アポイントメールは新規営業や既存営業の場面で必ずと言っていいほど出てきますが、営業メールには独特のコツがあり、書き方やテクニックもあります。
そこで今回は効果的なアポメールの送り方や、返信率を高めるコツについて解説していきたいと思います。
アポイントメールの送り方
会社訪問や表敬訪問など、ビジネスマンの仕事には商談アポイントメントを取る機会が数多くあります。
その連絡方法はたくさんありますが、相手の時間を奪わず、いつでも返信できる「電子メール（Eメール）」が多く使われていると思います。
しかし、先方もあなたのメールばかりを待っているわけではないので、対応を後回しにされたり、最悪のケースでは他のメールに埋もれてしまうことすらあり得ます。
そんな忙しい相手とアポイントメントを取りつける為にはコツがあります。
要件を端的に伝える
まず、アポイントメールを送る時に必要となるのは、内容の分かりやすさです。
- 相手は誰か？
- 何の要件か？
- 緊急性はあるのか？
などの情報が件名や本文の最初数行で分かるようなメールが理想的です。
「アポイントの件」などの件名で送ることが多いアポイントメールですが、このような件名では「どこからの連絡なのか？」が一目で分かりづらく、スパムメールと勘違いされる可能性もあります。
なので、メールを開かずとも、大切な内容であることが理解できる情報を盛り込むようにしましょう。
例えば「●株式会社｜アポイント日程の件」という件名にするだけでも、内容が伝わりやすくなります。
アポイント日時を必ず提示する
アポイントメールでは日程を提示すると思いますが、適当にやってはいけません。
相手を尊重するつもりで「日時はお任せします」と連絡してしまう営業マンを見かけますが、これは絶対に止めましょう。
アポ取りは営業活動なので、お客様が「Yes」「No」で回答できるようにすることが理想的です。
その為には、
- 1/10（月）14：00@渋谷
- 1/11（火）11：00@新宿
- 1/12（水）17：00@池袋
と具体的に指定することが大切です。
日時の指定は3つくらい用意して、相手に選択肢を提示するのがビジネスマナーだと言えるでしょう。
日時を具体的に提示しないと、連絡を後回しにされてしまうリスクが高まりますし、「日程調整中」という名目を与えかねません。
その結果、とんでもない日時と場所を指定される可能性も出てくるのです。
営業職であれば、自分から日時＆場所の提案を行い、それに承諾して貰うようにしましょう。
アポメールに返信がない場合
ビジネスでは様々な相手と日程調整していきますが、いつまで経っても返信が来ない場合、先方に催促のメールを打つことになります。
相手はメール返信を忘れているだけかも知れませんし、もし日程調整をしているのに催促メールなんて送ると、思わずムッとされるかもしれません。
そんな時のために、催促のメールは可能な限り丁寧な文面で送るようにしましょう。
基本的には「日程調整中だと思いますが、早めに返信が欲しい」というような内容にすればOKだと思います。
このような面倒なやり取りを避けたい場合には「日程調整ツール」を活用しましょう。
自分から都合の良い日程を3つほど提示して、お客様の都合が悪ければまた日程を3つほど提示して…、というやり取りはもはや原始人です。
弊社（WEBX Inc.）も日程調整ツールをフル活用していますが、このツールを使うことによってアポイント獲得率が300%UPになりました。
営業職であれば日程調整は毎日行うはずですが、その業務効率が飛躍的に伸びるので、使わないという判断はないと思います。
無料（0円）でも使えるので、早速登録してみてください。
キラーフレーズを活用する
メールの件名は、メールボックスの一覧画面だけで要件が伝わるので、絶対に有効活用するべきです。
件名にぜひ盛り込みたい文言としては、「至急」「再送」「要確認」「要注意」といったものが挙げられます。
このようなフレーズは焦っていることが伝わるので、強めの催促を促すことができます。
件名に【至急】といった形で盛り込めば、否が応でも目に入るでしょう。
目立つやり方としては「※」を活用する方法もあります。
その場合には【※至急】としたりします。
例えば以下のようなイメージです。
【※至急】先日お打ち合わせした●●について
こうしてすぐにでも連絡が欲しいことを伝えるのが賢い催促の方法だと思います。
相手に気を遣うことも大切
しかし、件名で強く催促した場合、そのメール本文は丁寧な文言をチョイスしなければ「失礼な人」と思われるかもしれません。
そのためは、まずきちんとアポイントメールが届いているかを確認することが大切です。
「迷惑メールフォルダに紛れているかもしれないので…」といった言い回しで相手を気遣うような文言を盛り込むと、好感が持てると思います。
大切なことは、アポイントを取って商談などのビジネスを円滑に進めることであり、メールの返信だけが目的ではありません。
その後もビジネスパートナーとしての良好な関係を継続していくことを念頭に置きながら対応しなくてはいけません。
お客様相手にイライラしたり、怒ってはいけません。
怒りの感情が上手くコントロールできない場合には、アンガーマネジメントについての本を読んでみてください。
