営業提案書には何を盛り込むべき?受注が獲れる資料&企画書の作り方

営業マンが活用する提案書は非常に重要なものです。

営業現場では受注を獲る為に提案&説明を行いますが、資料がなければ上手く伝えることができません。

また、良い提案書を作成することで、受注件数を飛躍的に伸ばせるので、この記事では営業資料の可能性について解説していきたいと思います。

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営業提案書を作成する目的

「提案書」とは、一般的に自社の上層部や部署の上司、あるいは取引先などに対して、アイデアや意見を伝えるための資料を言います。

しかし営業提案書に限定した場合、取引先に対して自社の商品サービスを紹介し、最終的には契約をとることが目的になります。

セールストークに自信のあるやり手のベテラン営業マンであれば、「対面営業でしっかりと提案すれば、企画書なんて要らない!」と考える人がいるかもしれません。

しかし、視覚に訴えかける情報は、耳から入る情報よりも印象に強く残ります。

また、耳から入る情報の場合、

  • お客様が聞き間違える
  • お客様が聞き流す

ということが起こり得ますが、提案資料という形にしておけば後からでも見返せるので、情報を正確に届けることができます。

出来の良い資料であれば、その企画書が社内を回覧して、「結果的に複数部署で受注になる」なんて話も珍しくありません。

企画書は”パワーポイント”で作成する

営業戦略上のメリットを考えると、やはりその時々で提案書を作成した方が、セールスにとっては効果的と言えるでしょう。

ちなみに、提案書作成時に使うソフトウェアはMicrosoft Officeのワード(Word)やエクセル(Excel)でも良いですが、パワーポイント(PowerPoint)を使うのが一般的です。

Apple製品のマックOSの場合には、キーノートがそれに該当すると思います。

そのようなプレゼン向きのソフトは、視覚的にインパクトのあるデザインを取り入れやすく、スライドショーなどの機能も豊富です。

また、随時テキストやデザインを見直して改善していくことも簡単なので、営業マンであればこのようなソフトウェアが使えることは必須のスキルと言えます。

営業提案書の作り方

実際に提案書を作成する時にまず決めるべきことは、「誰が資料を制作するか?」になります。

その時の選択肢は2つあります。

  1. デザイン等を含めて自社で企画&作成する方法
  2. 外部にアウトソーシングして作成してもらう方法

外部に発注する場合でも、提案書全部を作成してもらうのではなく、一部だけを依頼するという方法もあります。

例えば、営業提案書のうち、表紙や目次、商品紹介ページなどです。

これらは頻繁に内容が変更になるものではなく、取引相手へ訴えかけるようなメッセージが特に必要なわけでもありません。

なので、外部へ作成を依頼するのには向いている部分と言えるでしょう。

資料作成の外注も検討する

資料作成を外部に依頼するメリットは、”デザイン的に優れたものをプロに作成してもらえる”ことにあります。

現在の主流はランサーズクラウドワークスなどのクラウドソーシングサイトに外注するやり方ですが、このようなケースではフリーランスを安価に使えるので費用対効果が高いと言われています。

弊社(WEBX Inc.)はココナラを使っていますが、何でも好きなサービスを利用すれば良いと思います。

「試しに利用してみる」くらいの感覚でもOKですが、当然ながら費用(コスト)がかかりますし、内容を変更したい時に、すぐに対応してもらうことができません。

さらに、「どのような提案書を作成してもらいたいのか?」という希望や条件を正確に伝える必要があります。

それに比べて、自社で作成する場合、最初の頃はデザインや書き方で苦労するかもしれませんが、一度完成してしまえば、「記載内容の変更や修正にすぐ対応できる」という長所があります。

また、営業資料を編集したり、修正の都度、追加料金が発生することもありません。

先述したように、資料作成の定番ソフトはMicrosoftのパワーポイントです。

これは外部に依頼しても同じなので、PC(パソコン)にパワーポイントが入っている場合には、自社で作成することに挑戦してみるのも良いと思います。

提案資料に盛り込むべき要素

資料に盛り込むべき要素は、

  • 提案者の氏名や設立年など法人情報
  • 提供先や製造元の企業情報
  • 製品・サービスなどの商材情報
  • 価格やプランなどの料金情報
  • 電話番号やメアドなどお問合せ先情報
  • 申し込み&契約フローなどの情報

などが基本的だと思います。

しかし、これらの要素をどのくらい盛り込むかは、

  • 営業の進捗状況
  • 取引相手との関係性
  • セールスに費やした期間

などの諸条件によって変わってきます。

例えば、既に何度か取引している顧客に対して、会社概要を資料で説明することは、あまり意味がありません。

その場合には、本題である製品サービスの説明にページ数を割いた方が効果的だと思います。

また、新商品を初めて売り込む段階では、業界説明や一般常識的な情報も説明することが必要だと思います。

しかし、いよいよクロージングの段階になると、

  • 料金(価格)はいくらか?
  • 費用対コストはどうか?
  • どのように課題解決できるか?

に的を絞った方が、見込客に刺さると思います。

このように営業の全体像を見ながら、

  • それぞれの要素を
  • どのような順番で
  • どのくらい詳細に提示するか

を考えることが資料作成におけるキモと言えるでしょう。

提案資料は”つかみ”が大切

提案資料では冒頭のつかみが非常に大切なので、ここで押さえておきましょう。

最初の30秒で顧客の心を掴めなければ、そのプレゼンは失敗する確率が高くなります。

なぜかと言うと、人間はそんなに長い間、人の話を聞いていることができないからです。

特に、プレゼンのような小難しい話を聞くことは、とてもストレスを感じますし、集中力が持ちません。

なので、プレゼンでは結論、つまり顧客が抱えている課題を解決できることを、冒頭でズバッと提示するようにしましょう。

提案資料を使ったプレゼン方法

せっかく良いプレゼン資料を作成しても、プレゼンテーションのやり方が良くなければ、これまでの苦労が水の泡になってしまいます。

もし営業資料を使ったプレゼンをしようと思っているなら、大前提として、人数分の資料を紙で持参することが基本になります。

資料のサイズはA4の横長書式が基本ですが、見やすければ何でも構いません。

そして提案書に記載する文字(テキスト)は、極力少なくしましょう。

資料は文字を見せるものではなく、直感的に読み取ってもらうものです。

なので、文字などの説明は口頭でするのが基本で、テキストは少なければ少ないほど理想的といえます。

しかし、この資料は決して最初に渡してはいけません。

提案資料は、良くも悪くも独り歩きするものなので、相手に資料を渡してしまうと、思うようなプレゼンができなくなる可能性があります。

つまり、聴衆が資料ばかりを見てしまうのです。

とはいえ、資料が無ければ印象の残り方が違ってくるので、紙の資料はプレゼン後に配布することをオススメします。

もちろん、モニターやプロジェクターと紙を併用するハイブリッド型でも大丈夫ですが、聞き手の注意が散漫になるので、この辺りは相手を見ながら判断するようにしましょう。

提案プレゼンの始め方

プレゼンの始め方には、ある程度のセオリーがあります。

まず、簡単な会社案内や自己紹介をしてから本題に入ることが基本で、この時にプレゼンの要点もあらかじめ説明しておくと分かりやすいでしょう。

ハキハキとした話し方でゆっくりと、相手が資料をめくる様子を見ながらペースを合わせていくと、好印象になるはずです。

加えて、プレゼンの冒頭と終了時には、もう一度ポイントを整理して説明するようにします。

「今回のご提案のポイントは3つあります。1つ目が●●。2つ目が■■。3つ目が▲▲・・・」といった具合です。

ある程度長尺のプレゼンでは、最初の方で話した内容が終わる時には忘れられているケースもあるので、要点をまとめて伝えておくことで、相手に対しての念押しにもなります。

質問も想定しておく

営業プレゼンをすると、お客様から必ず質問がでてきます。

なので、「どんな質問をされそうか?」ということは事前に想定しておいた方が無難だと思います。

特に契約手続きや、料金支払いについては必ず出る質問と言えるので、そのような質問に対してはFAQ(想定問答集)ページを設けて事前に記載しておくという方法もあります。

そのようにしておくと、見込み顧客が社内稟議を出す際にも便利だと思います。

営業資料は常に改善&修正しよう!

プレゼン資料はプレゼンテーションの原稿になるだけではなく、ビジネス上の売り上げをつくるために重要な役割を担っています。

非常によく出来たプレゼン資料であれば、「見せるだけで契約が取れてしまう」という可能性もあるのです。

しかしどうしても、プレゼン資料の作成に対して、

  • なんか難しそう…
  • 作り方が分からない…
  • 作るのがめんどくさい…

というネガティブなイメージを抱いているビジネスマンが多いようです。

しかし、現在はインターネットで様々なプレゼン資料のサンプルを見ることができたり、作成方法も無料公開されているので、苦手意識を抱いている人は、まずはそのような情報を参考にしてみましょう。

お客様の課題を解決しよう!

資料作成では、最初だけ外部に依頼して、後はそれを雛形(テンプレート)にして作成する方法でも良いと思います。

どのような方法をとっても、プレゼン資料は制作すること自体が目的ではありません。

大切なのは結果であり、「提案された商材によって自分(自社)の課題が解決できる」ということが、お客様にとって重要なポイントになります。

その基本がしっかりと押さえられている資料であれば、そこまで優れたデザインじゃなかったとしても、お客様の心を掴むことはできます。

しかし、それを実現するためには、資料を一度完成させたら終わりではなく、プレゼンを重ねるごとにブラッシュアップして、良いものに仕上げていくという手間を惜しまないことが必要になります。

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