営業メールは件名が命!新規開拓に使える提案メール例文3選

営業職にとってメールは大切なアプローチ手段だと思います。

商談の打ち合わせや、新製品の発表会のお知らせなど様々な場面で活用することができますよね。

ただ、メールは文字だけで用件を伝えるので、必要なことがきちんと伝えられて、かつ簡潔でなければなりません。

そこで今回は営業メールの基本や、メリット&デメリット、アポに繋がるメール作成について解説していきたいと思います。

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営業メールの基本的な書き方

営業メールにはある程度の決まった型があるので、まずはこのビジネスマナーを押さえていきましょう。

これはビジネスの基本部分になるので、ベテランの人は読み飛ばしても構いません。

営業未経験の人や、新入社員の人は必ずチェックしてください。

まず、Eメールの最初は宛名から書き始めることになります。

このとき、「××さんへ」というようなフランクな書き方ではいけません。

営業メールなのであれば、

  • 社名
  • 部署名・役職名
  • 氏名(フルネーム)
  • 敬称

から構成される宛名を書くのが正しい礼儀になります。

例えば、下記のようなイメージになります。

〇〇商事株式会社

第一営業部

宣伝課長

××様

ただ、これではかなり堅苦しい感じになってしまうので、一般的には

  • 社名
  • 苗字

だけで済まされているケースが多いです。

このようなケースでは下記のような書き方になります。

〇〇商事株式会社 

××様

最近ではslackやチャットワークなどチャットツールの浸透や、LINEやfacebookメッセンジャーなどのSNSが利用されている関係で、「宛名無し」というメールも一般的になってきました。

ただ、Eメールに関しては、商習慣として「宛名を入れる」という文化があるので、宛名を入れないことは失礼に当たります。

その辺りは怠らないようにしましょう。

メール挨拶のやり方

メール挨拶にも独特なやり方があります。

メールの出だしは、

  • いつもお世話になっております。
  • ご無沙汰しております。
  • 先日はありがとうございました。

などのビジネス枕詞が一般的です。

これらは定型文(テンプレート)のように使われているので、もはや言葉自体に大きな意味はありません。

これが社内メールの場合には、「お疲れさまです。」が一般的になります。

そして、初めての相手にメールする場合には、

  • 初めまして…
  • お忙しいところ失礼いたします…

などと書きます。

そして挨拶が済んだら、次に自分の名前を名乗ります。

これが無いと先方は「このメールは誰からだ?」となってしまうので注意しましょう。

企業に所属している人であれば、「〇〇株式会社の××です。」と続けます。

ちなみに、社内メールの場合は「〇〇部(〇〇支店)の〇〇です。」と名乗ります。

また、初めての相手には「私は〇〇企画株式会社千葉支店で広報を担当しております〇〇〇〇と申します。」といった具合に、軽い自己紹介から入ると印象が良くなると思います。

これはかなり丁寧なやり方ですが、丁寧過ぎてマイナスになることは無いはずなので、最初は無難なやり方を選択するようにしましょう。

メール本文の書き方

出だしが書き終えたら、次は「どんな用件でメールしたのか?」というメール本文のテキストを記載していきます。

この部分では、相手に”メールした目的”を知ってもらうことが重要なので、ダラダラと長文を書く必要はありません。

弊社新商品発表会の開催が決定いたしましたので、ぜひ足をお運びいただきたく、ご案内申し上げます。

上記のように要点のみを簡潔に伝えることが良いでしょう。

主旨を伝えたなら、その詳しい内容説明に入っていきます。

それが「いつ」なのか、具体的な日付などもココに入れていきます。

この詳細についての書き方は「6W3H」の構成にすると過不足なく簡潔に伝わると思います。

6W3Hは聞きなれない人が多いかも知れませんが、よく知られている5W1Hに3つを付け足した形のことをいいます。

営業メールでは必須といえる知識なので、ぜひここで覚えておきましょう。

6W3H
  • Who…「誰が」を表します。これがないと主語がないことになります。
  • Whom…「誰に」という部分です。相手を表します。
  • When…「いつ」具体的な日付などです。
  • Where…「どこで」イベントなどの開催場所です。
  • What…「何を」今回のメールの内容です。
  • Why…「なぜ」このメールを送っている理由などにあたります。
  • How…「どのように」という具体的な手段などのことです。
  • How many…「どのぐらい」具体的な数量を書きます。
  • How much…「いくら」金額です。

5W1Hには「Whom」「How many」「How much」がありませんでしたが、営業メールではこの3つも大切な要素になります。

最後は”署名”で締める

メールで要件を伝え終えたら、最後の締めに入ります。

定型文としては、下のような書き方が一般的になります。

一般的な定型文
  • 今後ともよろしくお願いいたします。
  • ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
  • 引き続きよろしくお願いいたします。

この後には、必ず「自分の署名」を入れるようにしましょう。

たまに署名を記載していない営業マンがいますが、かなり大きな機会損失をしていますので、そんなことは絶対に避けるようにしましょう。

署名に記載する情報は、下記のような情報が一般的です。

メール署名の内容
  • 会社名
  • 部署名
  • 氏名(フルネームが好ましい)
  • 住所(郵便番号から建物名、部屋番号まで入れます)
  • 会社の代表番号
  • 携帯番号
  • メールアドレス
  • URL(あれば入れておきます)
  • SNS(あれば入れておきます)

署名を書いてないだけで、「連絡先がわからないから面倒だな…」と思われる可能性があります。

実際に「署名が書いてないので問い合わせするのをやめた…」という経験が、さの編集長にもあります。

そんな些細なことでも失注の原因になり得るのです。

メールの長所&短所

営業方法には様々なやり方がありますが、メール営業ほどラクで簡単な営業スタイルはありません。

なので、上手くメール営業を実施すれば、思っている以上の効果が期待できるはずです。

しかし、Eメールを使うことのメリットはたくさんありますが、同時にデメリットもたくさんありますので、ここで確認していきたいと思います。

メール営業のメリット

メール営業のメリットは、「相手が都合の良い時間帯に見てもらえる」ということに尽きます。

電話はすぐに連絡したいときに便利ですが、相手が商談中や会議中ということもあります。

その点、メールならお客様の業務を邪魔することがありません。

また、資料やデータが添付できる点も大きなメリットだと言えるでしょう。

画像データやPDFファイル、URLなどをメール添付すれば、電話よりイメージを伝えやすくなりますので営業がしやすくなるはずです。

ただし、最近ではセキュリティ意識の高まりから、ファイルダウンロードやサイトアクセスに制限を設けている企業が多くなっています。

添付ファイルを送っても大丈夫な取引先なら良いのですが、初めての相手という場合は迷惑メールと勘違いされることもあるので、この辺りは十分注意するようにしましょう。

メール営業のデメリット

メール営業にはメリットがたくさんありますが、一方でデメリットもあります。

まず代表的なデメリットに、「メールは文字だけの一方的な伝え方になってしまう」ということが挙げられます。

電子メールは、書き方によって印象を悪くしてしまったり、意図した通りに伝わらなかったりすることがあります。

なので営業メールは、文章の書き方に細心の注意を払う必要があります。

二つ目に、メールを使わない人には効果が無いというデメリットもあります。

メールが普及したといっても、ビジネスパーソンの中にはEメールを開く習慣がない人もいます。

もしくは、スパムメールが多いので「重要な取引先のメールだけチェックして、他のEメールは一切開封するな!」という指示が出ている会社もあります。

せっかくメール送信しても、ほとんど見てもらえなければ、意図する用件を伝えることはできません。

この辺りは電話と異なるデメリットだと言えるでしょう。

営業メールを活用するタイミング

電子メールは一方的に送り付けるのではなく、相手の立場や状況を考えて効果的に使いたいものです。

連絡手段には、電話や郵便という方法もありますが、一体どんなタイミングで営業メールを使ったら効果的なのでしょうか?

例えば相手が多忙な場合は、自分が「今は大丈夫だろう…」と思っても、実際どんな状況なのかわかりません。

大切な会議中や来客中では電話を取り次いでもらえませんし、多忙な相手に折り返し依頼をするのも心苦しいものです。

そんな時でも、電子メールを送信しておけば隙間時間に見てもらうことができます。

また、伝えたいことがあるのに電話に出てもらえなかったときや、相手が不在で電話に出てもらえなかったときは、

  • 先ほどお電話した件ですが…
  • 先ほどお電話させていただいたのですが…
  • ご不在でしたので…

などの言葉を添えてメールしておくと丁寧な印象を与えられます。

ただし、深夜や早朝など非常識な時間帯にメールすると、携帯メールの場合には着信音が鳴って迷惑をかけてしまう可能性もあるので注意が必要です。

このように、営業メールは使い方しだいでグッと効果的になりますので、相手の状況を考えながら、タイミングによって使い分けていくことをオススメします。

新規開拓に使える営業メール

営業職を選んだからには、たくさんのアポイントを獲得して、どんどん自社製品を売り込みたいですよね。

そんな時には、メール営業を実施しましょう。

このメール営業では、書き方しだいで結果に大きな違いが出てくるので、ここで押さえておきましょう。

まず相手がメールを受信したとき、真っ先に目に入ってくるのはタイトル(件名)です。

このメールの件名を工夫するようにしましょう。

電子メールは”件名”が命

メールの件名を作成する時にはコツがあります。

それは、用件がひと目で分かるようなタイトルにすることです。

そのようにすれば、ダイレクトに内容を伝えられるので、開封率が圧倒的に高まります。

というのも、メールは開封してもらわなければ全く意味をなしません。

なので「どうすれば開封してもらえるのか?」ということを追求する必要があるのです。

例えば、

  • 新商品●●の展示会の件
  • ▲▲のご案内

などがわかりやすい例です。

このようにすればダイレクトにメール内容を伝えることができますが、それに興味が無ければクリックされません。

なので、クリック率(CTR)を高くしたいのであれば、簡潔な要件を件名に記載しましょう。

他にも、メール営業する場合には「煽り系の件名」にするということも効果的です。

例えば、

  • 無料キャンペーン実施中
  • 限定価格

など、メールの件名に”今だけ”という特別感を出すのです。

このような件名はクリック数が伸びると思いますが、その分、不信感も多くなってしまうので諸刃の剣といえるでしょう。

”メールは短く”がベスト!

メール営業では、メール文の長さも非常に大切な要素になります。

せっかく電子メールを開いてもらっても、ダラダラと長文が書いてあったら、誰でも読む気が失せてしまいますよね。

なので、営業メールはスクロールせずに読み切ることができる長さが理想的です。

結局、営業メールの目的は、見込み顧客から問い合わせをもらったり、興味をもって貰うことなので、その目的が達成できるモノにすることが重要なのです。

この辺りはとても奥深い話なので、詳細は販売されている書籍などをご覧ください。

メール営業の書籍
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メール営業の例文をご紹介!

実際にメール営業をやってみたいと思った時、必要になるのはメールの雛形です。

「どんなメールを送ると一番効果的なのか?」

これを追求することはとても奥深いことです。

なぜかと言うと、販売する商品サービスによって、最適なメールの雛形が変わってくるからです。

もちろんメールの件名も変わってきます。

なので、色々試しながら自社商材に適したメール営業のやり方を探し出す必要があります。

ここではメール営業の雛形を作成するために参考になる例文をいくつかご紹介しておきますので、ぜひ参考にしてみてください。

メール例文①

突然のご連絡失礼いたします。

●●●株式会社の×××と申します。

今回、弊社で運営している『▲▲▲(商材名)』のご案内で連絡いたしました。

『▲▲▲(商材名)』とは、“業界No.1”の■■■サービスです。

【URLを記載:https://www.sidebizz.net/

▲▲▲(商材名)の特徴は、日本で一番利用されているサービスなので、最も高い効果が期待できることです。

業界最多を誇る10,000社以上のご利用実績と、高い顧客満足度がサービスの自慢です。

このたび、▲▲▲(商材名)にて12月限定キャンペーンを実施いたします。

【1掲載=5,000円】で提供させていただきますので、もしご興味あればキャンペーン担当者までお問い合わせください。

キャンペーン担当者:×××

是非ご検討を宜しくお願い致します。

 

メール例文➁

お世話になります。

●●●の×××と申します。

過去、名刺交換をさせていただきました企業様に送信しております。

この度、全く新しい販路開拓サービスをプレスリリースいたしましたので、
今後営業に注力していく企業様にお役立ちができるのでないかと思いご連絡致しました。

▲▲▲(商材名):https://www.sidebizz.net/

  • 販路開拓の効率化
  • 見込み客の獲得
  • パートナー募集を
  • ターゲットのリスト化
  • アプローチの実施
  • 効果検証

以上の営業フローを全て一元管理できるシステムになります。

毎月100社以上からお問い合わせをいただいているサービスですが、もし御社も営業強化されるご予定があれば、サービス内容を共有させて頂ければと思います。

※ご都合のよい日時を3つほどご指定ください。

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

メール例文➂

お世話になっております。

●●●の×××と申します。

※ホームページを拝見してご連絡いたしました。

誠に勝手ながら、当社運営の営業支援サイト
「▲▲▲(商材名)」をご紹介させて頂きたくご連絡いたしました。

サイトURL:https://www.sidebizz.net/

▲▲▲(商材名)とは全く新しい概念を活用したWebサイトです。

▲▲▲(商材名)の特徴は以下の通りになります。
①掲載料金0円
②手間なく簡単スピーディー
③全く新しい販路を構築できる

もし下記のような場合には是非ご返信ください。
・新規営業を強化したい
・見込顧客を増やしたい
・販路を拡大させたい
※媒体資料をお送りさせて頂きます。

ご検討をどうぞよろしくお願い致します。

メールの良さを理解して活かす

営業メールは送る人にとっても、もらう人にとっても便利なモノですよね。

でもだからといって、何でもメールで済ませればOKという訳ではありません。

相手によっては電話やFAX、郵送の方が安心できるという場合もありますし、高齢な人の中にはメールが苦手という人もいます。

また、メールを送ったつもりでも、「送信エラーで送れてない…」なんてケースも十分あり得ます。

メールの特性は、簡単にまとめてしまうと以下のような感じになります。

メールの特性
  • 都合の良い時に用件を見てもらえる
  • 手早く伝えられる
  • 瞬時に資料を送れる

このようなメール営業の特徴を理解した上で、そのときどきやタイミング、状況、相手に合わせて上手に活用するということが大切なのです。

営業は製品サービス(商材)を売ることが仕事ですが、顧客がどのような人物であるかを観察することも重要ということです。

営業ツールを使い分けるのがコツ

インターネットや通信手段が発達した現代では、電話、メール、FAXなど、さまざまな連絡方法があります。

  • 急ぎだから電話
  • 形に残しておきたいからFAX
  • とりあえず知らせておきたいからメール

など場面に応じてチョイスすることができると思います。

これ以外にも、

  • お客様は休日や睡眠中ではないか?
  • 来客中ではないか?
  • 添付ファイルを受信できるか?

といったシチュエーションも考慮しながら営業しなければいけません。

営業手法は選択肢が多いですが、やってはいけないタイミングもありますので、相手やシチュエーションに合わせて、賢く使い分けていきましょう。

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