営業マンが手紙を出すべき理由|新規開拓のコツ&テクニック

営業パーソンの中には、営業活動に手紙を活用しているという人がたまにいます。

実はさの編集長自身も、営業の最前線にいた時によく手紙を書いていました。

営業活動とは、ひと手間をかけるか否かで営業成績に大きな差が出てくるモノなのです。

そこで今回は「営業職が書くべき手紙」にフォーカスして解説していきたいと思います。

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営業マンが手紙を出す理由

営業マンは訪問営業や電話営業などの様々なアプローチで見込み顧客とつながりを持ち、親密な関係を作り上げることによって、最終的には商品サービスを買ってもらうことが仕事になります。

そして、商材を買ってもらった後も、継続的な付き合いをしていき、信頼関係を構築していきます。

お客様に気に入ってもらう為には、他社の営業マンと一味違った営業テクニックが必要ですよね。

その代表格が手紙になります。

手紙は唯一無二のコンテンツなので相手の胸に刺さりますが、営業パーソンは一体どのような理由で手紙を書いているのでしょうか?

感謝の気持ちを手紙で伝える

営業マンが手紙を書くシチュエーションはいくつかありますが、その中でも多いのは新規開拓営業の時でしょう。

見込み顧客との商談を目的にして、手書きのダイレクトメール(DM)を送るのです。

突然手紙が届くので、相手は驚くだけでなく、内容次第では興味を持ってレスを返してくれることもあるでしょう。

この方法は差別化という観点からも重要で、ただの一斉送信DMやプリント手紙ではなく、狙った相手に向けた手書きの内容であれば目にも止まりやすいはずです。

自分のためにわざわざ連絡をくれたのであれば、誰も悪い気はしません。

見込客に対して差別化する目的で手紙を使うことはできますが、他にも様々な場面で有効活用することができます。

例えば、飛び込み営業をしているとき、アポ無しであるにもかかわらず会ってくれる人が稀にいます。

そのような丁寧な対応をしてくれた人には、なんとかして感謝の気持ちを伝えたいと思いますよね。

そんな時には、ぜひ筆(ペン)を手に取ってください。

一通の手紙をしたためるだけでも、感謝の気持ちは十分伝わります。

また、面談後の印象を強くする目的で手紙を送ることも有効的だと思います。

対応してくれたお礼とセールストークを織り交ぜた手紙を送ることで、相手に存在をアピールすることができます。

ただ、この時にチョイスするのは、できる限り高級なレターセットにしてください。

一目見て「他と違う封筒だな…」と思われないと、手に取ってもらうことができません。

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営業マンはお礼の手紙を出すべき

営業活動をした相手に対して敬意を表し、感謝の気持ちを伝えることは良好な関係を築き上げる上で欠かすことができません。

もしあなたが営業職として成功したいなら、少なくともお礼の手紙を出す習慣くらいは身に付けましょう。

忙しい合間でも営業マンに対応して、商材の提案を受けて、商談して頂いた感謝の気持ちを手紙に書き記します。

もしかしたら億劫に感じて、次回以降は提案を受けてくれないかも知れません。

何事もお客様の気持ちになって考えなければいけません。

他の業務に使えるはずの時間を費やしてくれたことに対して、必ずお礼をしておくべきです。

お礼の仕方は、

  • 電話
  • メール
  • LINE

でもできます。

現代のような便利な時代では、SNSを使うケースが多いですよね。

そのような時代に、あえて不便な手紙を活用するのです。

手書きの文章は温かみがあって良いですよ。

ただ、毎回全ての見込顧客に手紙を書くのは大変かもしれません。

例えば普段は口頭のお礼だけにして、商談が成立したときには手紙を出すというやり方でも十分だと思います。

そのようなやり方含めて、あなた独自の営業スタイルを確立してください。

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手紙は手書きが鉄則

ビジネスシーンで手紙を書いたことがないという人は、どうやって書いたら良いかで悩んでしまうかもしれません。

  • 感謝の気持ちを伝える目的
  • 差別化を図るのが目的

など様々な目的があると思いますが、「心を込めた手紙」だと認識してもらうことが大切です。

先程から解説している通りですが、鉄則として覚えておきたいのは「文章は全て手書きする」ということです。

「字が下手だからタイプしたい!」という人もいると思いますが、それではメールを送るの同じなのでほとんど意味がありません。

もし字が下手だと感じるなら、通信講座を受講して練習すればいいだけです。

今回は狙った相手に対して出すDMという想定なので、「手書きする」という一択しかないのです。

字が上手ければ印象が良くなるのは確かですが、たとえ下手であっても読みやすいように大きな文字で書くなど、相手のことを配慮して書いてあれば意図を汲み取ってくれるので心配ありません。

さの編集長は、過去に筆ペンで果たし状のような手紙を書いている先輩社員を見たことがあります。

もちろん下手くそな字でしたが、相手に思いが伝わるのか、見事に年間MVPを受賞していました。

はがきでもOK?

もしお客様に手紙を出すなら、レターサイズの用紙に書いて、封筒に入れて送るというのがマナーになります。

ただ、絶対にそうするのが礼儀という訳ではないので、もちろんハガキを使っても問題はありません。

ただ、ハガキで送る場合には、書いた内容が他人や家族に見られる可能性があるので注意が必要です。

せっかく感謝の気持ちを伝える役割の手紙が、トラブルの原因になってしまっては本末転倒ですよね。

なので、極力相手に合わせて郵送方法を決定するようにしましょう。

そのハガキをきっかけに問題に発展するケースがなくはないのです。

商談に関わる内容が含まれていたり、営業の際に質問されたことの回答が盛り込まれていたりするときには封筒に入れるのが原則です。

このように使い分けることが基本なので、セールスの常識として理解しておきましょう。

筆ペンを使おう!

手紙やはがきなど、お客様への出し方はあるとしても、使うべき文房具は決まっています。

それは筆ペンです。

手紙を書くときの文房具といえば、ボールペンや万年筆、筆ペンなど多種多様ですが、その中でも筆ペンをお勧めします。

ただ、「筆ペンは苦手…」という場合には、万年筆でも構いません。

万年筆は慣れると、とても綺麗な文字が書けると思います。

おすすめなのは比較的手頃なパーカーかセーラー万年筆の製品ですが、さの編集長が使っているのは「プラチナ万年筆のプレジデント」です。

やっぱり高級な万年筆は書きやすいのでオススメですよ。

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なぜ筆ペンがお勧めなのかと言うと、それにはいくつかの理由があります。

まず一つ目が、文字に味が出るということです。

筆ペンを使うと文字が下手な人でもそれなりの味が出て、雰囲気が良くなります。

そして二つ目が、特別感を演出できることです。

筆ペンというのは日常的に使うものではないので、ある程度の特別感を演出できます。

「あなただけに書いた特別な手紙ですよ!」という雰囲気を演出することができるのです。

あまり筆ペンを使い慣れていない人でも、少し練習すればそれなりに綺麗な文字が書けると思うので、まずは筆ペンを買って練習してみてください。

あくまでも個人的な感想ですが、筆ペンには紙との相性があります。

また太さも色々なので、自分との相性もあります。

なので、3種類から5種類ぐらいの筆ペンを買ってみて、色々と試してみてください。

変にケチらず、これも投資と割り切りましょう。

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手紙は新規開拓に使える?

手紙を新規開拓に活用することはなかなか難しいと思うかもしれませんが、実は使い方次第では営業効率を上げることができるのです。

ここでは新規開拓営業で手紙を活用するやり方について解説していきたいと思います。

新規営業の鉄則とは、できる限り多くの商談をこなすことですよね。

その為に必要なことが、アプローチ数を最大化させることです。

でも、適当に電話してもすぐに切られてしまうケースが多いので、全然効率的な営業活動は実現しません。

また、たとえ話を聞いてくれたからといっても、必ず見込み顧客になるわけでもありません。

そんな時に使えるのが手紙なのです。

新規開拓のコツ

手紙を新規開拓営業に活用する場合には、まずターゲットを明確にします。

例えば人事部長がターゲットなら、その人の名前(フルネーム)を電話口で聞き出しましょう。

理由なんて何でもいいので、自慢の営業トークで聞き出してください。

そのターゲットに対して直筆の手紙を郵送するのです。

この時、手紙の封筒に「※重要」とスタンプしておけば、開封率が30%ほどアップしますよ。

そして、ここからがポイントになります。

手紙が到着する当日、もしくは翌日には必ず電話をしましょう。

その時に手紙を郵送したことを伝えるのです。

もし相手が電話口に出なかった時でも、必ず伝言で伝えてもらうようにしましょう。

相手が手紙を読んでいようが、読んでいまいがそんなことは関係ありません。

「手元に手紙が届いた…」という事実だけでアポ率はアップするのです。

なぜこのような結果になるのかと言うと、 大きく二つの理由が考えられます。

  1. 他社の営業マンと差別化ができている
  2. 親近感を覚えてくれる

たった一通の手紙を出すだけで、これだけ大きなメリットが出てくるのです。

それであれば、ぜひ新規開拓営業に活用したいですよね。

もちろん手紙の中には自己PRを記載して、自分自身に関心を持ってもらいましょう。

営業活動とは、モノを売る前に自分自身を売り込むことから始めていきます。

もし共感が得られれば、自分の存在を覚えてもらえて、契約に向けて一歩前進するはずです。

営業の手紙例文

「手紙を出すことに慣れていないので、文章を考えることができない…」という人の為に、手紙の例文を作成しておきました。

テンプレートとして活用できるように、2種類を用意しています。

新規開拓や既存営業でぜひご活用ください。

手紙の例文①

〇〇株式会社

代表取締役社長〇〇 様

先日はお忙しい中にもかかわらず、突然の訪問にお時間を割いて下さり、誠にありがとうございました。

弊社製品にご興味持っていただけたことを、とても嬉しく思っております。

お打ち合わせでご案内した商品については、近日中にサンプルを手配いたします。

準備が整い次第、改めてご連絡させていただきますので、またお時間をいただければ幸いです。

今後とも格別のお引き立てをよろしくお願い申し上げます。

▲▲株式会社

営業課主任▲▲

手紙の例文➁

〇〇株式会社

〇〇部長〇〇 様

平素よりお世話になっております。

先日はお問い合わせをいただき誠にありがとうございました。

弊社との契約を進める方向性を示していただき、とても感謝しております。

御社事業に貢献できるように最大限の努力をして参りますので、前向きにご検討いただければ幸いです。

今回の件を社内共有したところ、弊社の営業部長 ●●もぜひご挨拶したいと申しておりました。

次回の商談の際には同席させていただければと思います。

引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。

▲▲株式会社

営業部▲▲

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