営業マンが手紙を出すべき理由とは？セールスレターのコツ＆テクニック

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営業パーソンの中には、「新規開拓で手紙を活用している」という人も多いでしょう。

実は”さの編集長”も、営業の最前線で活躍していた頃、よくセールスレターを書いていました。

営業活動とは”泥臭い”もので、ひと手間かければ営業成績に大きな差が出てくるものなのです。

そこで今回は「営業職が書くべき手紙」という話題にフォーカスしてみたいと思います。

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営業マンが手紙を出す理由とは？

営業マンは訪問営業や電話営業などを駆使しながら、様々なアプローチ方法で見込み顧客と繋がりをもち、親密な関係を作り上げることによって、最終的には商品サービスを買ってもらう仕事となります。

その商材を買ってもらった後も、継続的なお付き合い（フォローアップ営業）を続けていき、少しずつ信頼関係を構築していくのです。

しかし他社のライバル営業マンと同じような行動では、差別化することができませんよね。

お客様に気に入ってもらう為には、他社の営業マンと一味違った営業テクニックが必要となるのです。

その代表格が”手紙”になります。

手紙は唯一無二のコンテンツなので相手の胸に刺さりますが、営業パーソンは一体どのような理由でセールスレターを書いているのでしょうか？

まずはセールスレターの活用方法について触れてみたいと思います。

「感謝の気持ち」を手紙で伝える

営業マンが手紙を書くシチュエーションはいくつかありますが、その中で最も多いのは新規開拓営業の時でしょう。

見込み顧客との商談を目的にして、アプローチ対象に対して手書きのダイレクトメール（DM）を郵送するのです。

突然セールスレターが届くので、相手は驚くだけでなく、内容次第では興味を持ってレスポンスしてくれることもあるでしょう。

このやり方は”営業の差別化”という観点からも重要で、ただ一斉送信するDMやプリントした手紙ではなく、狙った相手に向けた『直筆の手紙』であれば、きっと目にも止まりやすいはずです。

自分のためにわざわざ連絡をくれたのであれば、誰も悪い気はしませんよね。

見込客に対しての差別化ツールとして手紙は活用できるのですが、他にも様々な場面でセールスレターを使うことができます。

例えば、飛び込み営業をしているとき、アポ無しであるにもかかわらず、気前よく商談してくれる経営者がいたとします。

そのような丁寧な対応をしてくれた人には、なんとかして”感謝の気持ち”を伝えたいと思いますよね。

そんな時には、ぜひ筆（ペン）を手に取ってください。

一通の手紙をしたためるだけでも、感謝の気持ちは十分伝わります。

また、面談後の印象を強くする目的で手紙を送ることも有効的だと思います。

対応してくれたお礼とセールストークを織り交ぜた手紙を送ることで、相手に存在感をアピールすることができるのです。

ただ、この時にチョイスするのは、できる限り高級なレターセットにしてください。

一目見て「他と違う封筒だな…」と思われないと、手に取ってもらうことができません。

高級レターセットと言っても1000円前後なので、それほど高くありません。

なので「事業投資」だと割り切って購入しておきましょう。

営業マンは”お礼”の手紙を出すべき

営業した相手に敬意を表し、感謝の気持ちを伝えることは、良好な関係性を築き上げる為に欠かすことができません。

もしあなたがトップセールスとして成功したいなら、少なくとも”お礼の手紙”を出す習慣くらいは身に付けましょう。

忙しい合間でも、快く営業マンに対応してくれて、商談して頂いた”感謝の気持ち”を手紙に書き記すのです。

このような手紙を出しておかなければ、次回以降の提案を受け付けてくれないかもしれません。

そのようなリスクを極力排除するのが”営業活動”だとも言えるので、何事もお客様の立場（気持ち）になって考えなければいけません。

結論としては、他業務に使えるはずの時間を費やしてくれたことに対して、必ずお礼をしておくべきだと思います。

お礼の仕方とは、

• 電話
• メール
• LINE

などのやり方がありますが、現代社会ではSNSを使うケースが多いですよね。

そのような時代に、あえて不便な手紙を活用するのもアリでしょう。

手書きの文章は温かみがあって、個人的には大好きです。

ただ、毎回全ての見込顧客にセールスレターを書くのは大変かもしれないので、例えば普段は口頭のお礼だけにして、商談が成立したときだけ『手紙を出す』というやり方でも十分だと思います。

そのようなやり方含めて、あなた独自の営業スタイルを確立してください。

セールスレターは”手書き”が鉄則

ビジネスシーンで手紙を書いたことがないという人は、どうやって書いたら良いか悩んでしまうかもしれません。

• 感謝の気持ちを伝える目的
• 差別化するのが目的

このように様々な目的があると思いますが、何よりも「心を込めた手紙」だと認識してもらうことが大切です。

先程からお伝えしている通り、原則として覚えておきたいのは「文章は全て手書きする」ということです。

「字が下手だからタイピングしたい！」という人もいると思いますが、それではメールを送るの同じなので、ほとんど意味がありません。

もし字が下手だと感じるなら、通信講座を受講して、綺麗な文字を書く練習をすればいいだけです。

今回は狙った相手に対してセールスレターを出すという想定なので、「手書きする」という一択しかないと思ってください。

字が上手ければ印象が良くなるのは確かですが、たとえ下手であっても読みやすいように大きな文字で書くなど、相手のことを配慮して書いてあれば、その意図を汲み取ってくれるので心配はありません。

さの編集長は、過去に筆ペンで”果たし状”のような手紙を書いている先輩社員を見たことがあります。

もちろん下手くそな字でしたが、相手にその思いが伝わるのか分かりませんが、その先輩社員は見事に年間MVPを受賞していました。

このような実体験からも、セールスレターの効果は痛感しています。

例えば「野村證券 手紙」というキーワードで検索すると、様々な手紙（果たし状？）が表示されますが、まさにそのようなイメージです。

とてもユニークなので、ぜひ参考にしてください。

はがきでもOK？

もしお客様に手紙を出すなら、レターサイズの用紙に書いて、封筒に入れて送るというのがマナーになります。

ただし「絶対にそうするのが礼儀」という訳ではないので、もちろんハガキを使っても問題はありません。

ただ、ハガキを送る場合には、書いた内容が他人（社員）や家族に見られてしまう可能性があるので、そのあたりは注意しましょう。

せっかく感謝の気持ちを伝える役割の手紙が、トラブルの原因になってしまっては本末転倒ですよね。

なので、極力相手に合わせて郵送方法を決定するのが無難です。

例えば法人向けの商材であれば会社へハガキを送っても問題ありませんが、保険や資産運用など”個人的なセンシティブ情報”が含まれる提案なのであれば、それはやはり封をした手紙を自宅に郵送した方が良いと思います。

このようなセールスレターをきっかけにして、大きな問題に発展する可能性がゼロではないということを肝に銘じておきましょう。

商談に関わる内容が含まれていたり、営業の際に質問されたことの回答が盛り込まれているときには、封筒に入れるのが大原則です。

このような心遣いは営業活動に直結しますし、シチュエーションに応じて対応を変えることはセールスの基本と言えるので、営業職としての常識を身につけましょう。

筆ペンを使おう！

手紙やはがきの出し方があるとしても、使うべき文房具はどうなのでしょうか？

実は『使うべき文房具』というのもある程度決まっています。

それは筆ペンです。

手紙を書くときの文房具といえば、ボールペンや万年筆、筆ペンなど多種多様ですが、その中でも筆ペンを強くお勧めします。

もし「筆ペンは苦手…」という場合には、万年筆でも構いません。

万年筆は慣れると、とても印象的で綺麗な文字が書けるのですが、おすすめなのは比較的手頃なパーカーかセーラー万年筆の製品です。

ちなみに、さの編集長が普段使っているのは「プラチナ万年筆のプレジデント」です。

やっぱり高級万年筆は書きやすいのでオススメですよ。

さて話を戻すと、なぜ筆ペンがお勧めなのかと言うと、それにはいくつかの理由があります。

まず一つ目が、文字に味が出るということです。

筆ペンを使うと文字が下手な人でもそれなりの味が出て、雰囲気が良くなります。

先ほどご紹介した「野村證券の果たし状」が良い例です。

そして二つ目が、特別感を演出できることです。

筆ペンというのは日常的に使うアイテムではないので、ある程度の特別感を演出できます。

「あなただけに書いた特別な手紙ですよ！」という雰囲気を演出することができるということです。

あまり筆ペンを使い慣れていない人でも、少し練習すれば、それなりに綺麗な文字が書けると思うので、まずは筆ペンを買って練習してみましょう。

あくまでも個人的な感想ですが、筆ペンには紙との相性があります。

また太さも色々なので、自分の筆圧との相性もあります。

なので、3～5種類ぐらいの筆ペンを買ってみて、色々と試してみるのがいいでしょう。

変にケチらず、これも”投資”と割り切りましょう。

営業手紙は新規開拓に使える？

手紙を新規開拓に活用するのは「なかなか難しい」と思うかもしれませんが、実は使い方次第で営業効率アップに役立ちます。

ここでは新規開拓営業で手紙を活用するやり方について解説していきたいと思います。

新規営業の鉄則とは、できる限り多くの商談をこなすことですよね。

その為に必要なのが、アプローチ数を最大化させることです。

でも、適当に電話してもすぐに切られてしまうケースが多いので、全然効率的な営業活動が実現しません。

また、たとえ話を聞いてくれたからといっても、必ず見込み顧客になるわけでもありません。

そんな時に使えるのが手紙というツールなのです。

手紙を使った新規営業のコツ

手紙を新規開拓営業に活用する場合には、まずターゲットを明確にしましょう。

例えば人事部長がターゲットなら、その人の名前（フルネーム）を電話口で聞き出すのです。

聞き出す理由は何でもOKなので、とにかく自慢のセールストークでキーマンの情報を聞き出してください！

そのターゲットに対して直筆のセールスレターを郵送するのです。

この時、手紙の封筒に「※重要」とスタンプしておけば、開封率が30%ほどアップするので、ケチらず購入しておきましょう。

小さな鈴を封入するのも開封率アップに繋がるので、そのやり方もおすすめです。

そしてココからがポイントになります。

手紙が到着する当日、もしくは翌日には必ず電話をしましょう。

その時に手紙を郵送したことを伝えるのです。

もし相手が電話口に出なかった時でも、必ず伝言で伝えてもらいましょう。

相手が手紙を読んでいようが、読んでいまいが、そんなことは関係ありません。

「手元に手紙が届いた…」という事実だけでアポ率はアップするのです。

なぜこのような結果になるのかと言うと、 大きく二つの理由が考えられます。

たった一通のセールスレターを出すだけで、これだけ大きなメリットが出てくるのであれば、ぜひ手紙を新規開拓営業に活用したいですよね。

もちろん手紙の中には自己PRを封入して、自分自身の情報をさらけ出し、相手に興味・関心を持ってもらうことも大切です。

営業活動とは、モノを売る前に”自分自身”を売り込むことから始まっていきます。

それでもし共感が得られれば、自分の存在を覚えてもらえて、契約に向けて営業活動が一歩前進するはずです。

音が出る”小物”を活用する

せっかくセールスレターを出しても、読んでもらえなければ効果は半減してしまいます。

なので、極力手紙を読んでくれるような演出をするべきだと思います。

そのために使えるのが、先ほどご紹介した「小さい鈴」など、音が出る小物です。

鈴は音が出るので、手紙を受け取った相手は、中身が気になって開封してくれるのです。

手芸用の鈴であれば、100個で500円くらいなので、そんなにコストもかかりません。

もう少し安いのが良ければ『おはじき』を使うのが良いでしょう。

こちらも鈴と同じように、封筒の中に固いおはじきが入っていれば、中身が気になって開封してくれる確率が上がるはずです。

ちなみにこのやり方は”さの編集長”もやられたことがあって、実際中身が気になって手紙を開封してしまいましたw

「なかなか上手なやり方だなぁ」と感心したのですが、おはじきは800円＠250個くらいなので、手芸用の鈴より少し安く買えるはずです。

これらはあくまでも一例なのですが、「どうすれば開封してもらえるのか？」というのを自分なりに考えてみましょう。

営業手紙の例文

「手紙を出すことに慣れていないので、文章を考えることができない…」という人の為に、セールスレターの例文を作成しておきました。

昨今はチャットGPTなどのAIツールがたくさん出ているので、そのようなAIに考えてもらうのが良いと思いますが、テンプレートとして活用できる2種類を用意しています。

もし良ければ、新規開拓や既存営業でご活用ください。