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アポイントメールで返信率をアップさせる書き方&コツ【ノウハウ大全】

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アポイントメールは新規営業や既存営業の場面で必ず出てきます。しかし、営業メールには独特のコツがあり、書き方やテクニックが必要になります。

そこで今回は、アポメールの返信率を高めるコツについて解説していきたいと思います。

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アポイントメールの送り方

アポイントメールの送り方

会社訪問や表敬訪問など、ビジネスマンの仕事には商談アポイントメントを取る機会が数多くあります。

その連絡方法はたくさんありますが、相手の時間を奪わず、いつでも返信できる「電子メール(Eメール)」で行う人は多いと思います。

しかし、先方もあなたのメールばかりを待っているわけではないので、対応を後回しにされたり、最悪のケースではメールが埋もれてしまうことすらあり得ます。

そんな忙しい相手とアポイントメントを取りつける為にはコツがあります。

関連記事:営業アプローチで全てが決まる|セールスクロージングまでの流れとコツ

要件を端的に伝える

まず、アポイントメールを送る時に必要となるのは、内容の分かりやすさです。

  • 相手は誰か?
  • 何の要件か?
  • 緊急性はあるのか?

などの情報が件名や本文の最初数行で分かるようなメールが理想的です。

「アポイントの件」などと言った題で送ることが多いアポイントメールですが、このような件名では、「どこからの連絡なのか?」が一目で分かりづらく、スパムメールと勘違いされる可能性もあります

メールを開かずとも、大切な内容であることが理解できる情報を盛り込みましょう。

関連記事:アウトバウンド営業のコツとメリット|押さえるべきテクニック5選

アポイント日時を必ず提示する

また、日程の提示もアポイントメールでは必要な事柄です。

相手を尊重するつもりで、「日時はお任せします」と連絡してしまう営業マンを見かけますが、これは絶対に止めましょう

アポ取りとは営業活動なので、「Yes」「No」で回答できるようにしてあげることが理想的です。

その為には、

  • 1/10(月)14:00@渋谷
  • 1/11(火)11:00@新宿
  • 1/12(水)17:00@池袋

と具体的に指定することが大切です。

日時の指定は3個くらいは用意して、相手に選択肢を提示するのがビジネスマナーと言えるでしょう。

具体的に提示しないと連絡を後回しにされてしまうリスクが高まりますし、「日程の調整中」という名目を与えてしまいかねません。

その結果、とんでもない日時と場所を指定される可能性も出てくるのです。

営業職であれば、自分から日時&場所の提案を行い、それに承諾して貰うのがスムーズなアポ取りのコツなのです。

関連記事:営業マンの基本マナー&行動|トップ営業マンだけが心得ているルール

アポメールに返信がない場合

メールに返信

ビジネスでは様々な相手と日程調整していきますが、いつまで経っても返信が無いような状況の場合は、先方に催促のメールを打つことになります。

相手がメール返信を忘れている可能性もありますが、日程調整しているのに催促メールなんかが届いたら、思わずムッとされてしまうかもしれません。

そんなときのために、催促のメールは可能な限り丁寧に送る必要があります

基本的に、「日程調整中だと思いますが、早めに返信が欲しい」というような内容にしましょう。

キラーフレーズを活用する

メールの件名は、メールボックスの中でも要件が伝えられるので、とにかく有効活用するべきでしょう。

件名にぜひ盛り込みたい文言としては、「至急」「再送」「要確認」「要注意」といったものが挙げられます

このようなフレーズは焦っていることが伝わるので、強めの催促をすることができます。

件名に【至急】といった形で盛り込めば、否が応でも目に入るでしょう。

「※」を活用する方法もあります。

その場合には【※至急】としたりします。

こうして連絡がすぐにでも欲しいことを暗に伝えるのが賢い催促の方法です。

関連記事:営業マナーの基本は挨拶!商談・会社訪問のビジネスマナー

相手に気を遣うことも大切

しかし、件名で強く催促した場合、そのメール本文は丁寧な文言をチョイスしなければ「失礼な人」と思われてしまうかもしれません。

そのためまず、きちんとアポイントメールが届いているか確認することが大切です

「迷惑メールフォルダに入っているかもしれないので、…」といった形で相手を心配しているような文言を盛り込むと、好感が持てると思います。

大切なのは、アポイントを取って商談などのビジネスを円滑に進めることであり、メールの返信だけが目的ではありません。

その後もビジネスパートナーとしての良好な関係を継続していくことを念頭に置いて、対応しなくてはいけません。

関連記事:営業の流れをマスターすればトップ営業マンになれる|商談の5ステップ

ご無沙汰の相手にアポメールを送るコツ

アポメール

ご無沙汰している相手に連絡する場合は、相手の近況などを気遣う必要があります。

以前に商談をするなど交流のあった人だったとしても、しばらく間が空いてしまえば以前と異なる状況に置かれていることもあります。

中には「もう退職してしまった」なんてこともあり得ます。

しかし、既存顧客の掘り起こしや、新規開拓がしたいのであれば、名刺交換したリストは積極的に活用すべきです

新商品の売り込みなど、コネクションを活用して売り上げを伸ばす方法はいくらでもあります。

そのような場面では、疎遠になっている相手と久しぶりに連絡を取ることをおすすめします。

関連記事:新規開拓営業のコツ&テクニック4選|成果が出るリスト作成と営業方法

メール件名を工夫する

「ご無沙汰しております。」という挨拶を件名に入れることは、ご無沙汰営業では有効です。

全く知らない相手からそのようなメールが来ることはありませんし、知人であることを暗示させることもできます。

さらに、近況について気遣う一文を差し挟むと心証は良くなるでしょう。

もし、それまでにプライベートの付き合いがあるのであれば、相手家族のことを気遣うことも忘れてはなりません。

そして、ビジネスに関する話をすることの前置きを置いて、本題へと移りましょう。

このようにすると、いきなり本題に移るのに比べて印象がマイルドになり、アポイントを取った際にも昔話で会話が弾むことになります。

布石を打っておくことで、営業もしやすくなるでしょう。

関連記事:営業メールは件名が命!アポにつながりやすいメール作成のコツ

長文にし過ぎない

こういったご無沙汰の挨拶から入るメールの注意点は、冗長になり過ぎないよう気を付けることです。

お互い知っている間柄だからこそ、新規メールとは違った独特なメール内容になってしまうことがあります。

しかし、メール本来の使い方は、「端的に要件だけを伝えること」なので、長ったらしい文章にならないように注意しておかなければいけません。

相手は旧知の中ではありますが、あくまで「ビジネスの話」ということを念頭に、本題がぼやけてしまうような冗長な文章は避けましょう。

関連記事:営業の仕事とは?トップ営業マンの本質&心得るべき基本5ステップ

アポイントメールの書き方

メールの書き方

アポイントメールの効率的な書き方は、メール文を「起承転結」にまとめることです。

ここで起承転結の定義についておさらいしておきましょう。

  • 起:物事の導入部分
  • 承:物事を進める部分
  • 転:クライマックス部分
  • 結:結びの部分

起は物事の導入部分を指し、アポイントメールの場合はあいさつ部分に当たります。

承は転に向かって物事を進める部分、転はクライマックス部分ということで、実際にアポイントを取りたい日時の提示に該当します。

結は結びの挨拶、と言った具合に分けて考えると、メールの文章にリズムがでてきますし、要素の書き忘れも少なくなりミスも減ります。

以下で実際のアポイントメールの例文を提示しますので、それぞれどの部分が起承転結にあたるのか確認してみてください。

関連記事:営業のお断りメールや張り紙を突破するセールスノウハウ

アポイントメールの例文

株式会社●●

××様

平素よりお世話になっております。

お忙しいところ恐縮ですが、この度は弊社の○○についてご案内させていただきたく、連絡いたしました。

現在お得なキャンペーンを実施しておりますので、もし宜しければ○○について、その特徴やメリットなどをご説明する機会をいただければ幸いです。

以下の日時であれば、貴社にお伺いできますが、△△様のご都合はいかがでしょうか?

  • 1/10(月)14:00@貴社
  • 1/11(火)11:00@貴社
  • 1/12(水)17:00@貴社

ご多忙かと存じますが、何卒宜しくお願い致します。

________________

上記の例文は商品のセールスを念頭において作られたものですが、骨子はどんな要件であっても変わりません。

近しい相手であれば、冒頭で少し雑談や近況報告を行うこともあります。

しかし、連絡の目的がビジネスである以上、ビジネスに関係の無い文言については極力、相手が不快に思わない程度に省いてしまうのがベターであると言えます。

短すぎても「簡素なメール」と受け取られかねませんし、あまり長くても「長くて面倒」と思われてしまうのでバランスが難しいですが、読みやすく伝わりやすい、感じの良いメールを目指しましょう。

関連記事:メール営業は件名が命|効果&返信率の高い営業メールとは?

アポメールも営業の一環

営業

アポイントメールは一見すると、「相手の予定や都合を聞くだけ」の作業という捉え方をされがちです。

そのため、一斉送信やコピー&ペーストを繰り返して文面を作成することもあるかと思います。

しかし、誤送信などのミスでそういった手抜きが明らかになった際に、大きなデメリットを受けることになります。

営業に慣れている取引先であれば、コピー&ペーストの雛形メールは「何となく味気ない」「一斉送信だな」といった雰囲気で察する人もいるようです

そういった印象を持たれてしまった場合、あまり良い結果にはなりません。

その後の商談がスムーズに進むかどうかを考えてみれば、そのリスクが理解できるでしょう。

関連記事:リードナーチャリングとは?電話&メールの活用方法を徹底解説

営業テクニックを磨く必要がある

アポイントメールとは、言ってしまえば「インターホンを押して、家に入れてもらうようにお願いをしている」ようなものです。

一枚向こうに相手がいるものだと考え、丁寧に心を尽くした内容を送る必要があります。

件名から丁寧に作られたアポイントメールは先方の心を動かし、必ずや良い商談に繋がるでしょう。

そのために、素敵なメールを書くためのコツを学び、営業テクニックを磨く必要があります

「たかがメールひとつ」と思わず、心配りをすることがアポイントメールを送る際に必要なことであり、出来る営業マンとして欠かせないテクニックのひとつなのです。

セールスの一環として、アポイントメールを魅力的で分かりやすいものにするテクニックを磨いていきましょう。

関連記事:アポの取り方&テレコールのコツ|営業職別のテレアポテクニック

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