仕事効率化の方法&DXアイデアを紹介!効率的な仕事の進め方

仕事効率化の方法やアイデアはたくさんあります。

近年はDX(デジタルトランスフォーメーション)が声高に叫ばれているので、経営者や事業責任者であれば、常に業務効率化を考えていることでしょう。

ここでは、効率の良い仕事の進め方をわかりやすく解説していきたいと思います。

ビジネスパーソンはぜひご覧ください。

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仕事効率化の方法

やるべき仕事はたくさんあるのに、効率の良く仕事ができずに悩んでいる人は多いでしょう。

しかし仕事の効率化を考えているなら、一人で悩んでいても仕方ありません。

効率良く仕事するためには、同僚や部下、上司などに相談して皆でアイデアを出しあうことが大切だと思います。

たとえ良いアイデアが思いついたとしても、一人で考えるのには限界がありますし、作業的にも非効率なのです。

業務効率化のやり方とは?

仕事が溜まりがちな場合、まずは業務オペレーションを見直してみましょう。

非効率な状態を見直してみて、「どこが問題なのか?」をきちんと認識する必要があります。

その問題を探す場合には、自分一人でやるのではなく、チームメンバーにアンケート調査してみましょう。

企業内ではそれぞれの分野や部署によって立場があるため、いきなり心当たりを尋ねられても言葉に詰まってしまう事が多いのです。

そういった意味では、匿名性のアンケートにしたり、じっくり考える猶予期間を与えることも大切だと思います。

そうして集めた意見に目を通して、問題点や解決策などを資料にまとめたら社内会議を開きましょう。

会議する時のポイントは、問題が起きている分野や部署の代表者を集めて、全員で横断的に話し合うことです。

会社の将来を真剣に考えているなら、できるだけ早く業務効率化に着手した方が良いと思います。

仕事効率化のアプリ

全くITが活用できていなかったり、DXが推進できていない場合は、まずGoogle Workspace(旧 G suite)(Gmailなど)を利用するのがおすすめです。

やっぱりWebサービスといえばGoogleなので、Google Workspaceを契約すればGメールやクラウドストレージ、Google meetsなど様々な企業向けサービスが利用できるようになります。

用途によって使い分けできるため、様々な取引先がいる企業にとっては便利なアプリとなるでしょう。

Gmailの機能は年々進化していて、自動的にメールの振り分けができるのはもちろん、AIが勝手にメール本文の誤字&脱字までチェックしてくれます。

さらに、Google Chromeの拡張サービスと連携できるため、音声入力や画面キャプチャなど便利な機能がてんこ盛りなのです。

基本的な機能は無料で使えますが、もし職場(=複数名)で使うなら有料版を利用するのが良いでしょう。

無料で使えるスマホアプリもある

仕事の効率化について考えているなら、アプリの活用は欠かせません。

例えばyentaという無料で使えるビジネスマッチングアプリは、「ビジネス出会い系」と呼ばれているwebサービスです。

完全審査制なのが特徴的ですが、様々なビジネスパーソンが登録しているので、色々な出会いがあって面白いですよ。

このアプリはスマートフォンで操作するので、移動中の隙間時間でも十分活用できます。

登録者同士がお互い「興味がある」と意思表示した段階でマッチングになるので、あとは自由にチャットしたり、Zoomしたり、直接会ってみるのも自由です。

そこから新規取引に発展したり、協業に繋がるケースもあるので、営業マンはもちろん、経営者にもお勧めできるアプリです。

他にも、ビジネスで名刺を扱うことが多い会社ではsansanというアプリが便利です。

sansanは有料サービスですが、もらった名刺をそのままスキャンするだけで情報を保存する事ができるため、初心者でも扱いやすいという特徴があります。

保存した情報や、会社内の人脈を元にして、顧客のリストを自動的に生成してくれるCRM機能も実装されています。

パソコン&スマホで使えて、iOS、Androidにも対応しているため、外部企業との交流が多い場合には利便性が高いでしょう。

会食や付き合いが多い企業の場合、情報の整理をするだけでも大変なので、このようなITサービスに目を向けてみるのがおすすめです。

スマホ向けにはeightという無料で使えるビジネスSNSアプリも提供されているので、もし気になる人はチェックしてみましょう。

仕事効率化にはITツールを活用する

業務効率化を目指しているなら、自動化ツールに目を向けてみるのが良いでしょう。

まず多くの人が思い浮かべる有名なツールと言えば、RPAテクノロジーズのBizRobo!があります。

RPA(robotic process automation)はビジネス活用される機会が増えているので、業務効率化を考える場合、今後のキーワードになるはずです。

RPAはプログラミング不要で簡単に業務をシステム化できることが特徴的です。

つまり単純作業を自動化できるのです。

なので、アナログな事務作業が多いという企業の場合には、RPAがぴったりだと思います。

紙の書類や手書きの資料を扱うことが多い企業の場合には、DX Suite Intelligent OCRというツールがおすすめです。

OCRは昔からある画像読み取りの技術ですが、その精度が年々上昇しているのです。

変形した文字や癖のある文字でもきちんと読み取ってくれるので、業務効率化に役立つことでしょう。

IT関係に深い関りのある企業では、個人情報を扱う機会も多くなってくるでしょう。

そんな企業には、サイバーセキュリティクラウドが提供する攻撃遮断くんというツールがうってつけです。

企業の信用にも関わってくる情報漏洩の問題を防ぐためには、安全対策について十分に気をくばっておく必要があります。

24時間365日の手厚いサポートがあるため、知識がなくても安心して利用できるサービスでしょう。

まとめ

人間がこなす作業では、完璧に失敗を無くす事ができません。

逆に完璧な作業を行うことも不可能と言えるでしょう。

しかし、だからといって非効率な環境で仕事を続けるのは時間を浪費するだけですし、余分な手間もかかってしまいます。

ある程度の業務をコンピュータに任せれば、正確に処理して、余った時間を他の事に費やす事ができるようにもなります。

なにより、大量のタスクで疲弊する心配もなくなるため、結果的に事故の発生も減らせるはずです。

コンピュータはあらかじめ決められた単純な作業をこなす事が得意です。

しかも人間がやるよりも早く大量に実行してくれます。

これこそがDX(デジタルトランスフォーメーション)の第一歩と言えるのではないでしょうか。

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