テレアポする時に受付突破ができず、困り果ててしまうセールスパーソンは多いですよね。
個人的な意見としては、「テレアポはそれほど難しくない」と考えているのですが、やはり個人差があるようです。
そこで今回は、担当者に繋がる確率を上げる具体的なフレーズを、状況別に15個の例文で紹介していきたいと思っています。
かなり実践的なテレアポテクニックとなりますが、担当者名が不明な場合、不在時の対応、NG例、成功のコツまで網羅。
この記事を参考にしながらテレアポの成功率を向上させましょう！
目次
なぜテレアポでは受付突破が重要なのか？
テレアポにおいて、商談機会の創出、そのための最も重要なハードルが”受付突破”です。
どんなに素晴らしい商品やサービスを持っていても、担当者に繋がらなければその価値を伝えることはできませんよね。
受付担当者は企業の「門番」であり、外部からの不要な連絡から社員を守る役割を担っています。
そのため、彼らを納得させ、担当者へ繋いでもらうための適切なアプローチが不可欠なのです。
もし受付突破ができなければ、テレアポはそこで終了。
営業活動は全く前進しないことになります。
その成功率を高めるためには、受付担当者の心理を理解し、効果的なトーク術を身につけることが極めて重要だと言えます。
受付突破の成功率を上げるための”3つ”の心構え
受付突破の成功率を高めるためには、単にフレーズを覚えるだけでなく、根本的な心構えが重要です。
具体的には、以下の3つの点を意識することで、あなたのテレアポは大きく変化するでしょう。
まずはこの”3つ”の心構えを押さえましょう！
受付担当者も「人」であると理解する
受付担当者も感情を持つ一人の人間です。高圧的な態度や一方的な話し方は避けて、敬意を持って接することで、相手も協力的な姿勢になりやすくなります。とにかく感謝の気持ちを忘れずに伝えることが大切だと思います。相手の時間を尊重する意識を持つ
受付担当者は日々多くの電話に対応しており、もちろん忙しい時間帯もあります。長々と用件を話したり、質問攻めにしたりするのは避けて、簡潔かつ分かりやすく伝えることを心がけましょう。相手の時間を無駄にしない配慮が信頼に繋がるはずです。断られても落ち込まず、次に活かす
テレアポは「断られて当たり前」というのが前提の営業活動です。一度や二度断られたからといって落ち込む必要は全然ありません。それよりも、なぜ断られたのかを分析して、次の電話営業に活かす姿勢が大切だと思います。失敗を恐れずに挑戦し続けることで、いずれ突破の糸口が見えてくるでしょう。
【状況別】今すぐ使える！テレアポの受付突破フレーズ15選
ここからは、具体的な状況に応じた受付突破フレーズを15個ご紹介していきたいと思います。
これらの例文を参考にしながら、あなたのテレアポに合った最適な形にアレンジしてみてください。
パターン1：担当者名が分かっている場合のフレーズ
担当者名が分かっている場合は、直接その方を指名することで、受付担当者もスムーズに繋ぎやすくなります。
株式会社〇〇の△△様はいらっしゃいますでしょうか？私、ウェブエックス株式会社のさのと申します。
△△様、いつもお世話になっております。ウェブエックス株式会社のさのです。今、少しお時間よろしいでしょうか？
△△様にご連絡を差し上げたいのですが、現在ご在席でしょうか？ウェブエックス株式会社のさのと申します。
もし担当者の氏名が分かっているのであれば、このように伝えた方が良い結果につながると思います。
パターン2：担当者名が分からない場合のフレーズ
担当者名が不明な場合は、部署名や用件を明確に伝えることで、適切な担当者へ繋いでもらいやすくなります。
恐れ入りますが、御社のWebサイト運営ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか？ウェブエックス株式会社のさのと申します。
「御社の〇〇（事業内容）についてお伺いしたいのですが、現在ご担当されている方にお繋ぎいただけますでしょうか？ウェブエックス株式会社のさのです。」
「〇〇（課題）に関する情報交換をさせて頂きたく、ご担当部署の方にお繋ぎいただけますでしょうか？ウェブエックス株式会社のさのと申します。」
自分の所属や氏名を最初に伝えるテレアポが普通だと思いますが、最初に用件を持ってくると受付はぐっと引き込まれます。
このテクニックは是非活用してみてください。
パターン3：「ご用件は何でしょうか？」への切り返しフレーズ
受付担当者から用件を尋ねられた際は、簡潔かつ興味を引くように答えることが重要です。
「大変恐縮ですが、〇〇様（担当者名）に直接お伝えしたい内容でございまして、お繋ぎいただけますでしょうか。」
御社の〇〇（課題や事業）について、弊社がお役に立てることがあるかと思い、一度ご挨拶のお電話をさせていただきました。
〇〇の件で、一度ご意見を伺いたくお電話いたしました。お忙しいところ恐縮ですが、数分で結構ですのでお時間を頂戴できればと存じます。
パターン4：担当者が不在だった場合のフレーズ
担当者が不在の場合でも、次のアポイントに繋がるよう、具体的な行動を促すフレーズを使いましょう。
かしこまりました。〇〇様は何時頃お戻りになりますでしょうか？改めてこちらからお電話させていただきます。
恐れ入りますが、〇〇様のご連絡先（メールアドレスなど）を伺うことは可能でしょうか？私の方からご連絡させていただきます。
それでは、〇〇様がお戻りになられましたら、株式会社□□の山田からお電話があった旨をお伝えいただけますでしょうか。また、何時頃が再度お電話するのにご都合よろしいか、お伺いいただけますと幸いです。
パターン5：資料送付を切り口にするフレーズ
いきなり担当者と話すのが難しい場合、まずは資料送付を切り口にすることで、次のステップへ繋げやすくなります。
御社に役立つ可能性のある〇〇に関する資料がございますので、一度お送りさせていただいてもよろしいでしょうか？ご担当者様のお名前を伺ってもよろしいでしょうか。
まずは資料をご覧いただき、ご興味があれば改めてお話しさせていただければと存じます。ご担当者様のお名前とメールアドレスをお伺いできますでしょうか。
〇〇の導入事例集をお送りしたいのですが、ご担当者様のお名前を伺ってもよろしいでしょうか？お手数ですが、部署名も合わせてお教えいただけますと幸いです。
受付突破の成功率をさらに高める5つのコツ
効果的なフレーズを使うだけでなく、話し方やアプローチの仕方を工夫することで、受付突破の成功率は格段に向上します。
例えば、以下の5つのコツを実践してみましょう。
1. 自信のある堂々としたトーンで話す
声のトーンは、相手に与える印象を大きく左右します。
自信なさげな話し方では、受付担当者も「怪しい…」とか「重要ではないな」と感じてしまいがちです。
ハキハキと、しかし丁寧な言葉遣いで話すことで、相手に安心感と信頼感を与え、スムーズに話を進めることができます。
2. 用件は30秒以内で簡潔に伝える
受付担当者は多忙です。
長々と用件を説明しても、途中で聞く気をなくしてしまったり、話の意図が伝わらなかったりする可能性があります。
電話をかける前に、何を伝えたいのか、なぜ担当者に繋いでもらいたいのかを15秒程度で説明できるようにまとめておきましょう。
3. 受付担当者を味方につける意識を持つ
受付担当者は敵ではなく、あなたの目的達成を助けてくれる存在です。
高圧的な態度や命令口調は避け、敬意を持って接し、協力を仰ぐ姿勢を見せましょう。
「お忙しいところ恐縮ですが」「お手数をおかけしますが」といったクッション言葉を効果的に使うことも有効です。
4. 相手企業の忙しい時間帯を避ける
一般的に、始業直後（9時～10時）、昼休み前後（12時～13時）、終業間際（17時以降）は電話が集中しやすく、受付担当者も忙しい時間帯です。
比較的落ち着いている午前中の遅い時間（10時半～12時）や午後の早い時間（13時半～15時）を狙って電話をかけることで、丁寧に対応してもらえる確率が高まります。
5. 相手にとってのメリットを提示する
受付担当者も、担当者に繋ぐことで何らかのメリットがあると感じれば、協力的になります。
例えば、「御社の〇〇（課題）の解決に繋がる情報提供をしたい」「〇〇のコスト削減に貢献できる可能性がある」といった形で、相手企業にとっての具体的なメリットを簡潔に伝えることで、担当者への橋渡しを促すことができます。
これはNG！受付で断られやすいフレーズと話し方
最後に、受付突破を妨げる可能性のあるNGフレーズと話し方をご紹介します。
これらを避けることで、無駄な労力を減らし、成功率を高めることができるでしょう。
NG例1：「〇〇の営業でお電話しました」と正直に言う
「営業」という言葉を聞いた瞬間、多くの受付担当者は警戒し、断る体制に入ってしまいます。
用件をストレートに「営業」と伝えてしまうと、担当者に繋いでもらえる確率は著しく低下するので注意しましょう。
営業であることを直接的に伝えるのではなく、情報提供や課題解決の提案、競合他社での導入事例といった形でオブラートに包んで伝える工夫が必要だと思います。
NG例2：「お忙しいところ恐縮ですが…」と自信なさげに切り出す
丁寧な言葉遣いは重要なのですが、過度に恐縮した話し方は、相手に「重要ではない電話」という印象を与えかねません。
自信のないトーンは、受付担当者に「繋ぐ必要がない」と判断されるリスクを高めます。
丁寧さを保ちつつも、堂々とした態度で話すことが大切です。
NG例3：受付担当者に対して高圧的な態度をとる
「早く担当者に繋げ！」といった高圧的な態度や、質問に対してイライラした口調で答えることは絶対に避けるべきです。
受付担当者は企業の顔であり、彼らを不快にさせれば、担当者に繋いでもらえる可能性はゼロに等しくなります。
常に敬意を払い、協力的な姿勢で接しましょう。
まとめ：効果的なフレーズを実践して受付突破を成功させよう
テレアポの受付突破は、営業活動の成否を分ける重要なステップです。
本記事で紹介した15の具体的なフレーズと5つの成功のコツ、そして避けるべきNG例を理解し、実践することで、あなたのテレアポ成功率は飛躍的に向上するでしょう。
重要なのは、単にフレーズを暗記するだけでなく、受付担当者も一人の人間であるという認識を持ち、敬意と感謝の気持ちを持って接すること。
相手の状況を考慮しつつ、簡潔かつ自信を持って話すことで、受付担当者はあなたの協力者となり、担当者へ橋渡しをしてくれることでしょう。
今日からこれらのテクニックをあなたのテレアポに積極的に取り入れて、より多くの商談機会を創出していきましょう！
