営業日報を提出する意味とは？日報の役割と書き方を解説！

営業日報を出すことは会社員であれば当たり前ですよね。

ただ、日報作成を「単なる作業」としてこなしている人が大勢いると聞きます。

これは非常に勿体ないことだと思います。

そこで今回は、営業日報の活用方法や、日報作成するコツについて解説していきたいと思います。

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営業日報を書く意味とは？

現場で働く営業マンにとって、営業日報を書いて報告するという仕事は、なかなか負担になっていると思います。

日報を書くような時間があるなら、「その時間を営業活動に使いたい！」というのが営業マンの本音だと思います。

営業日報は、

• 日報を書くのが面倒
• 毎日同じような営業報告になる
• そもそも報告することが無い

などの理由から「無意味だ！」と言われることもあります。

会社の売上に多大な貢献をしているトップセールスであれば、「いちいち日報を出さなくても、実績を見ればわかるだろ！」と思うかもしれません。

営業マンの中には、サボったことがバレたくないので日報で報告したくない人や、めんどくさがり屋の人もいるので、たびたび社内議論にもなるのが営業日報なのです。

営業現場の問題点が把握できる

営業担当者がどんなに日報嫌いだったとしても、経営者（執行役員など）からしてみれば、営業報告書は貴重な情報源になり得ます。

社長は営業現場を全て把握することが難しいので、営業日報を通じて日々の状況を把握しているのです。

営業日報を提出することで、このような案件が可視化されるので、会社単位で対処することもできます。

営業の効率化が図れる

営業日報は、営業社員と担当役員の仲介役にもなっています。

セールス活動は「漠然と続けていれば結果が出る」というものではないので、きちんと情報収集してPDCAサイクルを回していく必要があります。

その為の情報源として、営業日報は役立ちます。

成績上位者からは好成績になるヒントを得て、成績が落ち込んでいる社員からは落ち込んでいる理由を探る、というのがセールスマネージャーの役目になります。

そして中間にいる、いわゆる「普通の営業マン」には、もっと効率よくセールスしてもらう必要があります。

1人1人に毎日面接してヒアリングするのは、社員にも経営者にも負担になりますが、その代役を務めてくれるのが「営業日報」なのです。

営業報告を上手く活用すれば、個人やチームの営業成績も会社の経営全体も上向く可能性があるので、そこに営業日報を書く意味があります。

これは営業マンにもメリットのある話なので、この点を良く理解しておく必要があります。

社内営業にも活用できる

営業日報を今より有効活用する為には、その役割を見直してみることも大切です。

営業日報には、

• どんな仕事をしたのか？
• どんな商談内容だったのか？
• どんな結果を残したのか？

などを書きますが、その結果如何にかかわらず、自分の頑張りや努力を伝えることも重要です。

上司に口頭で「私はこんなに努力しています！」とアピールしても、「どうでもいいから、早く売り上げを持ってこい！」と怒鳴られてしまうことでしょう。

このように、営業職は良くも悪くも数字が出てしまう職業ですが、その数字に反映されない独自の工夫や努力も積極的にアピールすべきだと思います。

それらをアピールする為に、営業日報は欠かすことができません。

やはり上司といえども人間なので、情に訴えかけるような社内営業をしておくことは、あなたが昇進・昇格する為にも大切なことです。

上司に対して、自分の頑張りや努力を伝えるためには、見込案件の報告時に、

• 人一倍努力したポイント
• 自分で編み出した独自アイデア
• 商談時の工夫

などを共有しておくと、たとえすぐに結果が出なくても上司は安心するはずです。

なぜかと言うと、上司も優秀な営業マンだったはずなので、そのような努力や工夫が営業成績に結びつくか否かを、ある程度判断できるからです。

もし「こりゃダメだ…」と思えばアドバイスして修正することができますし、「このままでOK」と思えば安心できるはずです。

逆に「何も考えずに行き当たりばったりで行動している営業マン」ほど、上司（管理者）にとって不安なことはありません。

営業日報の書き方＆作り方

営業日報には、定番的な書き方や作り方があります。

それらを理解する為には、日報を「見る側」と「書く側」の2つの視点で考える必要があります。

1. 見る側：経営者や管理者
2. 書く側：営業パーソン

営業報告することは、両者にとってそれぞれメリットがあるので、まずはこの辺りを確認していきたいと思います。

経営者（社長）のメリット

経営管理者が営業日報を見るメリットには、

• 数字では見えない現場が把握できる
• 会社や事業の強み＆弱みがわかる

などがあります。

季節や市況によって売上は左右されてしまいますが、数字だけを見るのではなく、営業現場に目を向けることはとても重要です。

訪問先・日時も含めて営業内容が正確＆細かく書かれていれば、アクションの良し悪しが見えてくると思います。

会社全体の強みと弱みは、日報に書かれたお客様の声からも判断できます。

競合他社と相見積りになった話や、コンペに負けた経緯などは参考になるはずなので、漏れなくチェックしましょう。

営業マンのメリット

営業パーソンが日報を提出するメリットは、経営者やマネージャーに1日の稼働状況を報告できることだけではありません。

営業マン自身の行動や、1日を振り返る為にも、営業日報はとても便利なモノなのです。

今日体験したことを具体的に書けば書くほど、反省点や改善点が見えてくるので、今後の営業活動に役立てることができます。

営業日報を書きながら、「なぜあの案件は失注してしまったのか？」「なぜあの時お客様は渋い反応したのか？」などを思い出してみましょう。

きっと次回以降の対策になるはずです。

日報は自分だけ理解できれば良いモノではないので、チームメンバーや管理者が理解できるように書くことがポイントになります。

営業日報は、営業現場の内容を共有することができる優れた仕組みなので、今後の引き継ぎなども想定して、”誰が見ても一目でわかる書き方”にすることが大切です。

営業日報を分析する

営業日報は正しく記載して、報告することが求められます。

その理由は「営業現場で何が起こっているのか？」を正しく理解する為です。

なので、もし営業報告の内容に嘘が入ってしまうと、営業現場の状況が見えなくなってしまいます。

経営管理者にとって、営業日報は現場状況を把握したり分析する為のツールなので、報告する側も「自分に不利なことは書かないで、有利なことだけを書く」ということは止めるようにしましょう。

このように「営業日報＝営業の分析ツール」と意識することで、「日報に何を書けば良いのか？」が自然に理解できていくはずです。

営業日報に記載すべき項目

営業日報は定性的なことを汲み取ることができる一方で、定量的なことから問題＆対策を分析することもできます。

営業日報から問題点や対策方法を分析するためには、日報の項目が統一されている方が良いと思います。

その為、営業報告する内容を予め決めておくことをおすすめします。

営業日報に記載する文章項目としては、

• 訪問先の企業名
• 訪問日時
• きっかけや経路
• 相手担当者や役職
• 提案商材
• 提案結果

などが一般的ですが、さらに、

• 競合（コンペや相見積もり）している他社名
• 契約する上での障害＆課題
• 購入頻度
• ネクストアクション（次回の予定）

なども加えておくと、管理者やマネージャーはアドバイスしやすいと思います。

営業日報の例文（無料）

ここで、営業日報の一例を紹介していきたいと思いますが、ここでご紹介する例文は、あくまでも「雛形」なので、参考程度にご覧ください。

営業日報は業種業態や各社のビジネスモデルによって、適切なモノを独自に作成することをお勧めします。

オリジナルのテンプレートを用意しておけば、営業担当者が記入する手間が省けるからです。

エクセルなどの表計算ソフトを使って、テンプレートを作っておけば、後で分析するときにも便利だと思います。

そのようなテンプレートに必ず入れておきたい項目は、業務内容と所感（感想）です。

業務内容には、

• 訪問数
• 受注数
• 売上
• 粗利
• 見込み数

なども記載してあると、より見やすくなると思います。

所感は自由に記載させて、徐々に修正していく感じでOKだと思います。

営業日報のクラウドアプリ

営業担当者にとっては、外出先からスマホで営業日報が送れると便利ですよね。

なるべく早く正確に業務報告する為にも、営業後なるべく時間を空けない方が良いと思います。

そんな時に役立つのが、ITツールやクラウド型アプリです。

いつでもどこでもアクセスしやすいwebアプリは、会社のサーバに負荷をかけることなく、情報共有できるのがメリットといえます。

営業日報アプリの中から、おすすめのアプリを3つご紹介したいと思います。

おすすめの営業日報アプリ

「Gamba!」は、累計15,000社を超える導入実績があるクラウドアプリで、スマホ・PC・タブレットで使用できるので、日報に加えて営業担当個人の実績数値を更新できます。

社内SNSタイプなので、「いいね」や「コメント」で社内のコミュニケーションを活性化できるのも特徴的です。

BeWorksは、クライアントと案件に紐づけた日報を作成することが可能で、営業日報と案件日報を分けて管理したい会社におすすめです。

見込み案件の登録は、納期・予算・担当者などの項目に分けることができます。

営業マン別、クライアント別の集計も可能です。

houren.soは、写真付きの営業日報を報告できるクラウドアプリで、写真にはコメントの書き込みもできます。

また、GPS機能にて写真を自動仕分けすることもできます。

細かい文章で日報を出す必要がない会社なら、このようなコメント付きの写真報告の日報が簡単＆便利です。

ぜひ自社のやり方に合った日報アプリを選定してみてください。