営業実績を最大化させるためには、絶対に営業効率化を目指さなければいけません。
そのアプローチ方法は様々ですが、基本的な考え方は「無駄をなくす」ことだと思います。
そこで今回は、営業活動を合理化する方法について解説していきたいと思います。
目次
営業活動の無駄をなくそう！
ビジネスの現場では、業務を効率化して出来る限り無駄を省くことが重要になります。
それは営業部も例外ではありません。
実際、日本の営業に関する意識や実態を調査した結果では、営業担当者自身が、勤務時間の25％以上を「無駄な時間」と感じているようです。
営業の仕事が非効率的と感じる部分の一つは「移動時間の多さ」です。
もちろん営業エリアの広さにもよりますが、一日の勤務時間が8時間である場合、平均して2時間から3時間程度が移動になるケースも少なくありません。
特に地方企業に顕著な傾向ですが、遠方のお客様を訪問するためには、一日の半分以上を移動時間に費やすケースもあるのです。
移動時間をお客様との商談時間に充てられれば、もっと営業成績を伸ばせると考える営業マンは少なくないはずです。
無駄な作業が多い
営業担当者が無駄と感じているものに、慣例化している形式的な業務があります。
これは行うのが当たり前になって、もはや形骸化している仕事も含まれます。
例えば以下のような業務が考えられます。
- 売上金額の管理
- 進捗状況の報告
- 営業日報の提出 etc.
売上金額の管理はRPAなどを使って自動集計すれば済む話ですし、それが実現できていれば進捗状況の報告もいらないはずです。
なぜかと言うと自動集計したデータを見れば進捗状況は一目瞭然だからです。
あらかじめ設定しておいた本日の進捗状況が「未達成」な場合だけ改善案を提出させれば済むのです。
営業日報に関してもITを導入することで、手入力を削減したり、入力を簡略化することはいくらでもできます。
他にも、非効率的な営業活動自体が問題になるケースもあります。
環境の変化に応じて営業スタイルも進化させる必要があるにも関わらず、以前の営業スタイルから脱却できていない企業がたくさんあります。
そのような企業は「原始人」と揶揄されることもありますが、衰退していくことは確実なので、早めに仕組みを変えなければいけません。
そもそも今時「飛び込み営業したい！」とか「テレアポ営業したい！」なんて人はいないのです。
それができる人材を探すために高額な求人コストを投じて、旧態依然の営業スタイルを維持させようとすること自体がナンセンスです。
そうではなくて、時代の変化に応じて営業活動を効率化することをお勧めします。
作業の必要性を見直し、頻度を少なくしたり、作業自体を無くしたりすることで、より高い効果を求めることができるはずです。
営業効率を図る指標
営業活動を効率化するためには、何かしらの目安が必要だと思います。
それはつまり「指標」ということになります。
- どれくらい改善したのか？
- どれぐらい効果が出たのか？
ということを確認するためには、あらかじめ指標を設けておく方が良いでしょう。
ここでは営業効率を測るための指標について解説したいと思います。
KPIとKGIを設定しよう！
仕事の属人化を防ぎ、最終結果やプロセスを正当に評価する点で役立つのが、KGIとKPIです。
KPIは最終目標に至るまでの細かい目標なので、これをクリアしていけば最終的に達成できるという指標になります。
KPIは「Key Performance Indicator」の略称で、つまり「カギとなる活動指標」になるので、KGIを達成できるようなパフォーマンスが設定されます。
対してKGIとは「Key Goal Indicator」の頭文字をとった言葉で、日本語では「重要目標達成指標」ということになります。
「Goal」という言葉が入っていることから理解できるように、こちらは最終目標となる指標なので、売上金額や利益率、契約件数などが設定されます。
大きな売上目標を達成するには、商談の数を重ねたり、顧客と接触する機会を増やすなど、小さい努力を積み重ねることが大切だからです。
それでは具体的に、どのようなKPIとKGIにすれば良いのでしょうか？
KPIとKGIの設定方法
商材やビジネスモデルによってKPIとKGIの設定方法は違ってきますが、大枠のやり方はほとんど同じです。
例えば営業活動のKPIとして設定される指標には以下のようなものがあります。
- 資料請求の数
- テレアポする数
- 商談した数
- 見積書の提出数
やっぱり営業担当者が一番意識すべきKPIは、見込み顧客へのアプローチ数でしょう。
特に新規開拓営業では、見込み客として開拓できた件数が大切ですが、アプローチした数に比例して案件獲得数が増える傾向があることを考え、アプローチ数を最大化させることが必要だと思います。
理想的なのはインバウンド営業なので、資料請求など問い合わせをもらった相手に対してアプローチしていくことです。
しかし、この仕組みができていないのであれば、アウトバウンド営業でテレアポしていくしかありません。
その場合には、テレアポした件数やコンタクト率も重視するようにしましょう。
電話営業の場合には、ダイレクトに決裁権限を持つ担当者にコンタクトできると、営業効率が格段に高まります。
そして、商談数や案件化率も管理していきましょう。
これらの数字が出揃えば、それを改善するための施策を実施したり、日々工夫を施しながらPDCAを回すだけです。
それを愚直に繰り返すことで営業活動は効率化していくはずです。
営業を効率化する方法
営業活動を効率化する為には、トップダウンでアプローチしていく必要があります。
営業現場に任してしまうと、どうしても自分達にとって都合の良い仕組みを作ってしまうので、最悪のケースでは形骸化する恐れがあります。
なので、社長が直接仕組みづくりをするか、事業責任者が携わるようにしましょう。
他にも、トップダウンで実施する利点の一つは、スピーディーに意思決定ができることです。
営業方針の転換や効率化といった重要な決断をボトムアップでやろうとすると、意思決定に時間がかかり、決定までの時間を浪費する危険性があります。
仕組みを変えるということは、ビジネスモデルを変えることにも繋がるので、責任を取れる人がやるべきなのです。
ただし、トップダウン式のやり方には注意点もあります。
トップダウン方式では、経営陣は一方的に決断するというよりも、ある程度情報収集し、現場の状況を把握した状態で行うと、より賛同を得やすいようです。
効率化にはITツールが最適！
営業の効率化のためには、営業担当者にかかる業務負担を減らしつつ、商談数やアプローチ数を増やしたり、顧客満足度の向上を図ったりすることが大切です。
そのために役立つのが、ITツールの導入です。
システムを導入することで、人が行うよりも圧倒的に業務効率化できますし、人が行なっていた部分を自動化することもできるので、人件費の削減に繋がっていきます。
ヒューマンエラーを防ぐこともできるので、極力システムを導入していった方が良いと思います。
現在のセールスは昔のように「足で稼ぐ」というスタイルではないので、「頭を使う」という方が正しいと思います。
つまり人手をかけた分だけ業績が良くなるという訳ではないのです。
自動化できるものはエクセル、SFA、CRM、RPAなどでさっさと自動化し、人にしかできない仕事に力点を置くことで、本当の意味の効率化が成し遂げられるはずです。
営業力を強化する支援ツール
営業力を強化する為には、エクセル、SFA、CRMなどのITツールを活用すべきだとお伝えしました。
その中でもまずやるべきことは、社内のパソコンに入っているソフトウェア「Microsoft Excel」を活用することです。
エクセルをフル活用すれば、多くの業務が効率化できるはずですが、エクセルで効率化できることは主に集計業務だと思います。
例えば受注案件の管理や売上の管理、その他数字の管理が得意なソフトウェアなので、その辺りを効率化したい場合にはまずエクセルを使ってみましょう。
そして、KPIやKGIを導き出すのにもエクセルは使えるはすですが、見込案件の管理に関してはSFAやCRMに軍配が上がります。
アタックする企業名や担当者、連絡可能なメールアドレスや電話番号に加え、担当者の役職やどんな経路でコンタクトが可能になったかなどの情報も管理することができ、見込みの度合いをランクをタグ付けしておくと、営業部全体で把握できるようにもなります。
SFAを使うと案件の進捗状況や商談の内容が可視化できるので、関係する部署との連携にも役立つでしょう。
顧客管理ツールであるCRMは、顧客情報をベースに、購入履歴などの顧客の行動を紐づけることができるので、顧客との関係性を強化するカスタマーサクセスにも役立ちます。
加えて、新規顧客の獲得や見込み客の育成に役立つマーケティングオートメーションツール（MAツール）の導入も、多くの企業で進んでいるようです。
おすすめツールに関しては別記事にまとめているので、ぜひそちらもご覧ください。
まとめ
営業活動は業務効率化しようと思えば、絶対にできるはずです。
ただ、そのアプローチ方法が無限大なので、どれを選択すれば良いかわからないかも知れません。
そんな時にはリファラル営業（紹介営業）を検討してみてください。
それを支援するリファラル営業プラットフォームも登場しています。
ぜひ色々なやり方で販路拡大を目指しましょう。
