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営業日報を出す本当の意味とは?営業報告できるおすすめクラウドアプリ3選

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営業日報を出すことは営業マンであれば当たり前ですよね。ただ、その日報を「ただの作業」としてこなしている人が大勢います。これはとても勿体ないことです。

そこで今回は、営業日報の活用方法や作成のコツについて解説していきたいと思います。

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営業日報を書く意味

営業日報を書く意味

現場で働く営業マンにとって、営業日報を書いて報告するという仕事は、なかなかの負担になっていると思います。

日報を書くような時間があるなら、「その時間を営業活動に使いたい!」というのが営業マンの本音だと思います。

営業日報は、

  • 日報を書くのが面倒
  • 毎日同じような営業報告になる
  • そもそも報告することが無い

などの理由から「無意味だ!」と言われることもあります。

その中でも、会社の売上に多大な貢献をしているトップセールスの人にとって、「いちいち日報を出さなくても、実績を見ればわかるだろ!」と思う人も多いかもしれません。

営業マンの中には、サボったことがバレたくないので、日報で報告したくない人や、めんどくさがり屋の人もいるので、たびたび社内問題になることがあったりします。

関連記事:営業をサボりながら新規開拓できる方法|サボり癖を売上に繋げるコツ

営業現場の問題点が把握できる

営業担当者がどんなに日報嫌いだったとしても、経営者(執行役員など)からしてみれば、営業報告書は貴重な情報源になり得ます。

社長は営業現場を全て把握することが難しいので、日々の些細な情報だったとしても、できる限り把握しておきたいというのが本音だと思います。

  • 何か問題に発展しそうな案件
  • あと一押しすれば売上につながる案件
  • 自分では処理し切れない案件

なども、営業日報で共有すれば、会社単位で対処することができます。

関連記事:営業がうまくいかない人でもトップセールスになる方法|強気の営業手法

営業の効率化が図れる

営業日報は、営業社員と役員との仲介役にもなっています。

セールス活動は、漠然と続けていれば結果が出るものではありませんので、きちんと情報収集してPDCAサイクルを回していく必要があります。

その為の情報源として、営業日報は役立ちます。

成績上位者からは好成績になるヒントを得て、成績が落ち込んでいる社員からは落ち込んでいる理由を探る、というのがマネージャーの役目になります。

そして、その中間にいる、いわゆる「普通の営業マン」には、もっと効率よく営業してもらう必要があります。

1人1人に毎日面接してヒアリングすのは、社員にも経営者にも負担になってしまいますが、その代役を務めてくれるのが「営業日報」なのです。

営業報告を上手く活用すれば、個人やチームの営業成績も会社の経営全体も上向く可能性があるので、そこに営業日報を書く意味があります。

これは営業マンにとっても、メリットのある話なので、この点は良く理解しておく必要があります。

関連記事:「売れない営業マン&売れる営業マン」の違いとは?売れる人の特徴5選

社内営業に活用できる

社内営業に活用できる

営業日報をより有効活用する為には、その役割を見直してみることも大切です。

営業日報には、

  • どんな仕事をしたのか?
  • どんな商談内容だったのか?
  • どんな結果を残したのか?

を書くわけですが、その結果如何にかかわらず、自分の頑張りや努力を伝えることも重要です。

しかし、上司に「こんなに努力しています!」と口頭でアピールしても、「いいから、売り上げを持ってこい!」と怒鳴られてしまうことでしょう。

このように、営業職は良くも悪くも数字が出てしまう職業ですが、その数字に反映されない独自の工夫や努力も積極的にアピールしていきましょう。

それらをアピールする為に、営業日報は活用することができます。

やはり上司といえども人間なので、情に訴えかけるような社内営業をしておくことは、あなたが昇進・昇格するのにも大切なことです。

上司に対して、自分の頑張りや努力を伝えるためには、見込案件の報告時に、

  • このような努力をして探し出した
  • アポイント獲得の為にした独自アイデア
  • 営業ではこんな工夫をした

などを共有しておくと、例えすぐに結果が出なくても上司は安心するはずです。

なぜかと言うと、上司は優秀な営業マンなので、そのような努力や工夫が営業成績に結びつくか否かが、ある程度判断できるからです。

もし「ダメだ…」と思えばアドバイスして修正することができますし、「このままでOK」と思えば安心できると思います。

逆に「何も考えないで行動している営業マン」ほど、上司(管理者)にとって不安なことはありません。

関連記事:インバウンド営業とは最強の営業手法|見込み客を増やすノウハウ&コツ

営業日報の書き方&作り方

営業日報の書き方&作り方

営業日報には、定番的な書き方や作り方があります。

それらを理解する為には、日報を「見る側」と「書く側」の2つの視点で検討する必要があります。

  1. 見る側:経営者や管理者
  2. 書く側:営業マン

営業報告することは、両者にとってそれぞれメリットがありますので、まずはこの辺りを確認していきたいと思います。

関連記事:商談がまとまる秘訣を大公開!覚えておきたい商談の流れ5ステップ

経営者(社長)にとってのメリット

経営管理者が営業日報を見るメリットには、

  • 数字では見えない現場が把握できる
  • 会社や事業の強み&弱みがわかる

などがあります。

季節や環境によって売上は左右されてしまいますが、数字だけを見るのではなく、営業現場に目を向けるということはとても重要なことです。

訪問先・日時も含めて営業内容が正確&細かく書かれていれば、アクションの良し悪しが見えてくると思います。

会社全体の強みと弱みは、日報に書かれたお客様の声からも判断できます。

競合他社と相見積りになった話や、コンペに負けた経緯などはとても参考になるはずです。

関連記事:営業マンの仕事内容とは?きつくて辛い営業職をするメリットって何?

営業マンにとってのメリット

営業マンが日報を提出するメリットは、経営者やマネージャーに1日の稼働状況を報告できることだけではありません。

営業マン自身の行動や、1日を振り返るのにも、営業日報はとても便利です。

今日体験したことを具体的に書けば書くほど、反省点や改善点が見えてくるので、今後の営業活動に役立てることができます。

ただし、”日報は自分だけ理解できれば良い”というモノではないので、チームメンバーや管理者が理解できるように書くことがポイントになります。

営業日報は、営業現場の内容を共有することができる優れた仕組みなので、今後の引き継ぎなども想定して、”誰が見ても一目でわかる”書き方にすることが大切です。

関連記事:営業の引き継ぎ方法はどうする?挨拶の仕方や退職の時すべき事

営業日報を分析する

営業日報で分析する

営業日報は正しく記載して、報告することが求められます。

その理由は、「営業現場で何が起こっているのか?」を正しく理解する為です。

なので、もし営業報告の内容に嘘が入ってしまうと、営業現場の状況があやふやになってしまいます。

経営管理者にとって、営業日報は現場状況を把握したり、分析する為の重要なツールになっています。

営業担当者を評価するだけのツールではないため、報告する側も「自分に不利なことは書かないで、有利なことだけを書く」ということは止めるようにしましょう。

このように「営業日報=営業の分析ツール」と意識することで、「日報に何を書けば良いのか?」が自然に理解できていくと思います。

関連記事:報告・連絡・相談の違いを徹底解説|上司にはどこまで報連相する?

営業日報に記載する項目

営業日報に記載する項目

営業日報は定性的なことを汲み取ることができる一方で、定量的なことから問題&対策を分析することもできます。

営業日報から問題点や対策方法を分析するためには、日報の項目が統一されている方が良いと思います。

その為、営業報告する内容を予め決めておくことをおすすめします。

営業日報に記載する文章項目としては、

  • 訪問先の企業名
  • 訪問日時
  • きっかけや経路
  • 相手担当者や役職
  • 提案商材
  • 提案結果

などが一般的ですが、さらに、

  • 競合(コンペや相見積もり)している他社名
  • 契約する上での障害&課題
  • 購入頻度
  • ネクストアクション(次回の予定)

なども加えておくと、管理者やマネージャーはアドバイスしやすいと思います。

リファラル営業募集サイト

営業日報の例文(無料)

営業日報の例文(無料)

ここで、営業日報の一例を紹介していきたいと思います。

ここでご紹介する例文は、あくまでも「雛形」になりますので、参考程度にご覧ください。

営業日報は業種業態や各社のビジネスモデルによって、適切なモノを独自に作成しましょう。

オリジナルのテンプレートを用意しておけば、営業担当者が記入する手間が省けます。

エクセルなどの表計算ソフトを使って、テンプレートを作っておけば、後で分析するときにも便利だと思います。

そのようなテンプレートに必ず入れておきたい項目は、業務内容と所感(感想)です。

業務内容には、

  • 訪問数
  • 受注数
  • 売上
  • 粗利
  • 見込み数

なども記載してあると、より見やすくなります。

所感は自由に記載させてみて、徐々に修正していく感じでOKだと思います。

関連記事:営業の最強トークスクリプトを作るコツ|テンプレート例&作り方雛形

日報の例文その①

【20××年12月1日の業務内容】

  • A社にて継続受注の確認および商品利用についてのヒアリング
  • 営業時間:11時~12時
  • 訪問回数:2回目
  • 企業名:株式会社XYZコーポレーション
  • 先方の担当者:経理部O様
  • 商品:B
  • 受注数:1,000個
  • 売上:100万円
  • 粗利:75万円
  • 継続見込み数:1,000個

【所感】

訪問先の株式会社XYZコーポレーションは既存顧客です。

受注した内容は、見込み通りで、発注数量も変わりなしでした。

商品利用についてのヒアリングで、引き続き利用したい理由を伺いました。

好感触で受注数を増やせそうな期待がありますが、「使いにくい」という感想が出てきたので、リクエストに応える必要性を感じました。

先方の担当者は打ち解けやすい人なので、こまめに連絡や訪問をして当社の優位性を伝えていきたいです。

営業日報のクラウドアプリ

営業日報のクラウドアプリ

営業担当者にとっては、外出先からスマホで営業日報を送れると便利ですよね。

なるべく早く正確に業務報告する為にも、営業後なるべく時間を空けない方が良いです。

そんな時に役立つのが、ITツールやクラウド型アプリです。

いつでもどこでもアクセスしやすいwebアプリは、会社のサーバに負荷をかけることなく、情報共有できるのがメリットといえます。

営業日報アプリの中から、おすすめのアプリを3つご紹介したいと思います。

  1. Gamba!
  2. BeWorks
  3. houren.so

おすすめの営業日報アプリ

「Gamba!」は、累計10,000社を超える導入実績があるクラウドアプリです。

スマホ・PC・タブレットで使用できるので、日報に加えて営業担当個人の実績数値を更新できます。

社内SNSタイプなので、「いいね」や「コメント」で社内のコミュニケーションを活性化できるのも特徴です。

BeWorksは、クライアントと案件に紐づけた日報を作成することが可能で、営業日報と案件日報を分けて管理したい会社におすすめです。

見込み案件の登録は、納期・予算・担当者などの項目に分けることができます。

営業マン別、クライアント別の集計も可能です。

houren.soは、写真付きの営業日報を報告できるクラウドアプリで、写真にはコメントの書き込みもできます。

また、GPS機能にて写真を自動仕分けすることもできます。

細かい文章で日報を出す必要がない会社なら、このようなコメント付きの写真報告の日報が簡単&便利です。

ぜひ自社のやり方に合ったアプリを選定してみてください。

関連記事:営業支援サービスは使わないと損!?営業代行システム&ツール10選

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