ください。

まとめ

プレゼンテーションは話者が一方的に話すような印象を受けるかもしれませんが、実際にはコミュニケーションの場なのです。

話し手がプレゼン資料やトークによって内容を伝えて、それに対して聞き手が反応する…

これら一連の流れが全てプレゼンテーションなのです。

先ほどから再三伝えていますが、プレゼンにおいて最も重要なことは「伝わる内容にする」ことです。

それを念頭に置きながら、全体のストーリー設計をしていきましょう。

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