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営業メールは件名が命!アポにつながりやすいメール作成のコツ

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営業メール

営業職にとってメールは大切なアプローチ手段です。商談の打ち合わせや、新製品の発表会のお知らせなど様々な場面で活用することができますよね。

ただ、メールは文字だけで用件を伝えるものなので、必要なことをきちんと伝え、かつ、簡潔でなければなりません。そこで今回は営業メールの基本や、メリット&デメリット、アポに繋がるメール作成について解説していきたいと思います。

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営業メールの基本的な書き方

メール

営業メールにはある程度の決まった型がありますので、まずはこの基本を押さえておきましょう。

ビジネスの基本部分になりますので、ベテラン営業の人は読み飛ばしても構いませんので、営業未経験の人や、新入社員の人はチェックしてみてください。

まず、Eメールの最初は宛名から書き始めることになります。

このとき、「〇〇さんへ」というようなフランクな書き方ではいけません。

営業メールなのであれば、

  • 社名
  • 部署名・役職名
  • 氏名(フルネーム)
  • 敬称

から構成される宛名を書くのが正しい礼儀になります。

例えば、「〇〇商事株式会社第一営業部宣伝課長〇〇〇〇様」という形になります。

ただ、これはかなり堅苦しい感じになりますので、一般的には

  • 社名
  • 苗字

だけで済まされているケースが多いです。

例えば、「〇〇商事株式会社 〇〇様」という形になります。

最近ではslackやチャットワークなどのチャットツールの浸透や、LINEやfacebookメッセンジャーなどのSNSが利用されている関係で、「宛名無し」というメールも結構見かけるようになりました。

関連記事:営業マンの基本マナー&行動|トップ営業マンだけが心得ているルール

メール挨拶のやり方

メール挨拶にも独特なやり方があります。

メールの出だしは、取引先であれば

  • いつもお世話になっております。
  • ご無沙汰しております。
  • 先日はありがとうございました。

などのビジネス枕詞が一般的です。

これらは定型文(テンプレート)のように使われているので、もはや言葉自体に意味はありません。

これが社内メールの場合には、「お疲れさまです。」が一般的になります。

そして、初めての相手にメールする場合には、

  • 初めまして…
  • お忙しいところ失礼いたします…

などと書きます。

そして、挨拶が済んだら自分の名前を名乗ります。

これがないと先方は「このメールは誰からだ?」となってしまいます。

企業に所属している人であれば、「〇〇株式会社の××です。」と続けます。

ちなみに、社内メールの場合は「〇〇部の〇〇です。」と名乗ります。

また、初めての相手には「私は〇〇企画株式会社千葉支店で広報を担当しております〇〇〇〇と申します。」といった具合に、軽い自己紹介から入ると印象が良くなると思います。

関連記事:営業初対面は挨拶で決まる|新人が飛び込み挨拶回りでやりがちな失敗例

メール本文の書き方

出だしが書き終えたら、次は「どんな用件でメールしたのか?」というメール本文のテキストを記載していきます。

この部分は、相手に”メールした目的”を知ってもらうことが重要なので、ダラダラと長文を書く必要はありません

「弊社新商品発表会の開催が決定いたしましたので、ぜひ足をお運びいただきたく、ご案内申し上げます。」のように要点のみを簡潔に伝えることが良いでしょう。

要旨を伝えたなら、その詳しい内容説明に入っていきます。

それが「いつ」なのか、具体的な日付などもここに入れていきます。

この詳細についての書き方は6W3Hの構成にすると過不足なく簡潔に伝わると思います。

6W3Hは聞きなれない人が多いかも知れませんが、よく知られている5W1Hに3つを付け足した形のことをいいます。

営業メールでは必須といえる知識なので、ぜひここで覚えておきましょう。

  • Who…「誰が」を表します。これがないと主語がないことになります。
  • Whom…「誰に」という部分です。相手を表します。
  • When…「いつ」具体的な日付などです。
  • Where…「どこで」イベントなどの開催場所です。
  • What…「何を」今回のメールの内容です。
  • Why…「なぜ」このメールを送っている理由などにあたります。
  • How…「どのように」という具体的な手段などのことです。
  • How many…「どのぐらい」具体的な数量を書きます。
  • How much…「いくら」金額です。

5W1Hには「Whom」「How many」「How much」はありませんでしたが、営業メールではこの3つも大切な要素になります。

最後は”署名”で締める

メールで要件を伝え終えたら、最後の締めに入ります。

定型文としては、

  • 今後ともよろしくお願いいたします。
  • ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
  • 引き続きよろしくお願いいたします。

などが一般的になります。

この後には、必ず「署名」を入れるようにしましょう。

たまに署名を記載していない営業マンがいますが、かなり大きな機会損失をしていますので、そんなことは絶対に避けるようにしましょう。

署名に記載する情報は、以下のような形が一般的です。

  • 会社名
  • 部署名
  • 氏名(フルネームが好ましい)
  • 住所(郵便番号から建物名、部屋番号まで入れます)
  • 会社の代表番号
  • 携帯番号
  • メールアドレス
  • URL(あれば入れておきます)

メールのメリット&デメリット

メリットとデメリット

営業方法には様々なやり方がありますが、メール営業ほどラクで簡単な営業スタイルはありません。

なので、上手くメール営業を実施すれば、思っている以上の効果が期待できるはずです。

しかし、Eメールを使うことのメリットはたくさんありますが、同時にデメリットもたくさんありますので、ここで確認していきたいと思います。

メール営業のメリット

メール営業のメリットは、「相手が都合の良い時間帯に見てもらえる」ということに尽きます。

電話はすぐに連絡したいときに便利ですが、相手が商談中や会議中ということもあります。

その点、メールならお客様の業務を邪魔することがありません。

また、資料を添付できる点も大きなメリットといえるでしょう。

画像データやPDFファイル、URLなどをメール添付すれば、電話よりイメージを伝えやすくなりますので営業がしやすくなるはずです。

ただし、最近ではセキュリティ意識の高まりから、ファイルダウンロードやサイトアクセスに制限を設けている企業が多くなっています。

添付ファイルを送っても大丈夫な取引先なら良いのですが、初めての相手という場合は迷惑メールと勘違いされることもあります。

この辺りは十分注意するようにしましょう。

関連記事:反響営業を成功させるコツとは?効果的な手法とコツ&メリット5選

メール営業のデメリット

メール営業にはメリットがたくさんありますが、一方でデメリットもあります。

まず代表的なデメリットに、「メールは文字だけの一方的な伝え方になってしまう」ということが挙げられます。

電子メールは、書き方によっては印象を悪くしてしまったり、意図した通りに伝わらなかったりすることがあります。

なので営業メールは、文章の書き方に細心の注意を払う必要があります。

二つ目に、メールを使わない人には効果が無いというデメリットもあります。

メールが普及したといっても、中には、メールを開く習慣がない人もいます。

もしくは、スパムメールが多いので、重要な取引先のメールだけチェックして、他は流し読みするような人もいます。

せっかくメールを送信しても、ほとんど見てもらえなければ、意図する用件を伝えることはできません。

この辺りは電話と異なるデメリットだといえるでしょう。

関連記事:対面営業と非対面営業のメリット&デメリット|効率的な営業スタイルとは?

営業メールを活用するタイミング

メール

電子メールは一方的に送り付けるのではなく、相手の立場や状況を考えて効果的に使いたいものです。

連絡手段には、電話や郵便という方法もありますが、一体どんなタイミングで営業メールを使ったらいいのでしょうか?

例えば、相手が多忙な場合は自分が「今は大丈夫だろう…」と思っても、お客様はどんな状況なのかわかりません。

大切な会議中や来客中では電話を取り次いでもらえませんし、多忙な相手に折り返し依頼をするのも心苦しいものです。

そんな時でも、電子メールであれば送信しておけば隙間時間に見てもらうことができます。

また、伝えたいことがあるのに電話に出てもらえなかったときや、相手が不在で電話に出てもらえなかったときは、

  • 先ほどお電話した件ですが…
  • 先ほどお電話させていただいたのですが…
  • ご不在でしたので…

などの言葉を添えてメールしておくと丁寧な印象を与えられます。

ただし、深夜や早朝など非常識な時間帯にメールすると、携帯メールの場合には着信音が鳴って迷惑をかけてしまう可能性もありますので、注意が必要です。

このように、営業メールは使い方しだいでグッと効果的になりますので、相手の状況を考えながら、タイミングによって使い分けていくことをオススメします。

関連記事:メール営業は件名が命|効果&返信率の高い営業メールとは?

アポイント獲得につながる営業メール

営業メール

営業職を選んだからには、たくさんのアポイントを獲得して、どんどん自社製品を売り込みたいですよね。

その為には、営業メールを活用することができます。

この営業メールでは、書き方しだいで結果に大きな違いが出てきます。

まず相手がメールを受信したときに、真っ先に目に入ってくるのはタイトル(件名)です。

このメールの件名を工夫するようにしましょう。

関連記事:アポイントメールで返信率をアップさせる書き方&コツ【ノウハウ大全】

メールの件名が大切

メールの件名を作成する時にはコツがあります。

それは、ひと目で用件が分かるようなタイトルにすることです。

そのようにすれば、ダイレクトに用件を伝えられます。

例えば、「新商品●●の展示会を行います」「▲▲のご提案」などがわかりやすい例です。

このようにすればダイレクトにメール内容を伝えることができますが、それに興味が無ければクリックされません。

なので、クリック率(CTR)を高くしたいのであれば、煽る系の件名にする必要があります。

例えば「無料キャンペーン実施中」「限定価格」など、”今だけ”という特別感を出すことが必要になります。

このような件名はクリック数が伸びると思いますが、その分、不信感も多くなってしまうので諸刃の剣といえるでしょう。

関連記事:リードナーチャリングとは?電話&メールの活用方法を徹底解説

”メールは短く”がベスト!

メール営業では、メール文の長さも非常に大切な要素になります。

せっかく電子メールを開いてもらっても、ダラダラと長文が書いてあったら、誰でも読む気が失せてしまいますよね。

なので、営業メールはスクロールせずに読み切ることができる長さが理想的です。

結局、営業メールの目的は、見込み顧客から問い合わせをもらったり、興味をもって貰うことなので、その目的が達成できるモノにすることが重要です。

関連記事:営業のお断りメールや張り紙を突破するセールスノウハウ

メールの良さを理解して活かす

営業メール

営業メールは送る人にとっても、もらう人にとっても便利なものですよね。

でもだからといって、何でもメールで済ませればOKという訳ではありません。

相手によっては電話やFAX、郵送の方が安心できるという場合もありますし、高齢な人の中にはメールが苦手という人もいます。

  • 都合の良い時に用件を見てもらえる
  • 手早く伝えられる
  • 瞬時に資料を送れる

というメール営業のメリットを理解した上で、そのときどきやタイミング、状況、相手に合わせて上手に活用するということが大切です

営業は製品やサービスを売る仕事ですが、顧客がどのような人物であるかを観察することも重要なのです。

関連記事:見込み客とは潜在顧客(リード)|優良な見込顧客の見つけ方&集め方

営業はツールを使い分けるのがコツ

営業メール

インターネットや通信手段が発達した現代では、電話、メール、FAXなど、さまざまな連絡方法があります。

  • 急ぎだから電話
  • 形に残しておきたいからFAX
  • とりあえず知らせておきたいからメール

など場面に応じてチョイスすることができると思います。

これ以外にも、

  • お客様は休日や睡眠中ではないか?
  • 来客中ではないか?
  • 添付ファイルを受信できるか?

といったシチュエーションも考慮しながら営業しなければいけません。

営業手法は選択肢が多いですが、やってはいけないタイミングもありますので、相手やシチュエーションに合わせて、賢く使い分けていきましょう

関連記事:テレアポ営業を極める|電話営業のコツやノウハウ【虎の巻】

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