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報告・連絡・相談の違いを徹底解説|上司にはどこまで報連相する?

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社会人であれば、会社の研修などで「報告・連絡・相談」について聞いたことがあると思います。しかし、新入社員など経験が浅い人や、報連相に馴染みがない人にとっては、どこまで報連相すればいいのか?という疑問が残るのも事実です。

そこで今回は、営業マンが把握しておきたい報告・連絡・相談にフォーカスして解説していきたいと思います。

ホウレンソウとは

報・連・相

「ビジネスのホウレンソウとは何か?」と聞かれて答えられない人は少ないでしょう。今や、それくらいビジネスの基本的な言葉となっている「報・連・相」ですが、「自分はきちんとやっている!」と胸を張って言える人は、果たしてどれほどでしょうか?

皆さんご存知の通り、「ホウレンソウ」とは、「報告」「連絡」「相談」の頭文字をつなげた略語になります。当時の山種証券の社長 山崎富治氏が、社内で「ほうれんそう運動」を始めたことがきっかけと言われています。山崎富治氏は、ベストセラーとなった自身の著書、『ほうれんそうが会社を強くする:報告・連絡・相談の経営学』の中で、温かい人間関係を作り、下からの意見を吸い上げ、みんなが働きやすい環境を作るための手段として「ほうれんそう」の法則を思いついたと記しています。

以上から、「ホウレンソウ」の本質とは、単に上司と部下が情報共有をするための合言葉ではなく、上司と部下の垣根を超えて情報のやり取りができるような風通しの良い職場環境を作るための方法であることが分かります。

この有名な「ホウレンソウ」も最近では「もう古い」と言われ、「かく・れん・ぼう」などの新しい略語が使われるようになってきていると聞きます。「ホウレンソウ」は必要なの?上手な「ホウレンソウ」とは?…などについて見ていきましょう。

報告と共有の違い

考える

「ホウレンソウは単なる情報共有とは違う」と前段に書きましたが、それでは、情報の「報告」と「共有」はどう違うのでしょう?

「報告」とは、「上司・先輩・作業の依頼者等に経過や結果を伝えること」を言います。情報の方向としては、「後輩→先輩」「部下→上司」という、下から上への流れになります。

一方、「共有」とは、情報の流れが「下から上へ」という一方向に限られず、「上から下へ」という流れを含む「双方向」の情報のやり取りを指します。前段に書いた「ホウレンソウ」の本質に近い考え方と言えそうです。

さて、先輩や上司から「仕事の報告をしなさい」と言われたら、実際どこまで報告すればよいのでしょうか?上司は報告の抜けを防ぐために、「仕事に関係することは何でも報告しなさい」と言うかもしれません。

しかし、「自分はきちんと仕事をしていたが、先輩は営業の途中でサボっていた」のような告げ口は、果たして報告と言えるのでしょうか?それでは、告げ口と報告の違いは何なのでしょう?

「報告」は、先にも述べた通り「上司・先輩・作業の依頼者等に経過や結果を伝えること」ですから、「作業がどこまで進んでいるか」という客観的事実を伝えればいいということになります。

一方、「告げ口」は「特定の個人の評価を下げるような情報の伝達」ですから、仕事の進捗状況の報告とは無関係と言えるでしょう。以上を踏まえ、過不足のない上手な報告を心がけましょう!

報連相はどこまでする?

チェック

「どう伝えればいいか分からないから報連相は苦手」という人もいるかもしれません。しかし、「報連相」の徹底こそが、自分の身を守ることになるのです!ここでは、どうしてそういうことになるのか説明していきます。

仕事には、一人で取り組むものもあればチームで協力して行うものもありますが、一人で取り組んでいるように見える仕事も大抵は大きな仕事の一部である場合がほとんどです。

したがって、自分一人の仕事のミスが原因で仕事全体の予定が遅れてしまうことや、報告を怠ったせいで仕事がうまくつながらないことも起こり得ます。だからこそ、自分の仕事の進捗状況を、全体の仕事をまとめている上司につぶさに報告することが必要になるのです。

全てを報告しておけば、「どうして言わなかったんだ」と責められることはありませんし、もし予定通りにいかないような問題が生じた場合にも、「こういう理由で予定通りに進んでいないが、あと2,3日もあれば終わりそう」と具体的な見通しを示すこともできます。そうすれば、その先の仕事の予定を立て直すことも可能になります。

大切なのは、自分に都合の悪い事実を隠そうとするのではなく、客観的にありのままに報告・連絡し、どうすれば良いか相談することになります。「ホウレンソウ」のルールを徹底することが自分の身を守ることにもつながるということがお分かりいただけたでしょうか?

報告・連絡・相談ができない人

報告、連絡、相談ができない人

「報告・連絡・相談」は自分の身を守るために必要なことですが、いくら「ホウレンソウ」の必要性を説いても、できない人・しない人が一定数存在します。なぜ「ホウレンソウ」をしない人がいるのでしょう?

<そもそも「ホウレンソウ」の必要性を感じていない>

自分が与えられた仕事を淡々とこなせばそれで良い、と思っているのかもしれません。このような考えになってしまうのは、仕事の全体が見えていないことが原因として考えられます。個人の仕事を全体の一部として捉えられるよう説明すると、必要性が理解できるかもしれません。

<上司に話しかけづらい>

その様な雰囲気を醸し出している上司の側にも原因があるかもしれません。また、部下の側にも、社会的な経験不足やコミュニケーション上の問題、あるいは何らかの障害や病気等が隠れている場合も考えられます。

<注意や指導、叱責を受けるのが怖い>

これも、上記と同様の原因が考えられます。

さらに、前段にも書きましたが、「何を報告すればよいか分からない」という人もいます。ホウレンソウの徹底のためには、各自の仕事の進捗状況を決まった曜日に全体で報告するようにする、などのルール作りが必要かもしれません。

「いつ、だれが、どこで、なぜ、どのように、どうした」の5W1Hの形式で報告し合うようにすれば、報告内容の抜けもなくなるでしょう。

報連相はコミュニケーション

報連相はコミュニケーション

ここまで、ホウレンソウの必要性とコツ、ホウレンソウ徹底のためのルール作りや工夫などについて書いてきましたが、それらは本当に必要なのでしょうか?

最初の段に書いた通り、ホウレンソウはそもそも、会社内で温かい人間関係を作り、下からの意見を吸い上げ、みんなが働きやすい環境を作るための手段として考え出された方法です。その本来の意味からすると、会社内で良い人間関係が作られていて十分にコミュニケーションが図られていれば、ホウレンソウを殊更に強調・強要する必要はないと言えるでしょう。

ホウレンソウの大半は、雑談のついでに報告してしまえる内容です。であるとすれば、ホウレンソウを怠る部下がいるのは、「部下の意識が低いせい」でなく、「職場で気軽な雑談もできない雰囲気にしている上司のせい」と言えるのかもしれません。社内のコミュニケーションがスムーズに取れていないから、「ホウレンソウ」が必要になっているのです。

今やビジネスの基本として習慣化しており、会社の新人研修などでも当たり前のように教育されている「ホウレンソウ」ですが、どうしてそうすることが必要となってしまったのか今一度「ホウレンソウ」の本当の意味を考え直し、その本質を確認してみる必要がありそうです。

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