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仕事効率化の方法&アイデアを紹介!効率的な仕事の進め方

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仕事

仕事効率化の方法やアイデアはたくさんあります。特に経営者や事業責任者であれば、常に業務効率化を考えていることでしょう。

ここでは、効率の良い仕事の進め方をわかりやすく解説していきたいと思います。

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仕事効率化の方法

仕事効率化の方法

やるべき仕事がたくさんあるのに、効率よく捌くことができなくて悩んでいる人は多いでしょう。

しかし、きちんと仕事の効率化を図ろうと考えているならば、一人で悩んでいてはいけません。

効率よく仕事を行うには同僚や部下、上司などに相談して皆でアイデアを出しあうことが重要です。

たとえ良いアイデアが思いついたとしても、一人で考える内容には限界がありますし、作業的にも非効率的です。

効率の良い仕事の進め方

仕事がたまりがちならば、まずは関わっている者達に問題が起きているということを自覚してもらう必要があります。

非効率なまま仕事をこなしていると、どういった問題が起きるのかをきちんと認識してもらわなければなりません。

問題を可視化したいなら、アンケート調査などから地道に行っていくのが良いです

企業内ではそれぞれの分野や部署によって立場があるため、いきなり心当たりをたずねても行き詰ってしまう事が多いです。

そういった意味では、順を追って地道に取り組んで行くのが理想的な流れと言えるでしょう。

そうして集めた意見に目を通して、問題点や解決策などを資料にまとめたら会議を行いましょう。

会議をする時のポイントは、問題が起きている分野や部署の代表者を集めて、全員で話し合うようにすることです。

企業の未来を考えているならば、現場の意見に耳を貸さずに、一部の人間だけが考えた効率の良い仕事の進め方を押し付けるのは、好ましいことではないです。

関連記事:営業活動の全容を徹底解剖!プロセスの無駄を改善&効率化するコツ

仕事効率化のアプリ

仕事効率化のアプリ

基本的な事から始めて行きたいという人はG Suite(Gmailなど)というGoogleが提供するメールアプリを利用するのがおすすめです。

Googleアカウントが一つあれば、それと同時に5つまでの他のメールアカウントを管理する事ができます。

用途によって使い分けることができるため、様々な取引先が存在している企業にとっては便利なアプリとなるでしょう。

自動的にメールが振り分けられるようになっていて、一目見て簡単に区別を付けることが可能になります。

基本的な機能は無料で使用する事ができますが、仕事で使うなら有料版を利用すると良いでしょう。

仕事の効率化について考えているなら、アプリの活用は欠かせません

企業活動を一人で行っている人は少数派です。

大抵の場合では、複数の従業員がそれぞれ協力しながら仕事をこなしているので、チームで連携することができる仕組みを構築しましょう。

無料で使えるスマホアプリもある

yentaという無料で使えるビジネスマッチングアプリは、ビジネスの出会い系と言われているサービスです。

完全審査制であることが特徴で、様々なビジネスパーソンが登録しています。

このアプリはスマホで手軽に使えるので、隙間時間でも十分活用することができます。

登録者同士がお互い「興味がある」と意思表示した段階でマッチングになるので、あとは自由にチャットしたり、直接会って打ち合わせすることも自由なサービスです。

ここから発注先を探したり、顧客を探したり、協業先を探したりすることができる便利なアプリです。

ビジネスで名刺を扱うことが多い会社では、sansan というアプリが便利です。sansanは有料サービスですが、もらった名刺をそのままスキャンするだけで情報を保存する事ができるため、初心者でも扱いやすいという特徴があります。

保存した情報や、企業の人脈を元にして、顧客のリストを自動的に生成してくれるCRMの機能があります。

パソコン・スマホ両方で扱えて、iOS、Androidにも対応しているため、他企業との交流が多い人には利便性が高いでしょう。

付き合いが多い企業では、情報の整理をするだけでも大変になるため、目を向けてみると良いです。

スマホ向けにはeightというビジネスSNSアプリも提供しているので、気になる人はチェックしてみても良いでしょう。こちらも無料で使えるアプリになります。

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仕事効率化にはITツールを活用

仕事効率化のツール

業務効率化を目指しているならば、自動化ツールに目を向けてみるのと良いでしょう。

まず多くの人が思い浮かべる有名なツールと言えば、WinActorがあります。

Windowsで操作できる様々なソフトに対応している事が大きな特徴となります。

工程の多い業務処理を任せる事も可能で、ミスがおきやすい複雑な仕事を任せるにはうってつけのツールです。

データの転記などに活用できるので、企業が活動していく上で無くてはならない業務に関わりが多いツールとなります。

紙の書類や手書きの資料を扱う事が多い企業には、DX Suite Intelligent OCRというツールがおすすめです。

変形した文字や癖のある文字にも対応して、ちゃんと読み取ってくれます。

ツールを使用するにあたって、特別な環境が必要なる事がないため、利用しやすいことが特徴でしょう。

RPAが流行中

RPA(robotic process automation)はビジネスで活用する機会が増えてきており、今後の重要なキーワードになっています。

RPAはロボティック・プロセス・オートメーションの略語で、単純作業を自動化することを意味します。

単体で使用するよりもRPAと一緒に使えば、大幅な業務の効率化ができるケースもあります。

アナログな作業が多いという企業が効率化を図るなら、RPAはぴったりのツールです。

業務効率化のシステムをご紹介

IT関係に深い関りのある企業では、重要な個人情報を扱う機会も多くなってくるでしょう。

そんな企業には、セキュアSAMBA Proというツールがうってつけです。

企業の信用にも関わってくる情報漏洩の問題を防ぐためには、安全対策について十分に気をくばっておく必要があります。

業務に関わる資料を安全に保存しておく事ができます。

ウイルスに対する対策が徹底されているため、安心して利用しやすいツールでしょう。

多数の顧客へ安全にサービスを提供するためには、重要なツールです。

仕事効率化はパソコンを活用

仕事効率化はパソコンを活用

やるべき仕事の量が多過ぎていつも忙しいという企業は、大勢の人を使うよりもコンピュータを活用する方法に目を向けてみると良いでしょう。

人間がこなす作業では、完璧に失敗を無くす事ができません。逆に完璧な作業を行うことも不可能と言えるでしょう

しかし、だからといって非効率な環境で仕事を続けていては、時間を無駄にしてしまいますし、余分な手間もかかってしまいます。

コンピュータに仕事を任せれば、正確に業務をこなして、余った時間を他の事に費やす事ができるようにもなります。

なにより、大量の仕事に目を回して疲労する状況も少なくできるため、事故の発生なども減らすことができます。

パソコン時短術はアナログ企業ほど効果あり

コンピュータは人間のように、柔軟なアイデアを思いつくことはありません。

状況ごとに適切な仕事ができるわけでもないでしょう。

しかし、コンピュータはあらかじめ決められた単純な作業をこなす事が得意です

しかも人間がやるよりも早く大量に行ってくれます。

業務の期限が迫っている時などは、コンピュータに任せると、適した方法で時短作業をしてくれます。

今までアナログ作業ばかりをしてきた企業の場合は、最初は戸惑ってしまい、機能を十分に発揮できない事もあるでしょう。

しかし、テクニックを身につけて、ツールを使いこなすだけの価値は十分あります。

単純な仕事がある場合は人に頼らずにPCに任せると、大きな業務効率化がはかれます。

仕事効率化のアイデア

仕事効率化のアイデア

業務の効率化を本気で望んでいるならば、業務内容の改善にも目を向けるべきでしょう。

まずは、それぞれの部署に適切な業務を割り振っているかをチェックするべきです。

さらに、そこで働いている人の能力にふさわしい業務内容になっているかどうかという点も、同時に確認しておく必要があります。

不慣れな分野の仕事や難しい仕事を割り振られている場合は、普通の仕事をこなすよりも何倍もの時間と手間がかかってしまいます。

自分に出来ない問題を解決するために人を頼るのは良い事です。

しかし、頼んだ仕事が無茶な内容になっていないかどうかは、事前にきちんと話しあうことが大切です。

関連記事:時間管理を意識すれば売上が増える?タイムマネジメントのツール5選

業務改善のポイント

業務改善で重要な点は、仕事に関わる人達の意思の疎通(円滑なコミュニケーション)がとれているかどうかという点でしょう。

コミュニケーションが上手く取れていない組織を業務改善することは非常に困難です

社内に抵抗勢力が出る可能性があるからです。

業務効率化のアイデアとしては、目標を立てることも有効な方法になります。

決める目標は、ささいなことでもかまいません。短期間ですぐに達成できそうなものをゴールに定めることが重要です。

長期的な目標よりも、すぐに手が届きそうな短期的な目標をこなしていく方が、業務効率が良くなるケースが多いです。

成功事例では、その日ごとの小さな目標を決めることで、従業員のモチベーションを上げたという企業があります。

他には前もって細かく計画を立てておくのも良い方法となります。

大人数が関わる仕事では、仕事の流れや進捗状況が分かりやすいようにしておくと良いでしょう。

関連記事:PDCAサイクルを回す効果は?営業マンが知るべき売上アップのコツ

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