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営業担当の変更は絶好の商機|引き継ぎ業務を売上に変えるコツ

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営業担当の変更は、昇進や部署異動で定期的に発生してしまいます。しかし、そのような話題でも売り上げに繋げるのが営業職の役目ともいえます。

そこで今回は、営業担当の引き継ぎをビジネスに活かす方法を解説していきたいと思います。

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担当変更の挨拶をする理由

担当変更の挨拶をする理由

営業担当を変更する際は、お客様に挨拶をするのが基本ですよね。

引き継ぎの挨拶をすることによって、これまで築いてきた顧客との関係性を維持するのに役立ちます。

さらには、これを機により良い関係を構築し、今後の売り上げアップに繋げることもできます。

しかしながら、担当変更が既存顧客にとって必ずしもメリットをもたらす訳ではありません。

営業担当者やサポート担当者が代わることで、業務に支障をきたす恐れがありますし、新任の担当者がどういう人物なのかと不安を抱くこともあるでしょう。

そのため、一日でも早く、顧客に担当変更を伝えることが重要なのです。

関連記事:営業マナーの基本は挨拶!商談・会社訪問のビジネスマナー

顧客と信頼関係を築くきっかけになる

引き継ぎの挨拶をしっかり行っておけば、新しい担当者もお客様との信頼関係が築きやすくなります

イチから新たに関係を築くには、かなりの時間が掛かりますよね。

それを前任者が橋渡しをすれば、業務時間を短縮しながらスムーズな引き継ぎが実現できるのです。

前任者が緩衝材になってくれるので、これまで築き上げてきた顧客との取引関係を失うことなく、新担当の頑張り次第では売り上げアップも期待できるでしょう。

このように、引き継ぎの挨拶は、将来の売上に大きく影響する為、とても重要だといわれています。

関連記事:営業の緊張は克服できる|電話営業でも全く緊張しなくなる為のコツ

メールで担当変更する方法

メールでの担当変更方法

抱えている顧客数が多い場合には、一般的にメールで引き継ぎ業務を行います。

その場合には、Fromが前任者で、Toがお客様、Ccが後任者という具合になります。

このように関係者を送信先に入れて、送信した挨拶メールと返信メールが共有できるようにしましょう。

関連記事:メール営業は件名が命|効果&返信率の高い営業メールとは?

引き継ぎメールに記載すべきこと

メールには引き継ぎの連絡という役割だけでなく、

  • 担当変更する理由
  • 後任担当者の情報
  • いつから担当変更になるか?

などを記載しておきます。

もしメールだけで引き継ぎ業務を終える場合は、これまでお世話になった感謝の気持ちを顧客に伝えることも忘れてはいけません。

メールはどうしても事務的になってしまいますし、相手の表情や感情がわかりにくいので、特に注意しなければなりません。

あまりにもそっけない事務的なメールは、「軽んじられているのではないか?」と顧客に悪印象を与える恐れがあります。

関連記事:営業メールは件名が命!アポにつながりやすいメール作成のコツ

メール引き継ぎのタイミングは?

メール引き継ぎのタイミングは余裕を持って行うことが重要です。

そもそも、メール引き継ぎをする理由は、顧客数が多いからです。

なので、メール送信後にお客様から問い合わせがくる可能性が高いと思います。

その対応時間を加味しておかないと、「異動時期に間に合わない!」という最悪の事態も起こり得ます。

これまでお世話になった取引先に、くれぐれも迷惑を掛けないようスムーズな引き継ぎを行いましょう。

加えて、後任者が後日挨拶に伺うこともメールに記載しておけば、お客様に連絡する理由ができますので、営業がスムーズに進んでいきます。

関連記事:営業の引き継ぎ方法はどうする?挨拶の仕方や退職の時すべき事

電話での担当変更するやり方

電話での担当変更

引き継ぎの挨拶を電話でする場合にも、ある程度のコツがあります。

電話で引き継ぎする場合には、まず前任者がお客様に電話をします。

そして、直接伺って挨拶できないことを、きちんとお詫びすることが重要です。

本当は訪問したかったが業務の都合上、どうしても伺うことができなかったことを、お客様に理解してもらいましょう。

それから、今までお世話になった感謝の気持ちを、心を込めて伝えましょう。

この時には顧客との思い出のエピソードなどを織り交ぜて話すと、好印象になると思います。

関連記事:テレアポ営業を極める|電話営業のコツやノウハウ【虎の巻】

後任者の紹介方法

後任者の紹介は最後に行うのが一般的です。

電話では手短に紹介して、本人がいるのであれば電話を代わって引き継ぎしましょう。

後任者の長所をそれとなく伝えることで、お客様にイメージが伝わりますので、顧客も話しやすいと思います。

簡単な挨拶程度でも、電話越しで会話をしておけば、その後の営業活動がスムーズになっていきます。

そのときに、後日挨拶に伺う旨を伝えて、アポイントをとってしまうと事がスムーズに運ぶでしょう。

関連記事:営業が苦手な人は必見!電話営業のコツやテクニックを大公開

訪問での担当変更する方法

訪問での担当変更

引き継ぎの挨拶でお客様の元に訪問する場合は、前任&後任の担当者がそろって訪問するようにしましょう。

やっぱり営業職の引き継ぎであれば、訪問するのがベストだと思います。

前任者はこれまでお世話になった感謝の気持ちを面と向かって伝えられますし、後任者は前任者と顧客の関係性を感じられる良い機会になります。

お客様と後任者の顔合わせも一度に済ませられるため、今後の業務遂行や信頼関係の構築などにも役立つことでしょう。

なので、大口取引先や優良顧客には積極的に訪問することをオススメします。

関連記事:営業は人間関係がカギ|相手の懐に潜りこむ方法と信頼関係の築き方

訪問時の注意点

引き継ぎの挨拶の目的は、あくまでも「引き継ぎ」です。

なので、前任者ばかりが話すことのないように十分注意してください。

最後なので積もる話しがあるかもしれませんが、後任者のためにも、今後の営業がしやすくなるようサポートに徹するのが鉄則になります

後任者の長所やスキルなどをさりげなくアピールして、優秀な人物であることを印象づけることができれば理想的です。

この時には、

  • お困り事がないか?
  • 悩みがないか?

などもついでにヒアリングしてみましょう。

もしかしたら、思いもよらないビジネスチャンスが転がっているかも知れません。

関連記事:営業スキルは売れる営業マンの共通点|スキルを身につけるコツと方法

担当変更の挨拶をセールスに活用しよう!

担当変更の挨拶を営業に活用

営業のアプローチで一番難しいのは、”きっかけ探し”ですよね。

お客様から相談してくれれば楽ですが、営業現場でそんなに都合の良いことはほとんど発生しません。

顧客へのアプローチ方法を間違えてしまうと、話すら聞いてもらえないので、提案するどころか一向に進むことができなくなってしまいます。

一般的に、営業といえば「売り込み」「押し売り」という考えが浸透しているので、セールスだとわかった時点で、ほとんどの人は心を閉ざしてしまいます。

そんな難しい営業活動を支援してくれるのが「引き継ぎのタイミング」だったりします。

関連記事:営業アプローチで全てが決まる|セールスクロージングまでの流れとコツ

お客様の課題を聞き出そう!

新任の担当者はお客様に挨拶する為に訪問するのが一般的ですよね。

あくまでも担当者変更の挨拶なので、どんなお客様ともフラットに話せる貴重な機会になるはずです。

まずは、お客様とコミュニケーションを取っていきましょう。

実は、お客様は様々な課題を持っていて、

  • 前任者に不満があった
  • 新しい提案を期待している
  • 気が合う担当者を探している

などのニーズを隠していたりします。

このようなニーズを聞き出すには”最初の顔合わせ”が肝心です。

実はこの時点でその後の売上ポテンシャルもある程度決まってきてしまうほど、引継ぎ業務は重要なものなのです。

お客様は暇じゃありませんので、一度面談した担当者が「ダメ営業だな…」とわかってしまえば、その後に何度も会ってくれることはありません。

しかし逆に言えば、もの凄いビジネスチャンスにもなり得るということを意味しています。

顧客のことをしらみつぶしに調査して、これまでと違った切り口の提案やソリューションができれば、お客様にインパクトを与えることができるかも知れません。

そうすれば、「これまでの担当者とは何か違うな…」と思ってくれる可能性もあります。

相手に良い印象を与えることができれば、次回から話を聞いてもらいやすくなるでしょう。

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