営業日報を出すことは会社員であれば当たり前ですよね。
ただ、日報作成を「単なる作業」としてこなしている人が大勢いると聞きます。
これは非常に勿体ないことだと思います。
そこで今回は、営業日報の活用方法や、日報作成するコツについて解説していきたいと思います。
営業日報を書く意味とは？
現場で働く営業マンにとって、営業日報を書いて報告するという仕事は、なかなか負担になっていると思います。
日報を書くような時間があるなら、「その時間を営業活動に使いたい！」というのが営業マンの本音だと思います。
営業日報は、
- 日報を書くのが面倒
- 毎日同じような営業報告になる
- そもそも報告することが無い
などの理由から「無意味だ！」と言われることもあります。
会社の売上に多大な貢献をしているトップセールスであれば、「いちいち日報を出さなくても、実績を見ればわかるだろ！」と思うかもしれません。
営業マンの中には、サボったことがバレたくないので日報で報告したくない人や、めんどくさがり屋の人もいるので、たびたび社内議論にもなるのが営業日報なのです。
営業現場の問題点が把握できる
営業担当者がどんなに日報嫌いだったとしても、経営者（執行役員など）からしてみれば、営業報告書は貴重な情報源になり得ます。
社長は営業現場を全て把握することが難しいので、営業日報を通じて日々の状況を把握しているのです。
- 何か問題に発展しそうな案件
- あと一押しすれば売上につながる案件
- 自分では処理し切れない案件
営業日報を提出することで、このような案件が可視化されるので、会社単位で対処することもできます。
営業の効率化が図れる
営業日報は、営業社員と担当役員の仲介役にもなっています。
セールス活動は「漠然と続けていれば結果が出る」というものではないので、きちんと情報収集してPDCAサイクルを回していく必要があります。
その為の情報源として、営業日報は役立ちます。
成績上位者からは好成績になるヒントを得て、成績が落ち込んでいる社員からは落ち込んでいる理由を探る、というのがセールスマネージャーの役目になります。
そして中間にいる、いわゆる「普通の営業マン」には、もっと効率よくセールスしてもらう必要があります。
1人1人に毎日面接してヒアリングするのは、社員にも経営者にも負担になりますが、その代役を務めてくれるのが「営業日報」なのです。
営業報告を上手く活用すれば、個人やチームの営業成績も会社の経営全体も上向く可能性があるので、そこに営業日報を書く意味があります。
これは営業マンにもメリットのある話なので、この点を良く理解しておく必要があります。
社内営業にも活用できる
営業日報を今より有効活用する為には、その役割を見直してみることも大切です。
営業日報には、
- どんな仕事をしたのか？
- どんな商談内容だったのか？
- どんな結果を残したのか？
などを書きますが、その結果如何にかかわらず、自分の頑張りや努力を伝えることも重要です。
上司に口頭で「私はこんなに努力しています！」とアピールしても、「どうでもいいから、早く売り上げを持ってこい！」と怒鳴られてしまうことでしょう。
このように、営業職は良くも悪くも数字が出てしまう職業ですが、その数字に反映されない独自の工夫や努力も積極的にアピールすべきだと思います。
それらをアピールする為に、営業日報は欠かすことができません。
やはり上司といえども人間なので、情に訴えかけるような社内営業をしておくことは、あなたが昇進・昇格する為にも大切なことです。
上司に対して、自分の頑張りや努力を伝えるためには、見込案件の報告時に、
- 人一倍努力したポイント
- 自分で編み出した独自アイデア
- 商談時の工夫
などを共有しておくと、たとえすぐに結果が出なくても上司は安心するはずです。
なぜかと言うと、上司も優秀な営業マンだったはずなので、そのような努力や工夫が営業成績に結びつくか否かを、ある程度判断できるからです。
もし「こりゃダメだ…」と思えばアドバイスして修正することができますし、「このままでOK」と思えば安心できるはずです。
逆に「何も考えずに行き当たりばったりで行動している営業マン」ほど、上司（管理者）にとって不安なことはありません。
