営業会議を効率良く進める方法|無駄な戦略会議を売上に繋げるコツ

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営業会議はどの会社でも定期的に開催されていると思います。しかし、ミーティングは効率が悪いと言われており、効率良く進める方法を模索しています。

そこで今回は、無駄な戦略会議を売上に繋げるコツをご紹介していきたいと思います。

営業会議は不要?

営業会議は不要

企業の中に営業会議は不要と考え、最近では営業会議をしない会社が増えてきています。

確かに会議の目的が不明確であったり、だらだらと話し合ったり、参加してもメリットが乏しかったりすると「営業会議なんて必要ないのでは?」と感じてしまう方が多くなっても不思議ではありません。

しかし営業会議は決して意味のないものではありません。営業会議の仕方を少し変えるだけで、意味のある内容の濃い議論を進めることができるからです。

関連記事:時間管理を意識すれば売上が増える?タイムマネジメントのツール5選

理想的な営業会議にする

もし営業会議が不要だと考え、会議をするのをやめようと考えているのであれば、会議のルールを変えることから始めてみて下さい。

具体的にどのようなことを行うかというと、会議とそれ以外を明確に区別することから始めます。まず意思決定を行うのは打ち合わせ、決定事項を伝えるのは連絡会や報告会です。

それでは会議は何をするところかというと、PDCAを回すことが目的になります

今まで会議の中にひとくくりにしていた打ち合わせや連絡会などを省くことによって、営業マンのスキルを上げる意味のある営業会議を開くことができます。

営業マン全員がPDCAを回すことが目的の会議に参加することによって情報を共有することも可能です。会議を有効に進めるためには、会議資料などのコスト削減に繋がることもポイントになります。

関連記事:PDCAサイクルを回す効果は?営業マンが知るべき売上アップのコツ

営業会議の議題

営業会議の議題

営業会議の議題には、

  • 案件の進捗状況
  • 営業活動を通じた成功事例の紹介
  • 目標達成のための検討
  • マーケット動向の分析

などが挙げられます。

営業会議の課題にすべきものは、大きい課題を掲げるよりも小さな課題を取り上げることがポイントです。営業では小さな課題を一つ一つこなしていくことが大切なので、課題の改善を通じた成功事例の共有をするようにしましょう。その時は、発表予定者に十分な準備をさせることがポイントになります。

その理由は、これらの成功事例の紹介は、各営業マンの営業力向上に直結する重要なテーマであると言えるからです。

成功した要因を事前によく考えてからそれらを発表することは、その成功パターンを他の営業マンと共有することができるようにする為であるといえます。

営業会議では積極的に質問する

毎月の会議の進め方のポイントは、営業だけでなく他部門の担当者も会議に出席してもらうことです。他部門との意見を交換することによって、全社で事業に取り組むことができるようになっていきます。

またクライアントと接する機会が多い営業の意見を他部門に伝えることによって、他部門との意識のずれを解消させることができます。理想の営業会議は、会議出席者全員が活発に発言をすることです。出席者が多い会議だと、どうしても発言しない出席者が出てしまいがちです。

しかし限られた人だけが話してばかりいると、会議に活気がなくなってしまうので、最低でも1回発言するように義務付けましょう。

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戦略会議の進め方

戦略会議の進め方

営業会議をしたけど、話がまとまらなくて時間だけが過ぎてしまったという経験をしたことがあると思います。まとまらない会議の原因は、議長の進め方があまりよくないケースが多いです。

良い会議を行うためには、議長が中心になって議題をディスカッションすることがポイントであると言えます。

正しい戦略会議の進め方は、以下のような流れになります。

チェックイン→前回の議事録確認→事前に決めていた議題の進行→議事や次の課題の確認・整理→議事録の作成→チェックアウト

効率の良い営業会議

まずチェックインでは、意見を言う前のウォームアップとして一言ずつ自由に話してもらいます。自由に話すのが難しいのであれば、嬉しかった出来事など何かお題を出すのも有効です。

これによって参加者の状態がわかり、話を聞く雰囲気を作り出すことができます。前回の議事録を確認する目的は、前回の会議で決めたことを改めて共有するのが目的です。そこまで終わったら本題に入ります。

本題にすべき議題は、生産性が高まるような「受注対策」や「拡販対策」などにすることが大切です。本題が終わったら議事録を作成して、最後に全員から一言感想をもらうチェックアウトを行います。

チェックアウトで気づいたことや反省点などを参加者に話してもらうことによって、次回以降の議題につながることがあります。

このような流れで営業会議を行えば、実りあるミーティングになることでしょう。

関連記事:営業戦略はアプローチとステップが重要|営業戦術との関連性

営業会議は議事録をとる

営業会議は議事録をとる

営業会議では、出席者が何を議論して決定事項は何だったのかを記録して共有することが重要なので、議事録を取ることが大切です。

議事録の書き方のポイントは、あとから誰が読んでもきちんとわかるように簡潔に書くことです。

議事録を書く際には、まず表紙を先に書いておくことがポイントになります。表紙を先に書く必要性は、議事内容に集中するためです。

会議中に少しでも書く項目を減らせば議事内容に集中することができるので、日付や打ち合わせ場所、参加者などの事前に記入できる箇所は会議の前に記入しておくようにしましょう。

議事録には受領書類や提出書類も記入しておくことが大切です。これらを記入しておくことによって、書類をもらった&もらってないなどのトラブルを避けることができるからです。

議事内容は6W3Hで書くようにしましょう。

【6W】

  • Who:誰が
  • Whom:誰に
  • When:いつ
  • Where:どこで
  • What:何を
  • Why:なぜ

【3H】

  • How:どのように
  • How many:どのくらいの数で
  • How much:いくらか

6W3Hで書かれていれば後で読み返した時にとてもわかりやすく、必要な情報を網羅することができるからです。

会議中に聞き取れない箇所があったら、会議が終わってからすぐに確認をすることが大切です。聞き逃したからといって憶測で書かないように注意しましょう。

聞き逃しを防止するためにICレコーダーを活用することも議事録を書く上で有効です。色々な工夫をして営業会議が無駄にならないようにしましょう。

営業会議の時間

営業会議の時間

営業会議に費やす時間は1日どのくらいでしょうか?あまり意識をせずに会議に時間を消耗している人も多いはずです。

長い会議は意味がないと言われており、会議時間の目安は30分以内に収めることが理想的です。もし営業会議に30分以上を費やしているのであれば、その時間を短縮することから始めましょう。

大多数が参加する営業会議でも1時間以内に終わらせることを目標にして、時間を守る努力をするようにしましょう。例えば、会議室に「会議は30分以内」と張り紙をするだけでも意識の変化が生まれます。

管理職は勤務時間の15%を会議に費やしていると言われています。会議に参加している時間は仕事がストップしていることになってしまうので、効率よく会議を進めることが大切です。その為には目的意識と意欲をもって会議に参加する必要があります。

会議時間を短縮する方法として、資料と議題を準備して事前に共有しておく方法も有効です。事前に資料や議題を確認してもらうことによって、検討する課題が明確になり、会議をスムーズに進めることができるからです。

目的のこと以外を話さないことも会議時間を短縮させるポイントになります。話が横道にそれてしまわないように、会議を始める時に目的やゴールを伝えておくことが大切です。

さらに話が脱線してしまった場合に備えて、会議の進行役を一人決めておくことがポイントになります。会議は短ければ短いほど理想的です。色々と工夫して改善していきましょう。

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