無料の営業ツールで業務効率アップ!おすすめの営業支援ツール

営業支援ツールや管理ツールには様々な種類がありますが、有料ツールから無料まで用意されているので、選ぶ方としては迷ってしまいますよね。

そこで今回は、「営業パーソンにおすすめの営業支援ツール」というテーマにフォーカスして解説していきたいと思います。

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営業を効率化する意味

営業職が生産性を上げるためには、業務効率化が避けられません。

営業の効率化を図る意味は、一人の営業活動を最大化させ、さらに売り上げを増やせるようにする為です。

営業ツールを使用すると日常的に行っている業務の無駄を省けるようになり、これまで時間を費やしていた作業が少なくなったり、いらなくなったりします。

なので、営業の効率化はどの会社でも必ず目指すべきものです。

営業を効率化するメリット

営業を効率化して時間の無駄を減らすメリットは、ただ単に広く営業活動ができることだけではありません。

同じレベルの成果を出すのにかかる時間が短くなるので、連日のように残業していた人の負担が軽減されることも期待されます。

また、「余った時間をどう営業活動に活かすのか?」という戦略を立てたり、応用的な営業スキルを学ぶための時間に充てることもできます。

そのような動きをする中で、普段と異なる発想も生まれることでしょう。

それによって、今まで開拓できなかった新規顧客へのセールスに成功し、大きな成功を成し遂げられるかもしれません。

このように、総じて生産性を高めることができる点で、営業は効率化するのが望ましいのです。

営業管理ツールの活用方法

では具体的に、「どうやってセールス業務を効率化するのか?」ということに触れていきたいと思います。

営業の効率化には、CRMやSFA、名刺管理ツールなどの営業管理ツールを活用するのがオススメです。

このようなツールは営業の様々なシーンで活用できますが、「どんな使い方をするのか?」はツールによって異なるので注意が必要です。

営業管理ツールは、主に「営業支援(SFA)」をするものと、「顧客管理(CRM)」を目的にしたものに大別されます。

前者の場合には、営業活動の記録などが簡単に残せるようになっているので、集計管理などが自動でできることが特徴的です。

また、過去の取引履歴なども一元的に管理できるのが一般的です。

後者の場合には顧客をデータベース化できるのが特徴的で、会社名や氏名、役職など名刺に記載されている内容をデータベースで管理することができます。

顧客とのやり取りが時系列で管理できるのも、CRMの機能だと思います。

名刺データから直接読み込む機能(=OCR)の技術を使った名刺管理ツールもあるので、目的に応じたツールを選択するのが良いでしょう。

このような営業支援ツールを導入すると、セールスがスムーズになるばかりか、全社で統一的な顧客管理が実現するので、情報共有を促進しながら売り上げアップを目指すことができます。

この二つを統合した多機能なシステムや、一方の機能だけに特化している営業記録ソフトや名刺管理ソフトなどもあるので、現場に合っているものを導入するのが肝心です。

ほとんどのツールでは「無料トライアル」ができますので、まずは触って試すことをお勧めします。

目的を決めてツールを選べば営業の効率化に大きく貢献してくれることでしょう。

代表的な営業支援ツール

まだ営業支援ツールを導入していない会社では、エクセルを使って顧客管理をしたり、ワードで報告書を作成しているのが一般的だと思います。

このようなやり方では、コストが嵩んでしまいますし、パソコンデータの中からその都度検索して探すという面倒なことになります。

エクセルやワードはとても便利なものですが、営業管理ツールとしてはどうしても不足感が否めません。

つまり、Microsoft Officeは業務効率化という側面からは、必ずしも優秀なものではないのです。

営業支援ツールの例

営業支援システムを導入すれば、大きな業務効率化を目指すことができます。

代表的な営業管理システムとして知られているのが、Salesforceやkintone、Zoho CRMなどです。

代表的な営業管理システム

セールスフォース・ドットコムは世界No.1のシェアを誇る営業支援システム(SFA)で、営業記録の管理に向いています。

主に大企業向けにエンタープライズ提供されているツールなので、値段もそれ相応です。

Salesforceの導入にあたっては、数百万円規模の予算が必要になるはずです。

それに対してkintoneは、日本の上場企業サイボウズが開発しているシステムで、顧客管理を充実させているのが特徴です。

カスタマイズができる汎用性が特徴的で、商談履歴なども紐付けて管理できるようになっています。

Salesforceと比較すると安価に導入できますが、それでも100万円程度の導入予算が必要になると思います。

Zoho CRMは顧客管理システムのような名前をしていますが、顧客と案件を同時管理するために作られているシステムで、営業管理を効率よく行うのに適しているシステムと言えるでしょう。

このようなシステムは有料なのが基本ですが、一定期間、あるいは一定容量までは無料で利用できるフリーミアムの仕組みで提供されているケースが多いです。

営業を見える化するメリット

営業管理ツールを導入すると、これまで営業マンが行ってきた営業活動が見える化されていくので、誰でも必要なときに過去の営業活動が参照できるようになります。

そのように営業現場を可視化するメリットとして、代表的なものが三つほどあるので、この辺りを解説していきたいと思います。

営業を可視化するメリットとは?

営業を可視化するメリットの一つ目は、社内競争を促進させることです。

営業職は実績が全てと言える仕事です。

それ故に負けず嫌いの人が多くて、プライドが高い人が多い傾向にあります。

人を鼓舞するためには、数字を可視化することが有効的なので、「誰がどのような実績を上げたのか?」が一目瞭然になれば、その結果を見て「自分も頑張ろう!」と奮起する営業マンが増えることでしょう。

二つ目は情報共有ができることです。

営業現場で一番重要視されているのは「情報」です。

実は営業員同士の協力によって、大きな契約を獲得できるケースが稀にあるのです。

例えば、営業マンAがアタックして失注した見込み客がいたとします。

その理由を営業マンBに共有して、同じ轍を踏まないようにアタックしてもらうのです。

このようなやり方は、全社的な営業戦略になるので、とても優秀なやり方だと思います。

営業パーソンが個々人でセールスするのではなくて、一つの会社(チーム)となって新規開拓に当たることは、ある意味最強だと言えます。

これが実現できれば、大幅な生産性向上につながることは確かだと思います。

三つ目に挙げられるのは評価軸が明確になることです。

営業管理ツール上で実績がはっきり定量化するので、賞与や昇進などの対応に関して不平不満が生まれにくくなります。

ツールを見れば一目瞭然なので、社内に情報共有する手間も無くなります。

可視化するデメリットもある…

ただ、営業活動を可視化するのにはデメリットもあります。

それは、競争心が芽生えた結果、協調性が失われる可能性があることです。

社内での競争が激化すれば底上げにつながるので確かにメリットが生まれますが、ただ営業部の競争心を煽るだけでは孤立してしまう営業パーソンが増えてしまいます。

なので、情報共有できる魅力について、社長や部長などの上層部が営業スタッフにきっちりと伝えていくことが欠かせません。

組織の中で疑念が芽生えてしまうと、一気にチームが崩壊する危険性をはらみますので、それだけは避けるようにマネジメントしなければいけません。

無料で使える営業支援ツールもある

CRMやSFAは一般的に有料で利用するケースがほとんどなので、営業の効率化を図るためにはある程度の投資が必要です。

しかし、一定期間は無料トライアルになっていることが多いので、まずは試してみるのが良いでしょう。

クラウド型になっているものは1ヶ月程度の試用期間が設けられているのが一般的なので、まずは触ってみて「どんな機能があるのか?」ということを確認してみてください。

代表的なツールとしては、先ほど紹介した営業支援ツールに加えてSensescyzenなどが挙げられます。

どのシステムも営業支援と顧客管理の機能を多かれ少なかれ備えているのが特徴で、試用期間中、もしくは既定のデータ容量を超えるまでは無料で使える仕組みになります。

代表的な無料ツール

営業支援ツールとしての機能が限定されているものであれば、無料で使える営業支援ツールもあります。

例えば、名刺管理ツールのEightはsansan社が提供しているツールですが、名刺管理ができるアプリです。

交換した名刺は管理するのがとても大変ですが、Eightを使えばその課題はすぐに解決されます。

また、顧客管理をするうえではセキュリティーが問題になりがちですが、クラウド型でありながらも高いセキュリティーレベルを誇っているので安心して利用できます。

組織的に使うよりも、営業マンが個人的に活用することに向いているツールだといえます。

その他の無料ツールといえばGoogleドライブが外せないでしょう。

Googleドライブはクラウドサービスなので、チームで管理している場合にもお勧めできます。

その中でも「スプレッドシート」はエクセルのような感覚で使えるので、顧客管理システムとして最適だと思います。

Gmailのアカウントさえあれば誰でも使うことができるので、もちろん無料(0円)で使うことができます。

法人の場合はGoogle Workspaceの契約をした方が使い勝手が良くなるので、もし良ければ検討してみてください。

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