ファシリテーションスキル入門編!会議に使える能力&やり方を解説

ビジネスパーソンであれば「ファシリテーション」という言葉を聞いたことがありますよね。

ファシリテーションは「優れたビジネススキル」のように感じるかもしれませんが、ファシリテーション能力は特別な才能ではありません。

日常生活で使ったり、会議で使うこともできるので、ファシリテーターのスキルは全てのビジネスパーソンが身に付けるべきだと思います。

そこで今回は、ファシリテーションスキルについて解説していきたいと思います。

経営者や事業責任者など、ビジネスリーダーを目指す人はぜひご覧ください。

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ファシリテーションとは?

会社員として働いていれば、必ず『会議』に出席する機会があると思いますが、とにかく無駄な会議が多いことに気付きますよね。

無駄な会議の一例
  • 誰も意見を言わない『しらけた会議』
  • 上司ばかりが発言する「一方通行の会議」
  • 目的が定まっていない『意味不明な会議』
  • 意見が食い違ってばかりの『喧嘩会議』
  • 各部署が主張を繰り返す『自己主張会議』

サラリーマンであれば、このような会議に一度くらい出くわしたことがあると思います。

そんな時に「優秀なファシリテーターがいたらなぁ…」と考えたことがあるかもしれません。

下のような『説教会議』は本当に嫌ですよね。

部長
これから会議を始めたいと思いますが、まずは先月の実績を順番に報告してください。
営業A
私は達成率80%で、若干ですが目標を下回りました。
部長
なにが若干だ!未達は未達だ!なんで目標達成できないんだ!!!
営業A
なんとか達成しようと頑張ったのですが、見込客の社内稟議が長引いていまして…
部長
言い訳するな!未達成はゼロと同じだ、話にならん!次、営業Bも報告しろ!
営業B
は、はい!私は達成率95%だったので、あと少しというところでしたが…
部長
ふざけるなッ!!100%以上でなければ結局は未達だ!お前も話にならん!

このような説教型の営業会議であれば、もはや『報告』なので、メールを送っておけば済むはずです。

しかし上司が説教したいがために、わざわざみんなを集めて会議を開いているのです。

これは上司が『仕事した気になる為のパフォーマンス』なので、決して生産性が上がることはありません。

このような会議は『無駄会議』の典型例だと思いますが、実はこのような会議を『有意義な会議』に変化させることもできるのです。

そのような場面で求められるのが『ファシリテーター』という存在です。

そもそもファシリテーションとは英語の「facilitate」を語源にしていて、物事や仕事がスムーズに進む、楽になるという意味や、促進する、円滑に進める、手助けする、などの意味が含まれています。

それらの意味を踏まえてファシリテーションを要約すると『参加者の協力を促して、全員が納得する結論を導き出すために支援すること』ということになります。

ファシリテーションのノウハウは会議だけでなく、プロジェクトや組織運営などにも応用できるため、ビジネスパーソンが身に付けておくべきスキルだと言えます。

ファシリテーターの役割とは?

ファシリテーションを推進する人が「ファシリテーター」です。

これだけ聞くと誤解されやすいのですが、実は『ファシリテーター=司会進行役』ではありません。

司会進行役は議題と進行表に従って会議を進めていくだけなので、基本的には参加者に配慮することはありません。

これはセミナーの司会進行役をイメージすればわかると思います。

しかしファシリテーターは、参加者から出てきた意見を整理整頓したり、バラバラな意見をまとめたり、参加者にヒントを与えたりして、会議全体を活性化させる役割があるのです。

例えば先ほどの無駄会議にファシリテーター(以下「FA」と省略)が参加すると、具体的には以下のようになります。

FA
先月の売上実績について、この会議で全体共有したいと思います。営業担当者によってバラツキはあると思いますが、どうすれば全員達成できるのかを考えることがこの会議の目的です。まずは営業Aさんから実績報告お願いします。
営業A
私は達成率80%で、若干ですが目標を下回りました。
FA
なるほど、達成率80%は問題ですね。残り20%が達成できなかった理由は何だと思いますか?
営業A
なんとか達成しようと頑張ったのですが、見込客の社内稟議が長引いてまして…
FA
見込客の社内稟議が問題だったということですね。それについては営業Bさんどう思いますか?
営業B
確かにそのクライアントAは社内稟議が長引く傾向があります。それがあれば新規開拓営業を強化した方がいいかもしれません。例えば、営業リストを購入して…
FA
ちょっと待ってください。それは後で課題になるかもしれませんが、とりあえず今はクライアントAの受注について話したいと思います。クライアントAが攻略できない理由をもう少し深掘りしてみませんか?クライアントAの攻略方法について営業Cさんの意見を聞きたいと思います。

このようにファシリテーターとは、会議の目的が達成されるようにメンバー全員の協力を促し、ミーティング全体をコントロールしていくのです。

これがファシリテーターの役割となります。

ファシリテーションが注目される理由

近年ファシリテーションは注目されていますが、その理由は一体何なのでしょうか?

注目される主な要因
  1. ビジネスはスピードが命だから
  2. 多様化が求められている
  3. 透明性が求められている

これは当たり前の話ですが、とにかく「①ビジネスはスピードが命」だと言えます。

競合他社も必死なので、早めに手を打たないと、すぐに置いてかれてしまいます。

対応が後手に回ってしまうと、色々な所でトラブルが頻発してくるのです。

そのようなリスクを回避するという意味で、現代ビジネスでは意思決定のスピードが求められているのです。

そして「②多様化が求められている」ことも外せない要因だと思います。

様々な部署、役割、意見などが尊重される時代なので、組織をまとめ上げるにはそれらを統括しなければいけません。

そもそも上司の意見が絶対正しいということもないので、ビジネスのやり方が変わったということでしょう。

そして「➂透明性が求められている」という側面もあるでしょう。

旧態依然の企業経営はトップダウン式でしたが、現在はIT社会なので透明性が求められます。

できる限り情報をオープンにして、「なぜこのような意思決定が行われたのか?」という部分に納得感を持ってもらう必要があるのです。

従来型の会議ではこの部分が満たせなかったため、結果的にファシリテーターのニーズが出てきたのだと思います。

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