顧客リストを取得するうえでの注意点
顧客リストを作成する場合、個人情報保護法を理解しておかなければいけません。
個人情報保護法には、個人データを本人の同意を得ないで第三者に提供してはならないという原則があります。
もちろん「完全に違法」と言い切ることはできませんが、先ほど紹介した「名簿業者からの購入」はコンプライアンスの観点から問題視する声が少なくありません。
実際、名簿の入手経路については明確にされていないケースが多いので、下手をすると犯罪に巻き込まれる可能性もあるのです。
また近年、企業の顧客名簿流出などのケースも増えてきています。
法人リストであれば何も問題ありませんが、個人リストとなると話は別です。
再発防止策や損害賠償なども含めて検討する必要があるため、個人リストの取り扱いには十分注意しましょう。
顧客リストを漏洩させないためには？
顧客リストは、企業にとって「重要な財産」と言えますが、それと同時に「重大なリスク」と言うこともできるでしょう。
したがって、営業するにあたっては「大切な顧客情報を預かっている」という自覚をしっかり持つことが大切だと思います。
そして、情報漏洩が起こらないよう、データ管理には十分注意しましょう。
日頃からデータ流出が起きないようにコンプライアンス研修を実施したり、セキュリティ管理を厳重にしておくことも求められます。
例えば、パソコンを紛失したりパソコンを廃棄する際、ハードディスクに入っていたデータが流出するケースが散見されます。
なので、パソコンを廃棄するときにはハードディスクの中身を完全に消去したり、ソフトウェアをアンインストールして初期化することは必須と言えるでしょう。
もし心配な場合には、専門業者にデータの削除依頼も検討しましょう。
そして、USBに入っているデータが抜き取られる事例もあるので、USBの使用を禁止したり、ノートパソコンを社外に持ち出さないなど、徹底したルール作りが必要だと思います。
故意であっても、過失であっても、情報を流出させてしまえば結果は同じです。
悪意のある不正アクセスで情報漏洩するケースもありますが、自分たちのオペレーションミスで情報漏洩することだけは絶対に避けなければいけません。
そのためには、何回も繰り返しコンプライアンス研修を実施するしかありません。
とにかく社員の理解度を高めて、情報漏洩に対する危機感を植え付けながら、確認テストを実施するしかないのです。
リストの取得と管理は適切に！
営業活動になくてはならない営業リストですが、ここまで解説してきたように、営業リストを活用する場合にはリスクも付随してきます。
営業リスト自体が不正に入手された場合もあるでしょうし、リストデータが外部に漏洩してしまうことも起こりえます。
いずれの場合も、後々大きな問題にならないようしっかりと対策を講じることが必要だと思います。
しかし理解して欲しいのは、営業リストを作成することは「決して悪いことではない」ということです。
適切な管理＆運用さえすれば、営業活動が最大化することは間違いありません。
取得した営業リストを上手に活用して、営業推進していきましょう。
