営業現場ではお客様と色々な話をしますが、全てを記憶しておくことは正直無理ですよね。そんな時には営業ノートを活用することがオススメです。トップ営業マンはノートを上手く活用しており、その為のコツもあります。
そこで今回は、営業ノートの書き方と使い方をご紹介していきたいと思います。
概要
営業ノートの書き方とは？
営業のノート術を活用する為に、まず押さえておきたいのが”相手の基本情報”です。
基本情報とは、
- 相手の企業名
- 担当者の氏名
- 会社所在地
- 電話番号
- メールアドレス
- SNS情報
- 担当者の特徴
- 会うときの注意点
などになります。
基本情報さえ入れておけば顔を合わせたときでも会話に困ることがありませんし、何かあったときすぐにアポイントが取れます。
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営業ノートのまとめ方
後々で振り返りやすいように記録しておくべき項目は、会った日の日付になります。
メモを取るときついつい忘れてしまうことですが、時系列で振り返ることが出来るようにするためにも、メモに日付を加えるようにしましょう。
そうすれば同じクライアントと何回か打ち合わせしたときでも、
- この話は前にしたっけな？
- あの話はまだ話してないっけ？
など「いつ何処で何の話をしたのか？」ということを思い出せるようになるのです。
メモに残すことが多いのは、打ち合わせの内容やグラフなどの図ですが、メモを取ったときの状況や雰囲気も入れることがポイントになります。
打ち合わせのときに相手が強調していた言葉や、表情を変えたキーワードがあればそれを記録しておきます。
- 見返したときになぜ相手はそこを強調したのか？
- どうしてそのような雰囲気になったのか？
など先方のニーズ（本音）を探るヒントにもなります。
見やすいノートを作るためにも、色ペンを使うことも大事です。
メモを取っているときには黒色のペンを使い、重要な部分は赤ペンを使えばより見やすくなるのです。
自分のコメントは緑のペンで書くなど使い分けます。
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営業ノートに最適なサイズとは？
営業ノートのサイズは相手に見て貰う機会があるならA4を、持ち運びを重視するならB5サイズがおすすめです。
A4サイズの大きめノートはお客様からも見やすいサイズなので、打ち合わせの場でもホワイトボード感覚で広げながら話を進めることが出来ます。
またクライアントからそのメモが欲しいと言われたときでも、コピーが取りやすいというメリットがあります。
色々なブランドから営業ノートが発売されているサイズでもあるので、自分の好みに合わせて選ぶことが出来るのも良いところです。
営業マンは外回りが多い
B5サイズは大学ノートなどでも採用されている大きさで、学生時代から使い慣れている人も多いです。
営業マンが持ち歩くビジネスバックにも収まる大きさなので、かさばることもありません。
ある程度の広さもあるので、大きな字を書くことができますし、見やすいのも特徴的です。
また営業職は外回りをする仕事なので、
- 荷物を出来るだけ少なくしたい！
- 薄いノートが良い！
という人はルーズリーフを活用しましょう。
ルーズリーフなら紙を入れ替えたり、顧客ごとにインデックスや付箋を付けたりと自由度も上がります。
その日に必要な部分だけ抜き出して一つのファイルにまとめれば荷物も最小限で済むのです。
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営業ノートの使い方を解説
営業ノートを上手く活用するには、”やることリスト（To Doリスト）”を作る方法があります。
商談中に録したメモを元にTo Doリストを作れば、仕事の効率もアップするはずです。
営業ノートを見返して、やるべきことに優先順位を付けて、やることリストに落とし込んでいくのです。
やることリストを作ることで打ち合わせで決まったことがそのまま放置されず、次の段階に進むための準備に取り掛かれるようになります。
会議中や打ち合わせ中に自分がやるべきことが出てきたときには、すかさずメモする癖を付けて、期限に間に合うようにスケジュール調整するのです。
このような場面で営業ノートが活躍します。
成果を出している優秀な営業マンは商品サービスについて常に勉強し、トーク力やコミュニケーション能力が低くても顧客のニーズが理解できるように努力しています。
営業ノートの記録はお客さんが自分たちに投げかけた疑問でどのような内容が多いのか、どんなサービスを望んでいるのかを見出すための大切な資料です。
時々見返して勉強するのも賢い使い方です。
営業ノートはデータ管理する
打ち合わせの内容を全てデータ化し、情報をまとめるという整理術もあります。
直近一年分の打ち合わせのメモをデータ化することで、スマホやパソコンでいつでも閲覧できるようになります。
USBやハードディスクにデータを保存して、その情報が必要になった時に取り出せるようにしておけば、嵩張るノートを保存する必要もありません。
後で検索しやすいように日付や参加者などをタイトルに入れると、すぐにデータを見返せるのでとても便利です。
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営業ノートはパソコンで代用できる
営業ノートは紙のノートだけでなく、パソコン（PC）やタブレットで代用することも可能です。
端末さえあればすぐにメモを取ることが出来ますし、送りたい資料があれば会社に帰らなくてもPCやタブレットから直接送ることも出来るようになるのです。
紙のパンフレットより商品サービスの説明がしやすく、言葉では分かりにくい部分も写真や動画でイメージを伝えられます。
そうすると結果的に説明時間の短縮にもなるので、無駄な時間をカット出来るのもPCやタブレットの良い点です。
最近ではそのような動きを支援するメモアプリがたくさん出ていますので、使いやすいものを自由にチョイスすれば良いと思います。
パソコンとタブレットはどっちが良い？
パソコンならUSBメモリを使うことができるので、外出先でも資料の印刷ができますし、大きめな容量データも持ち運ぶことができます。
しかも、USBメモリにデータをバックアップしておけば、もしパソコンが故障した時でもトラブルを回避することができます。
この役割をGoogleドライブ、Dropboxなどのクラウドストレージサービスに担って貰うのでもOKです。
タブレットではPCと同じように端末内にワードやエクセルが搭載されていることもあり、外出先でワープロ代わりにメモが取れます。
もちろんキーボードが付いているので、文字の入力がしやすくて、営業日誌などを記録するときも重宝するのです。
文書を作成するだけでなくメールで送られてきた資料をタブレット内で編集したり、ワードやエクセルで作った資料をオンラインストレージで共有出来たりと色々な機能が使えます。
何より起動するのが早いので必要なときにすぐ取り出せて、素早くメモが出来るのはタブレットならではの特徴と言えます。
一日の仕事を振り返ることもできる
営業ノートを意義あるものにするためには、毎日仕事が終わる度に見直して、その一日の反省をしましょう。
営業ノートを書く目的は、
- どれだけ頑張ったのか？
- どのような成果を出せたのか？
を見直すためでもあります。
日々の仕事を記録することで新しい発見を見つけることができ、自分自身の成長にも繋がるのです。
苦手意識のある人や、対応できてない事柄も把握することができるので、その後の対策になり得ます。
このように、「どうすれば苦手意識を克服することができるのか？」ということを考えて、営業活動を復習することが大切なのです。
その場をただ流しているだけの人と、きちんと毎回復習している営業マンでは、成長の度合いが全く違ってきます。
このように営業ノートをつけていけば、一日の振り返りが簡単にできるようになりますが、そればかり集中するのは要注意です。
打ち合わせやミーティング、商談でメモを取ることばかりに集中してしまい、大切なことをうっかり忘れてしまうこともあります。
お客様との商談で一番大切なことは、もちろんリアルなコミュニケーションと、信頼関係の構築です。
これをないがしろにして、メモばかりに集中するのは本末転倒だといえます。
あくまでも営業の補完的ツールがノートやメモなので、お客様とのコミュニケーションを優先するようにしましょう。
